Del
DelI dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan bruke Microsoft 365 til å forbedre møtekulturen i din bedrift, slik at informasjonsflyten blir best mulig!
Forbedre møtekulturen din med Microsoft Loop
I denne bloggen vil jeg gi dere noen tips om hvordan dere kan forbedre møtekultur ved hjelp av Microsoft 365. Det er spesielt ett verktøy Microsoft Loop som vi skal se på i dag.
Men før vi ser på Microsoft Loop vil jeg si noen ord om hva en bra møtekultur er og hvordan kjøre effektive møter.
Det finnes flere måter å forberede og holde møter på. Det finnes noen viktige elementer som skal være på plass under forberedelse til et møte og under selve møtet. Jeg skal også nevne typiske feil som vi alle gjør både før og under et møte.
Vi alle vet de mest ineffektive møtene er de møtene hvor møtedeltakerne er dårlig forberedt.
Jeg foreslår å dele møtene i 2 kategorier.
- Informasjonsmøter
Formålet med slike møter er vanligvis å spre kunnskap og dele viktig informasjon. Informasjonsmøter krever mye forberedelse fra noen få personer i selskapet. Etter at informasjonen er formidlet muntlig på et møte, er det viktig å legge ut hovedpunktene fra møtet i den Teams kanalen hvor denne informasjonen hører hjemme og be møtedeltakerne om å sette tommel opp ved meldingen. Dette vil bety at de har lest og forstått informasjonen som ble formidlet.
- Møter hvor vi skal finne løsning på en utfordring eller en sak.
Utfordringer i et selskap er ikke noe negativt. Enhver bedrift har noen problemer eller saker som skal løses. Bedriften løser dem, utvikler seg og får nye problemer og nye saker. Det er en helt normal del av hverdagen. F.eks nye muligheter eller nye forretingsområder kan også skaper utfordringer som skal løses.
Utfordringer i et selskap er ikke noe negativt. Enhver bedrift har noen problemer eller saker som skal løses. Bedriften løser dem, utvikler seg og får nye problemer og nye saker. Det er en helt normal del av hverdagen. F.eks nye muligheter eller nye forretingsområder kan også skaper utfordringer som skal løses.
Problemløsing kan bestå av flere iterasjoner. Dvs et problem kan ikke løses på det ene møtet. Det er flere steg som skal til før problemet blir løst.
- Innsamling av informasjon:
Møtedeltakerne skal presentere fakta om saken eller problemet. Deltakerne kan se på saken fra forskjellige vinkler. Derfor er det viktig at deltakerne presenterer fakta om saken ut ifra - Diskusjon rundt mulige løsninger:
I denne fasen kan det opprettes oppgaver til deltakerne. Kanskje det er noe som skal sjekkes, testes og undersøkes for å kunne ta den endelige avgjørelsen om saken. - Formulere en beslutning rundt utfordringen:
Hvordan skal problemet løses.
Hvordan bruke Microsoft 365 for å effektivisere informasjonsmøter.
- Lag et felles team for hele selskapet. I dette teamet, lag en kanal som heter Informasjon fra ledelse. Sørg for at alle de ansatte har varsler på i denne kanalen.
- Etter at et fellesinformasjonsmøter er gjennomført, publiser en kort oppsummering i «Informasjon fra ledelse»-kanalen. Sjekk at oppsummeringen er tydelig formulert og bruk formatering. Teksten skal være lett å lese og forstå. Dersom du referere til en PowerPoint-fil eller andre dokumenter, sørg for at meldingen inneholder lenker til dokumentene.
- Alle de ansatte skal sette tommel opp ved meldingen. På den måten viser den ansatte at de har lest og forstått oppsummeringen.
Hvordan bruke Microsoft 365 for å effektivisere problemløsnings møter.
Microsoft har lansert en ny funksjon, som virkelig kan forbedre møtekultur og effektivisere møter.
Når dere oppretter nye møter via Teams, kan dere nå legge til en Microsoft Loop komponent hvor dere kan lage agenda og skrive oppgaver til hverandre rett under møte.
Nå kan du skrive agenda rett i møtet, du kan lage notater og opprette oppgave til møtedeltakerne både under og etter møtet.
I denne videoen finner du en guide på hvordan du bruker den nye Loop modulen i møter.
Ved hjelp av denne funksjonen kan du effektivisere forberedelser til møter, alle deltakerne vil kunne skrive notater under møtet, dere kan lage oppgaver til hverandre under møtet og følge dem opp. Nå har vi det vi trenger for å profesjonalisere møtevirksomhet i selskapet.
Få Microsoft 365 levert av AGS
AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.
