Månedens digitaliseringskunde, April 2021

Hvilken løsninger har Orion Prosjekt tatt i bruk?

Orion Prosjekt AS ble stiftet i 2011. Selskapets virksomhetsområder er
investering i og utvikling av fast eiendom, samt det som står i forbindelse med dette.

I denne bloggsaken skal vi gå nærmere inn på hvilke løsninger Orion Prosjekt har tatt i bruk fra AGS IT-partner, for å forenkle samhandlingen i bedriften.

Hvem er Orion Prosjekt?

I Orion Prosjekt er til sammen åtte ansatte. Fire av oss sitter her i Knarvik, og fire sitter på vår avdeling på Nesttun. Vi ble stiftet i 2011, og vi investerer i, og utvikler, fast eiendom. Vi bygger leiligheter i og utenfor Bergen, og her i Knarvik har vi for eksempel i de siste årene bygget ca 200 leiligheter, og ca 250 eiendommer er i utvikling.

Hva er det som var de viktigste utfordringene Orion Prosjekt ønsket å få løst?

Utfordringen vår er at de ansatte ofte er ute av kontoret sitt, når de for eksempel er ute på en byggeplass for å følge opp et prosjekt. Da var det ofte slitsomt at de måtte tilbake til kontoret for å logge seg på en server/PC for å hente ut en arbeidstegning. Det vi ønsket var å bli mer mobile, og å kunne ta med jobben ut av kontoret når det er behov for det.

Hvordan har dere løst utfordringene dere hadde?

Forskjellen fra før til i dag er at nå kan vi ta med oss mobiltelefon eller et nettbrett ut på byggeplassen, og hente frem dokumentasjonen og arbeidstegningene vi trenger.
Gjennom Corona-tiden har vi hatt mulighet til å jobbe fra der vi befinner oss. Om det så er på hytten, hjemme i hagen, eller i huset ditt. Så lenge vi har internett, så får vi jobben gjort.

Hvilken løsning har AGS IT-partner levert?

Det vi har gjort, er å legge alt av filer og prosjektdokumentasjon inn på SharePoint. Det gjør at du får tatt med deg arbeidet overalt, og du er ikke låst til for eksempel en server, eller å måtte dra helt til kontoret. Først og fremt er det dette vi har gjort for å løse utfordringene til Orion.

Hvilke forarbeid gjorde Orion for å sette i gang med prosessen?

I begynnelsen så var det Helga og jeg som jobbet mest med dette, og da tenkte vi at det var veldig mye vi skulle gjøre. Men etter å ha snakket med Elise og fått mye god hjelp, så klarte vi å plukke det ned til at det ikke var så omfattende likevel. Vi skulle blant annet få hele filutforsker-strukturen vår inn i et Excel-ark. Det syntes vi var utfordrende, for vi har en veldig stor fil-struktur. Så vi var litt kreative, laget det i Word, og tegnet opp mappestrukturen, istedenfor å sitte og punche i et Excel-ark. Det gikk veldig fint.

Hvordan har det hjulpet dere videre, nå når løsningen er ferdig?

Ja, vi er glade vi tok jobben med å gjøre det sånn. Mine kollegaer og jeg selv er vant med å jobbe i en viss struktur, og når vi fikk den strukturen til å være nesten identisk til den vi var vant til fra før, så ble ikke overgangen så stor til å gå over til SharePoint.
Det ser veldig likt ut som det alltid har gjort, og alle vet hvor de ulike dokumentene er.

Hovedforskjellen er at vi kan stå ute på byggeplass og finne de dokumentene vi trenger. Vi kan sende e-poster og legge ved vedlegg, noe som før var vanskelig å få til. Så det er vel egentlig det at vi har blitt mye mer fleksibel. Vi må ikke innom kontoret lenger. Vi kan utføre det vi trenger der vi er, så lenge vi har internett.

Med en lik struktur har dette gjort det enklere for folk å manøvrere seg frem til riktig dokumentasjon og så videre?

Ja, den strukturen har vi hatt med oss i mange år. Den har jo blitt utviklet underveis. Vi har prøvd å lage strukturen så lik som mulig, fordi vi i nesten alle prosjekter er innom det samme. Da synes i hvert fall vi at det er ryddig, og de ansatte vet hvor de skal lete etter de ulike dokumentene. Når vi synkroniserer en mappe til vår PC eller et prosjekt, så er strukturen helt lik, og det er ingen utfordring med å finne igjen det man trenger.

Hvordan har løsningen blitt tatt i mot av de ansatte?

Jeg og Helga som har jobbet mye med denne digitaliseringen, var veldig spente på hvordan kollegaene ville ta i mot dette. Vi trodde at det kom til å bli store utfordringer med at veldig mye skulle bli nytt.
Men kollegaene våre får kun skryt. De har tatt dette nye systemet til seg på en rask og flott måte, og har lært seg nye arbeidsmetoder veldig fort.
I begynnelsen forventet vi egentlig at det skulle være mye startproblemer, men det viste seg at det var ikke det. Det gikk bare veldig enkelt, og i dag så tror jeg ikke at kollegaene våre husker at de en gang har jobbet på server.

