Samhandlingsverktøy i Office 365 - Hva bør jeg bruke?

Vi får stadig henvendelser på at mange ikke er helt klar over hva som er tilgjengelig i Office 365 abonnementet sitt. For de fleste er gjengangeren at de bruker Office 365 til å sende og motta mail og jobbe med Office pakken. Vår mest solgte lisens som heter Office 365 Business Premium, inkluderer langt mye mer enn dette.

Bygget for samarbeid

Først og fremst så er Office 365 bygget for samarbeid og fungerer som et utrolig bra samhandlingsverktøy. Og i dette innlegget skal vi ta for oss 3 forskjellige måter og samarbeide på i Office 365. Disse er alle inkludert i Office 365 Business Premium.

Det er tre samhandlingsverktøy du skal få høre mer om, og disse er Groups, Teams og Yammer. For å klare å skille litt mer mellom de skal vi fortelle hva de ulike funksjonene er og hva de kan brukes til.

Samhandlingsverktøyet Office 365 Groups

Office 365 Groups er fortsatt relativt nytt for de fleste. Kort oppsummert er Groups en funksjon som er utviklet med samarbeid i tankene og det som skiller Groups fra Teams og Yammer er at denne ligger direkte tilgjengelig i Outlook.

Du kan lage så mange grupper du vil, og inviterer de medlemmene du ønsker. Gruppemedlemmene kan samarbeide med dokumenter, regneark osv. og Groups passer fint til å jobbe med prosjekter, planlegge møter og sende e-post. Hver gruppe får sitt område på OneNote og SharePoint og har egen kalender for gruppen.

Dette får du med Office 365 Groups

• Egen innboks for kommunikasjon over e-post. Lag regler for om du ønsker den rett i innboks eller kun i gruppens innboks.
• Gruppen har egen kalender for planlegging av møter og arrangementer
• Eget område for lagring og arbeid med mapper og filer i SharePoint.
• OneNote for å lage prosjekter og ta notater.
• Planleggingsverktøy for å organisere og tildele oppgaver, samt få oppdateringer om fremdriften

Passer for: Groups er et verktøy som passer ekstra godt for Ledergruppen i bedriften. De er gjerne litt travle og ønsker alle funksjoner i ett og samme program. Med Groups starter alt i mailboksen.

Samhandlingsverktøyet Microsoft Teams

Microsoft Teams er Office 365 sitt nyeste samhandlingsverktøy og er en utvikling av Office 365 Groups. Teams gir deg flere muligheter for smart og effektiv samhandling og er et verktøy som fungerer spesielt godt dersom dere skal jobbe sammen om prosjekter eller om dere skal samarbeide avdelingsvis. Det som skiller Teams fra Groups er at Teams kommer som en egen applikasjon. Den ligger også direkte i Outlook som en gruppe, men dets fulle potensiale må du oppleve i selve applikasjonen.

Ved å opprette et Team for ulike prosjekter eller avdelinger får du engasjert de medlemmene som skal involveres og du får satt alt mer i system. Du har mulighet til å dele og redigere dokumenter, sortere ut viktige elementer, lage sjekklister, jobbe med tidsplaner og fordele oppgaver gjennom Microsoft Planner.

Du får effektiv samhandling gjennom samtaler med de andre gruppemedlemmene og unngår e-post som går frem og tilbake, og som menger seg med resten av mailboksen din. Du kan også velge om samtalen skal være synlig for hele teamet eller om samtalen skal være privat eller for deler av gruppen gjennom chat funksjonen som er integrert med Skype.

Du kan opprette Team innad i organisasjonen og invitere medlemmene som hører med. Du kan også inkludere medlemmer utenfor bedriften inn i et Team som en gjestebruker.

Dette får du med Microsoft Teams

• Samle et team og jobbe i prosjekter
• Kommuniser over chat, samtaler og møter i Teams istedenfor på e-post.
• Mulighet for private og små gruppesamtaler
• Planlegg og delta på Skype-møter over nettet med HD-video. Du kan også dele programmer, filer eller skrivebord i nettmøter.
• Umiddelbar tilgang til SharePoint, OneNote, PowerBI og Planner og mulighet til å opprette og redigere dokumenter direkte i programmet.
• Egen kalender for planlegging av møter og arrangementer
• Eget bibliotek for lagring og arbeid med mapper og filer
• Planleggingsverktøy for å organisere og tildele oppgaver, samt få oppdateringer om fremdriften

Passer for: Teams er et verktøy som passer spesielt godt til ulike avdelinger innenfor bedriften, som for eksempel salg eller markedsavdelingen. Dette spesielt siden Teams fungerer så godt til å styre ulike prosjekter, kampanjer og arrangementer!

Samhandlingsverktøyet Yammer

Yammer gir deg en raskere og smartere måte å holde kontakten på i firmaet og det blir enklere å dele kunnskap og skape engasjement. Du kan sammenligne Yammer litt med Facebook, der den store forskjellen er at Yammer fokuserer mest på bedriftesrelatert informasjon og kommunikasjon.

Du kan velge om å du vil diskutere rett i nyhetsfeed eller innad i grupper. Yammer kan også brukes utenfor bedriften, da du har mulighet for å inkludere eksterne partnere, kunder og leverandører på en sikker måte ved behov.

Yammer integreres med favorittappene du allerede bruker i Office 365 og disse kan du redigere og samarbeide på ved bruk av Office Online. Arbeidet ditt lagres automatisk, og du kan enkelt sammenligne versjoner og fullføre endringer direkte fra Yammer.

