Forbedre møtekultur med transkribering og Copilot

I dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan ta i bruk Transkribering og Microsoft Copilot for å forbedre møtekulturen i din bedrift!

Mine erfaringer og refleksjoner rundt Copilot

I løpet av de siste ti dagene har jeg utforsket mulighetene som Copilot har å tilby. Dette blogginnlegget tar sikte på å oppsummere mine erfaringer og refleksjoner så langt. De første dagene føltes Copilot som et fascinerende verktøy, en slags innovativ leke som åpnet for en rekke muligheter, selv om jeg ikke helt visste hvordan jeg skulle ta det i bruk.

Jeg har bestemt på forhånd om å ikke teste Copilot på kunstige senarioer, men bruker det når jeg trenger det. 

Manglende støtte for norsk språk

En betydelig utfordring for norske brukere er mangelen på støtte for det norske språket, som potensielt kan påvirke brukeropplevelsen negativt.

Til tross for dette, har jeg testet en funksjon som allerede kan implementeres for å forbedre møtekulturen – nemlig bruk av Copilot under Teams-møter.

Alle møter bør transkriberes

Jeg er fast overbevist om at alle møter bør transkriberes, og det bør lages oppsummeringer og handlingspunkter etter hvert møte. Hvis dette ikke er gjort, har møtet aldri skjedd. Med andre ord, det som ikke finnes skriftlig har aldri skjedd. Veldig enkel regel som har hjulpet meg i flere sammenhenger.

Før Copilot, skrev jeg ned alt som ble sagt på møter og det tok tid å skrive en ordentlig oppsummering. I tillegg krever det betydelig trening å fokusere på samtalen samtidig som man skriver ned det som blir sagt.

Transkribering i Teams

Transkribering har vi hatt i Teams i flere måneder. Den finner du ved å klikke på Ta opp og transkriber når du er i et teams-møte.

Når du har gjort det, vil du se at teams begynner å transkribere.

Sjekk at du har valgt riktig språk. Det er mange språk som transkriberingsfunksjonen støtter.

Når du ser at transkriberingen går som det skal, og teksten ser riktig ut, kan du lukke transkriberingsvinduet. Det kan være forstyrrende å se på hva du og andre møtedeltakerne har sagt.

Lag oppsummering av møtet med Copilot

På slutten av møtet kan du be Copliot om å oppsummere møtet og lage aksjonspunkter. Dette kan du gjøre mens møtedeltakerne ser på. Da kan både du og de andre møtedeltakerne bekrefte at alt ser riktig ut og at aksjonspunktene er riktige.

Oppsummeringen og aksjonspunktene kommer foreløpig på engelsk. Men det gjør ingenting. Denne funksjonaliteten har så mye verdi, at jeg bruker gjerne 1 minutt på å oversette den med Bing Copilot.

Oppsummeringen viser nøyaktig hvilke setninger Copilot refererer til.

Transkriberingen lagres i Teams

Du har tilgang til transkriberingen etter møtet. Den blir lagret i Teams møtet, og du kan alltid eksportere den til en tekst fil eller Word.

Aha-opplevelse

Jeg fikk meg en Aha-opplevelse da jeg leste de første transkriberingene. Den viser hvordan vi snakker i møter. Teksten er ofte usammenhengende, vi hopper fra emne til emne, og det er ikke rart at det blir mange misforståelser og folk får ikke med seg det som blir sagt muntlig. Copilot i møter er et fantastisk verktøy som kommer til å løfte møtekultur.

Hvis du har en møteagenda og leser den for møtedeltakerne, vil oppsummeringen fra Copilot være enda mer presis.

Hvordan Copilot vil påvirke møtene våre?

Jeg tror det kommer til å skje ganske mye. Her er hva jeg tenker:

Jeg håper at det blir vanlig for norske bedrifter å skrive ned alt som blir sagt i møtene. Dette kan hjelpe oss ved å ha en oversikt over beslutningene og ting vi skal gjøre etterpå. Det vil gjøre det lettere å forstå hva som ble sagt og unngå at folk blir usikre etter møtene.

Når møtene blir skrevet ned, tror jeg folk vil tenke mer på hva de sier. De vil være mer klar over om det de snakker om er relevant for møtet eller ikke. Dette kan gjøre møtene våre mer effektive.

Krever endringer i møtekultur

Men det er også en ting: Noen kan synes det er litt rart eller ubehagelig at alt de sier blir skrevet ned. Noen er vant til å prate løst og ustrukturert i møter, som om det er en koseprat. Det er mange måter å håndtere dette på, men Copilot og transkribering vil tvinge oss til å lage regler for hvordan vi skal oppføre oss i møter. Det kan være litt utfordrende, men det kan også hjelpe møtene våre å bli bedre.