Del
Del
SharePoint veileder til daglige ledere
I 2020 leverte vi 72 SharePoint prosjekter.
Vi har analysert disse prosjektene og har laget en oversikt over hvilke leveranser som gikk veldig bra og hvilke prosjekter som var tyngre å levere. Vi har spurt oss selv hvorfor det var vanskelig å levere enkelte prosjekter og hva som kunne vært gjort annerledes.
Baser på det har vi laget en veileder til dagligledere som vi mener kan forenkle leveransen og ikke minst sikre at alle brukerne hos dere tar i bruk den nye SharePoint løsningen.
Se veilederen i videoformat eller les hele innlegget under!
1. Fortell oss mer om din bedrift.
Ofte når en kunde snakker med oss om SharePoint, er kunden veldig opptatt av selve løsningen.
Hvordan en SharePoint-løsningen ser ut, hva den kan gjøre og hva den koster.
Ofte har kunden en løsning i hodet som han eller hun vil gjerne fortelle oss om.
Vår feil som IT-leverandør er at vi kan fort begynne rett på løsningen siden kunden er så opptatt av dette. Da er det viktig å huske på at SharePoint er bare et verktøy.
Den skal støtte dine rutiner, dine prosesser og taes i bruk av dine folk.
Vi må vite mest mulig om din bedrift, dine ansatte, dine kunder og samarbeidspartnere, dine utfordringer.
Vi vil gjerne vite om deres planer fremover:
- Har dere planer om å vokse?
- Har dere planer om å levere nye produkter og tjenester?
- Hva med å åpne nye avdelinger?
Alt dette er essensielt for å kunne levere en god løsning som vil vokse med bedriften. Vi er mer opptatt av din bedrift, enn vi er opptatt av SharePoint.
2. Tenk på overgangen fra hva du har i dag til deres nye SharePoint-løsning.
Når du bestiller en SharePoint-løsning hos AGS IT-partner får du en prosjektleder som skal lage:
- Prosjektplan
- tildele ressurser
- informere deg om status.
Når løsningen utvikles trenger ikke du å tenkte på noe, men etter at løsningen er levert skal all data som du har på en lokal server migreres. Denne jobben gjør AGS, men du må tenkte på hvilke dokumenter du ønsker å flytte fra serveren. Og hvor de skal plasseres på SharePoint.
Dette er en jobb som vil kreve din tid.
Ofte velger daglig ledere å flytte deler av mappestrukturen med en gang "for eksempel prosjekter" mens resten blir liggende på en server.
Det som ofte skjer at man fortsetter å jobbe to steder. Både fra SharePoint og fra den gamle serveren.
De andre filene blir ikke overført. Vi anbefaler å migrere alle dokumentene med en gang.
Selv om det blir mer tidskrevende, men det blir et mye bedre resultat.
Prosjektlederen vil hjelpe deg hele veien, men han eller hun vil ikke vite hvilke dokumentere som skal flyttes hvor. Vi må få en oversikt i Excel som beskriver hvor du vil migrere filene.
Mange daglig leder synes at dette er vanskelig jobb som de ikke har tid eller lyst til å ta tak i.
Du kan delegere denne jobben til andre i bedriften, men vær forberedt på at det kommer.
3. Opplæring av de ansatte
I firmaer på over 30 brukere ser vi at det kan være problematisk å få alle til å ta i bruk SharePoint.
Alle våre SharePoint-leveranser inkludere kurs. Ofte velger en daglig leder en gruppe med superbrukere på 15 ansatte som kan ta kurset.
Tanken er at de 15 da skal kunne lære opp de resterende brukerne som ikke får vært med på kurset.
Vi har støttet denne tanken, men i det siste har fått tilbakemeldinger fra noen kunder om at de ansatte ikke har klart å ta SharePoint i bruk.
Det er veldig trist å høre at en kunde som har fått en stor løsning med masse funksjoner og moduler ikke bruker den fullt ut. Så vår erfaring viser at alle ansatte i din bedrift bør vite at det lages
en SharePoint-løsningen fra start.
Snakk om løsningen intern i bedriften fra den dagen du bestiller den til du får den levert.
Informer alle om at løsningen kommer og den vil innebære endringer i deres interne rutiner.
Ha argumentene klare for hvorfor en sånn løsning skal taes i bruk av alle.
Lag en opplæringsplan sammen med prosjektlederen fra AGS for alle de ansatte i din bedrift, inkludert de som jobber ute. Vi bistår med å lage opplæringsvideoer for alle brukergruppene hos deg.
4. Vær streng
I noen tilfeller bestiller en daglig leder en funksjon som vil forenkle hverdagen til for eksempel administrasjon mens en montør synes at det er enklere å gjøre ting på den gamle måten.
Ta for eksempel ferieønskeskjema. Montøren må lære seg å bruke ferieønskeskjema på SharePoint istedenfor å sende en mail.
Så lenge det fortsatt er lov å sende mail med ønske om ferie. Blir ferien godkjent via mail, vil montøren fortsette å sende mail. Den eneste måten å få alle til å bruke ferieønskeskjema er og slutte å godta ønsker om ferie som kommer på mail.
5. Be om hjelp med en gang du merker at du trenger hjelp
Daglig ledere er opptatte mennesker. Ofte når en daglig leder sliter med overføring av filer til SharePoint eller ser at noen av de ansatte trenger mer opplæring har han eller hun ikke tid til å ta tak i det.
Din prosjektleder vil alltid kontakte deg to uker etter leveransen for å høre om alt går bra.
Dersom det dukker opp problemer senere så er det bare å ta kontakt med prosjektlederen med en gang.
Prosjektlederen lager forslag til løsning.
Vi prøver alltid å løse mulige utfordringer slik at du bruker minst mulig tid på det.
Jeg håper at denne enkle veilederen gir deg et bilde av hva som er viktig å huske på når du bestiller en SharePoint-løsning. Jeg føler at punktene som jeg har snakket om i dette blogginnlegget kan være relevante uansett IT-løsning som implementeres i din bedrift.
Kom i gang med SharePoint i dag!
Kunne du tenke deg å teste ut SharePoint i din bedrift?
Ta kontakt med oss i dag for en hyggelig SharePoint prat!
Så lager vi gjerne et tilbud som ville passet din bedrift perfekt.
Les våre tidlige blogginnlegg om SharePoint:
- 3 vanlige problemer SharePoint brukere trenger hjelp med
- 3 smarte funksjoner i SharePoint som du kanskje ikke vet om
- 3 feil mange gjør på SharePoint
Sharepoint
Sharepoint er en skybasert plattform som lar deg samarbeide, dele og administrere dokumenter, prosjekter og informasjon på en enkel og sikker måte. Med Sharepoint kan du opprette og tilpasse intranett-portal, arbeidsområder, lister, dokument-biblioteker og mer. Du kan også integrere Sharepoint med andre Microsoft-produkter som Teams, Outlook og OneDrive. Enten du jobber hjemmefra, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert.