Dette får du med Yammer 

• Web plattform
• En sosial medie kanal for bedriften
• Eget bibliotek for lagring og arbeid med mapper og filer
• OneNote for felles notater
• Tilgang til å dele og jobbe sammen om dokumenter
• Felles avstemning direkte i gruppen
• Kan brukes som noe mer uformelt i firma
• Dele erfaringer i grupper
• Mulighet for private og offentlige grupper

Passer for: Yammer bør brukes som en felles plattform for deling av firmarelatert informasjon for hele avdelingen – gjerne som bedriftens intranett. Du kan også bruke det som en mer uformell firmaside der du kan informere alle dine ansatte om ulike arrangementer, månedsresultater, fredagshilsner osv.

Hva bør jeg bruke og når?

Nå som du kanskje har blitt litt klokere på hva disse ulike funksjonene er skal du få noen eksempler på hvor du bør ta i bruk Groups, Teams eller Yammer. De har en fellesnevner og det er samhandling mellom mennesker og samhandling i ulike grupper. Det er det Office 365 handler om – et kraftig, integrert og enkelt samarbeidsverktøy! Teams, Groups og Yammer er alle inkludert i Office 365. Under får du noen eksempler på ulike situasjoner som er klassisk for en typisk bedrift innenfor kategorien SMB.

Samhandlingsverktøy ved gruppearbeid og arbeid med prosjekter?

Er du en mindre gruppe som jobber sammen om et prosjekt eller gruppeoppgave vil Teams og Groups være to gode alternativer. Dersom prosjektet medfører mye delegasjon av oppgaver, kjappe samtaler på tvers av gruppen eller med enkelte av deltakerne, vil Teams være det verktøyet som er mest passende i dette tilfellet.

Dersom gruppen eller prosjektet ikke trenger disse funksjonene og du kun trenger et felles område for filer, kalender og notatblokk, er Groups et bedre alternativ, der du får tilgang direkte i mailboksen din.

Samhandlingsverktøy for ledergruppen?

Typisk for ledergruppen er at det er en gruppe mennesker fra ulike avdelinger i et firma. Det de trenger er et enkelt område der de kan laste opp referater og andre skriv som er viktig å ha med seg i møtene. Ledergruppen er gjerne travle og liker å ha det meste samlet på et sted. Groups er derfor et flott alternativ til disse. Den samme informasjonen skal gjerne ut til hele gruppen på engang og siden disse stort sett alltid er pålogget passer det godt at Groups ligger direkte i mailboksen din.

Samhandlingsverktøy for markedsavdelingen?

For markedsgruppen i bedriften er det viktig å ha god oversikt over ulike kampanjer, publiseringsplaner, markedsstrategier osv. I tillegg er det viktig å ha en god database for felles lagring av bilder, logoer osv.

De ulike menneskene som er involvert i en typisk markedsgruppe har også ulike arbeidsoppgaver og ansvarsområder de jobber med, som blant annet sosiale medier, blogg, utvikling av WEB, PR etc. En skal derfor ikke involvere hele gruppen i alle settinger, men gir allikevel alle en god oversikt over hele markedsbildet. For denne gruppen er Teams det anbefalte verktøyet å bruke for å oppnå mest mulig effektiv samhandling.

Samhandlingsverktøy for planlegging av sosiale arrangementer? 

Skal du planlegge ulike interne eller eksterne arrangementer som for eksempel Kick Off, Strategiseminar, Frokostseminar, Kundetreff, Julebord etc. kan det være en ide og lage et maloppsett som du kan bruke igjen og igjen.

Med Teams får du mulighet til å kunne delegere oppgaver til enkelte av gruppemedlemmene. Noen firmaer liker også å veksle på hvem som har ansvar for arrangementene og da er Teams et ypperlig alternativ, siden gruppen har en felles plattform som lett kan videreføres til andre i bedriften.

Ved å kombinere dette med Yammer får du mulighet til å informere alle dine ansatte om de ulike arrangementene også.

Samhandlingsverktøy for planlegging av firmatur?

Et stort høydepunkt for mange er den årlige firmaturen! Med Yammer kan du lage en egen Yammergruppe for årets firmatur. Her kan du laste opp all informasjonen dine ansatte trenger å vite om i forkant av turen og dere får en felles «vegg» der dere alle kan glede dere sammen.

I etterkant og underveis på turen får alle mulighet til å laste opp bilder og annen informasjon, som for eksempel lage avtaler om å treffes underveis, sightseeing-besøk, middagsplaner osv. Er dere også usikre på årets destinasjon kan dere lage en felles avstemning i Yammer-gruppen.

Samhandlingsverktøy ved publisering av felles informasjon?

Istedenfor å bruke e-post til å sende ut felles informasjon til alle dine ansatte kan du bruke Yammer til å poste innlegg, viktig informasjon og relevante statuser som for eksempel månedsresultatet. Bruk den gjerne til viktig informasjon og mindre viktig informasjon som for eksempel en hyggelig fredagshilsen, bursdagshilsner osv.

Hva nå?

Håper du sitter igjen med en bedre forståelse av hva Groups, Teams og Yammer er og hva du kan bruke de til. Dersom du ønsker å vite mer om samhandlingsverktøy i Office 365 kan du gjerne ta kontakt med oss. Vi står klare til å hjelpe deg!

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.