Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 0Slik bruker du Microsoft FindTime til å planlegge møter med flere personer raskere

I dette tipset skal du få se hvordan du bruker GRATIS programmet Microsoft FindTime til å planlegge og koordinere møter med flere møtedeltakere raskere i Outlook.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Vanskelig og frustrerende å koordinere møter med flere personer

Synes du det er vanskelig og frustrerende å planlegge og koordinere møter med flere personer? 

Ja å koordinere hvem som har ledig tid og når det passer for flere, er veldig knotete, frustrerende og tar mye tid.

Men det finnes heldigvis en smart og morsom måte som gjør planlegging av møter i Outlook raskere.

En liten GRATIS juvel som ikke alle vet finnes.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 02

 

En GRATIS juvel fra Microsoft i Outlook

Programmet Microsoft FindTime for Outlook kan du enkelt koordinere og finne ledig tid i kalenderene som passer best for møtet. 

Du finner programmet GRATIS her og kan laste det ned og installere det dersom det ikke allerede er satt opp i din Outlook

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 01

 

 

Hvordan fungerer Microsoft FindTime i Outlook 

Microsoft FindTime viser automatisk hvilke dager og tider som fungerer best for deg og deltakerne når de er tilgjengelige.

Du kan sette opp flere alternativer for deltakerne, og la alle stemme og raskt komme til enighet md hvilket møtetidspunkt som passer best.

Microsoft FindTime sender ut møteinvitasjonen på dine vegne og booker inn møtet som passer best for alle deltakerne.

Det er som alltid enkelt å få til selv.

Bare se her.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 10

 

Slik gjør du det

Du kan starte med å åpne opp Outlook og opprette en ny epost slik som dette.

Her nesten lengst bort til høyre finner du dette ikonet New Meeting Poll fra FindTime

Alt du trenger å gjøre nå er å klikke på ikonet så er du i gang.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 1

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 2

 

Legg inn personer du vil ha med på møtet

Den første tingen Microsoft FindTime vil at du skal gjøre, er å legge inn en eller flere av de personene du ønsker å ha med på møtet.

Her velger jeg 3 stk som jeg vil ha med på møtet.

Anne, Elin og Joachim blir perfekt.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 3


Slik finner Microsoft FindTime ledig tid

Som du ser plukker FindTime informasjon om ledig tid fra kalenderne deres og presenter det for meg slik at jeg kan velge tidspunkt der alle er ledig.

Legg merke til at Microsoft FindTime marker dager som røde eller delvis røde dersom enkelte eller flere er opptatt hele dagen eller på tidspunkt i kalenderen deres.

NB! Husk å at du også har valgt hvor lenge møtet ditt skal vare.

Tøft ikke sant.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 4

 

Slik velger du flere tidspunkt som møte-alternativ

Nå kan du finne dager med tidspunkt som passer for alle deltakerne.

  • Bare klikk på tidspunktet så markeres det og legges inn som et alternativ.
  • Jeg velger 3 alternative slik som dette.
  • Avslutt med Next her nede til høyre når du er klar.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 5

 

Smart til nyhetsbrev, invitasjoner og felles informasjon

I neste skritt legger du til møte-alternativene dine klare i eposten som du sender til deltakerne.

Her har du også flere alternativer og regler som du kan legge til for møtet.

  • Du kan legge inn møte lokasjon
  • Om det skal være et Teams møte.
  • Holde av alle alternativene for møtetidspunkt i kalenderen din
  • Låse alternativer slik at møtedeltakerne ikke kan foreslå egne tidspunkt.
  • Automatisk booke møtet når alle deltakerne er enige om et felles tidspunkt

Når du er fornøyd kan du klikk deg videre på Add to email så gjenstår det bare å sende eposten til deltakerne slik som dette.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 7

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 6-1

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 8

Slik ser eposten som deltakerne får ut

Når deltakerne får eposten fra deg ser den slik ut.

Her kan de klikke seg inn på de linken med de 3 alternativene du satte opp.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 9

 

Møtedeltakerne stemmer og velger tidspunkt som passer best

Her inne på Microsoft FindTime siden kan nå deltakerne velge hvilken tid som passer best for dem.

De kan enten velge Ja eller Nei eller kanskje et tidspunkt som de Foretrekker aller best.

Helt til slutt kan de velge Stem her nede på nettsiden når de er klare.

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 11

Du kan se resultatet fra deltakerne her

Har noen av de andre deltakerne stemt så dukker ønske deres opp her på resultatet til høyre i bildet.
Stilig ikke sant.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 12

Nå er avstemmingen klar

Nå ligger avstemningen klar i eposten din.

Her ble et av tidspunktene favoritt og ledige for alle deltakerne.

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 13-1

Møtet er booket og satt opp i kalenderen din

Her ser du møtet booket og klart i kalenderen din.

En enklere måte å organisere møter med flere deltakere på

Smart ikke sant.

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 14

 

Hvordan bruke Microsoft Find Time for planlegging av møter i Outlook 15

 

Se 5 flere tøffe Outlook tips her

Her finner du 5 tøffe tips som du kan bruke til å gjøre Outlook mer smidig for deg å jobbe med.  Ta kontakt med oss dersom du vil vite mer om hvordan du kan bruke verktøyene i Office 365 og Microsoft 365 pakkene til å effektivisere bedriften din.

 

Hvordan kopiere møter og avtaler i Outlook-kalenderen 6


Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 


Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

 

Ta kontakt med oss

Ønsker du å ta kontakt med oss for å ta en prat om Office 365, sikkerhet eller drift av IT-tjenester så ring oss gjerne på 33 29 10 00, eller send en e-post til dinitavdeling@ags.no..

Kontakt oss