Hva har det vanskeligste i en sånn prosess vært?

Det vanskeligste var vel kanskje å finne tid i en travel hverdag, til å gå i gang med denne digitaliseringen.
I begynnelsen, før vi forstod hva jeg og Helga skulle gjøre, trodde vi det var en jobb vi måtte sitte med i flere måneder. Men vi fikk veldig god hjelp av Elise og AGS IT-partner.
Når vi da skjønte at dette ikke var så uoverkommelig likevel, så gikk det veldig, veldig greit.
Vi har fått kurs av Elise, og vi har fått god hjelp av Espen hos dere hvis vi har møtte på tekniske utfordringer. Jeg kommer ikke på noen eksempler i farten, på at det har vært noen store utfordringer.
Det eneste jeg kan si, er at enkelte ansatte har brukt litt tid på å forstå dette med å synkronisere filer i SharePoint og OneDrive, men når man først har lært det også, så går det veldig greit.

Hvorfor valgte dere akkurat AGS IT-partner?

Samarbeidet med AGS IT-partner begynte med at de leverte mobil-løsning til oss.
Etter hvert fikk vi vite mer om hva de kunne levere av for eksempel SharePoint-løsninger.
Vi hadde en så god relasjon til folkene i AGS at vi ønsket å gå videre med de som vår Microsoft-leverandør.
Samarbeidet med AGS IT-partner har fungert veldig godt. Det er ingen av oss her i Orion prosjekt som er direkte IT-folk, så vi har fått veldig god oppfølging og forklaring i fra AGS IT-partner.
Når vi underveis i prosessen har hatt spørsmål har vi ringt, og fått svar på det vi har lurt på.
Ingen spørsmål er for dumme. Spesielt Elise og Espen synes jeg vi har fått veldig god hjelp av.
De er veldig raskt på pletten med å svare når vi har stått og lurt på ting. Det har vært veldig bra.

Hva gjorde at dere endte opp med å prioritere det å digitalisere og effektivisere rundt prosesser i bedriften?

Ja, som nevnt tidligere er det jo for å forenkle hverdagen vår. Få utført oppgaver som man tidligere brukte irriterende lang tid på, mer effektivt. Vi er ikke en så veldig stor organisasjon, og det gjør at de ansatte har veldig mange varierte oppgaver. Det å kunne få jobbe fra akkurat der man befinner seg der og da har hjulpet oss veldig mye. Derfor ønsker vi å være fremoverlente og fortsette den utviklingen vi har nå.

Vil du anbefale lignende bedrifter som har kommet kortere enn dere å ta digitale steg?

Når det gjelder konkurrentene våre, så anbefaler jeg de å fortsette som før 😊 Neida, vi synes absolutt det er verdt å bruke penger på digitalisering. Det har vært en omfattende prosess, men med veldig god hjelp fra AGS IT-partner har det gått veldig fint. Om andre har en sånn hverdag som vi hadde, der du er veldig avhengig av en pc og server, og å være på kontoret, så anbefaler jeg virkelig å gå på en løsning som SharePoint.

Du trenger jo ikke gjøre alt på en gang. Du kan ta det i små steg. Vi valgte å ta mesteparten, og det har jo gått overraskende bra. De fleste i dag har jo glemt hvordan det var å jobbe på server. Det er verdt prosessen, med tanke på at prosjektleder og byggeledere ute på byggeplassen kan gå med for eksempel kunder eller leverandører. Får de spørsmål stilt der og da om ting, så kan de hente frem dokumenter og finne svar på det de trenger. Så ja, det er absolutt verdt det.

Og spesielt kan jeg ta frem at i disse Corona-tider, så har Orion Prosjekt fungert. Vi har vært fleksible, og hatt fremdrift på tvers av organisasjonen. Alle har kunnet fullføre oppgavene sine, uten å måtte samles. Fordi det er sømløst og man kan jobbe fra hvor som helst.

Hva er planene videre for Orion Prosjekt?

Orion Prosjekt skal fortsette å opprettholde vår posisjon som en solid aktør innen eiendomsutvikling. Selskapet vårt har mange spennende prosjekt på gang i Bergen og omegn. Vi har prosjekt i Arna, Bjørnafjorden, i området Minde til Fana og her i Knarvik. Jeg kan for eksempel ta frem et prosjekt her i Knarvik som heter Kvassnesveien, her skal vi bygge ca 100 leiligheter.

Så har vi et stort og spennende prosjekt på gang på Frekhaug med ca 160-170 enheter. Videre med digitalisering har vi lagt de fleste program på vent. Det er enormt mange muligheter. Problemet er vel egentlig å få lært seg alle disse mulighetene, når hverdagen er så travel som den er. Men vi ønsker å tenke fremover hele tiden, og ta i bruk både det vi har og enda mer. Det er masse vi kan lære, og som vi kan ta med oss videre inn i fremtiden.

Har du lyst til å lese mer om samhandling for din bedrift?

Under finner du tre smarte tips dersom du tenker å sette i gang med digitalisering slik som Orion Prosjekt har gjort. Ta gjerne kontakt på Mail eller Telefon dersom du vil høre mer!