Hvordan motivere de ansatte ved hjelp av OKR og Viva Goals.

I dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan ta i bruk OKR-metodikken sammen med Viva Goals, slik at du effektivt kan nå mål og motivere ansatte!

Viva Goals

For noen måneder sider lanserte Microsoft Viva Goals. Vi har laget flere videoer om Viva Goals tidligere.

Viva Goals er et verktøy som styrker ledelsesprosesser og HR prosesser. For å kunne ta i bruk Viva Goals må man forstå OKR metoden.

Forskjellen mellom OKR og KPI

Det ser ut som om begrepet KPI er godt kjent blant norske bedrifter, mens OKR har ikke blitt tatt bruk ennå. La oss se på hva OKR er og hva som er forskjell mellom OKR og KPI.

Hva er OKR?

OKR = Objectives Key Results. Dette konseptet handler om å koble selskapets mål med nøkkelresultater. Nøkkelresultatene viser dere hvor langt dere har kommet på veien til målet.

På denne måten vil målene alltid være tilkoblet til de ansattes aktiviteter. Målene er tilkoblet til resultater og resultatene er koblet til aktiviteter.

OKR metoden er enkel og logisk

Selv om de fleste selskaper er gode på å sette mål, er det kun 26 % av de ansatte som forstår hvordan deres daglige aktiviteter bidrar til måloppnåelse. Dette skjer fordi de fleste selskapene setter mål i starten av året og etter det er det ingen som snakker om disse målene.

Stor suksess hos gigantfirmaer

OKR brukes med stor suksess i store selskaper som Nettflix, Disney, Uber, BMW og mange andre. Men metoden kan brukes av absolutt alle.

En vanlig feil under innføring av OKR

Man blander mål og aktiviteter

• En aktivitet er det du gjør, f.eks lager Teams kurs for våre kunder.
• Et prosjekt er en større enhet som kan bestå av mange aktiviteter.
• For å oppnå et mål må vi fullføre flere prosjekter og gjøre mange aktiviteter.

Aktivitetstyper

Det finner 2 aktivitetestyper: Run og Change

Run

Run aktiviteter er rettet for å beholde selskapets stabilitet. I praksis er dette våre vanlige daglige aktiviteter. Vi kobler KPI’er til disse aktivitetene

Change

Change-aktiviteter handler om positive endringer i selskapet. De kan handle om eksplosiv vekst, utvikling av forretningsprosesser eller utvikling av nye forretningsområder. Vi bruker OKR for å måle change-aktiviteter.

OKR eller KPI

OKR skal aldri kobles til bonuser eller provisjon. Mens KPI kan og bør kobles til bonuser og provisjon.KPI kobles til de forretningsprosessene som allerede finnes og fungerer i selskapet. KPI måler effektivitet av dagens forretningsprosesser.

OKR handler alltid om endringer og forbedringer. OKR handler om å skape noe nytt.

Ulike typer målsetting

Når vi bruker KPI setter vi mål ovenfra og ned. Dvs fra avdelingsledere til de ansatte.

OKR lar de ansatte å komme med forslag til prosjekter og aktiviteter som de mener kan føre til måloppnåelse.

KPI er rettet mot at vi skal nå våre mål 100% eller mer. Mens å oppnå 70% av OKR målene er et gjennombrudd for selskapet.

Synlighet av mål

KPI målene og tallene er ikke synlige for alle de ansatte og avdelingene i selskapet.

F.eks teknisk avdeling ser ikke KPI’ene til salgsavdelingen. Mens OKR målene er åpne for absolutt alle de ansatte i selskapet. Dette gjøres for at alle avdelingene skal kunne synkroniseres og bevege seg i samme retning.

Når man jobber etter KPIer, vil selskapet kontrollere tall, omsetning, DB osv. OKR lar oss kontrollere hele prosessen fra målsetting til måloppnåelse.

Viva Goals er i Teams

Microsoft har laget et fantastisk verktøy Viva Goals. Den er integrert i Teams og lar dere jobbe med OKR rett fra Teams.

Verktøy for OKR

Når det kommer til verktøyene, ser vi nok en gang at det ikke er verktøyene som er vanskelig å komme i gang med. Det er metodikken som mangler. Mitt mantra er hvis du ikke kan gjøre dette i Excel vil du ikke kunne gjøre det i andre verktøy.

Det skal finnes en prosess rundt målsetting, det skal finnes mennesker som kan sette mål og eier disse målene. For å automatisere denne prosessen og hjelpe de ansatte å gjøre det raskere, kan du bruke moderne verktøy.

OKR innføring i Excel

La oss starte i Excel. Hvordan kan vi bruke OKR metodikken i Excel.

I eksemplet under ser du hvordan man kan ta i bruk OKR metodikken hvis du ønsker å gjøre en endring i din bedrift eller å oppnå nye mål.

I tabellen ser du det store målet øverst: Øke kundemassen med 20 %.

Vi har definert tre Objectives for hver avdeling. Disse avdelingsmålene er koblet til målet til selskapet.

Alle KR (Key Results) er koblet til målene (objectives) til avdelingene.

Som du ser, kan OKR metodikken fungere i Excel. Ulempen med Excel er at den ikke viser oss de ansattes bidrag i måloppnåelsen.

Hvordan ser det ut i Viva Goals?

Men dette kan Viva Goals hjelpe oss med. Jeg har overført våre OKR fra Excel-arket til Viva Goals. Og slik ser dette ut i Viva Goals.

Jeg kommer til å lage flere blogginnlegg og webinarer om OKR og Viva Goals.