Alt du ikke visste om kommunikasjon i Teams

I dette innlegget skal du få tips til hvordan du kan kommunisere optimalt i Teams. Forrige uke var jeg med på et inspirerende webinar med CloudWay. Jeg trodde jeg visste alt om Teams, men jeg tok feil.

 Her får du de nyeste INSIGHTS innen Microsoft Teams!

I denne artikkelen vil jeg dele med dere mine siste “insights”.

Jeg håper at denne artikkelen vil hjelpe dere å løfte kommunikasjons kultur i deres bedrift ett steg opp. Først og fremst vil jeg takke Ståle Hansen for et fantastisk foredrag.

Moderne kommunikasjon og verdien av tid

Først vil jeg dele med dere mine siste observasjoner rundt kommunikasjon. Hvis vi ser på tiden etter korona restriksjoner, ser vi at antall fysiske møter har gått ned og antall møter i Teams har økt.
For min del betyr det at jeg rekker fire kundemøter pr dag istedenfor ett. I tillegg til de 4 kundemøtene, rekker jeg å kommunisere med mine kollegaer og forhåpentligvis ha litt fokus tid. Dette viser at vi kan forvente at krav til effektivitet vil øke etter at vi har tatt bruk av moderne kommunikasjonsverktøy.

Jeg observerer til min store glede at antall interne møter har gått ned. Jeg håper at dere opplever det samme. Siden presset rundt effektivitet øker, begynner det å bli mer vanlig å sende møteinvitasjoner med agenda. Av respekt av hverandres tid vil vi forklare møtedeltakerne hvorfor de skal bruke sin verdifulle tid på dette møtet. Kort oppsummert, moderne kommunikasjon og økt krav til effektivitet ser ut til å ha positiv effekt på kommunikasjonskultur og møtekultur. La oss se på hvordan skal kommunisere riktig i Teams.

Skal vi kommunisere i chatter eller kanaler?

Her kommer min første “insight” fra webinaret med CloudWay.
Chatt-kommunikasjon kan brukes kun til å chatte om været eller annen kommunikasjon som ikke har noe verdi for bedriften eller prosjektet du jobber med. All fornuftig kommunikasjon skal normalt høre til en eller annen prosess i selskapet. Kommunikasjon som handler om prosesser, skal foregå i den kanalen som er opprettet for denne prosessen. Dette er viktig av to grunner: a) Dere lager riktig Teams/kanal struktur som er bygget på deres prosesser b) dere minimerer kommunikasjon som ikke har noen verdi for selskapet.

5 minutter etter webinaret omstrukturerte jeg Team-strukturen for min avdeling som nå ser slik ut:

Dette er vårt avdelingsteam hvor vi nå har en kanal for hver prosess som vi jobber med avdelingen. Her lagres det ingen prosjektspesifikke filer eller kommunikasjon. I disse kanalene jobber vi med utvikling av våre interne prosesser. Vi diskuterer innhold i kursmaterialer, vi diskuterer hvordan vi kan effektiviserer brukeradopsjon. Vi lager prosesser og dokumentasjon rundt dokumentsikkerhet. Etter at vi har laget prosessbasert struktur ser vi at kommunikasjon i disse kanalene har fått mye større verdi.

Generelt-kanal. Hva skal den brukes til?

Mange lurer på hva Generelt-kanal skal brukes til. Jeg spurte Cloud Way om det og fikk et veldig overraskende svar, som gir mye mening😊 Generelt-kanal er avdelingens “watercooler”.
Aha!! - tenkte jeg Da falt alle brikkene på plass.
Den generelle kanalen kan brukes til å diskutere gårsdagens julebord, flytting til nytt kontor og alt det vi snakker om når vi venter på kaffen fra kaffemaskinen.
Mange er redde for å lage mange kanaler. I mange bedrifter er Generelt-kanal ofte den eneste kanalen som brukes. Der ligger alle dokumentene og kommunikasjon

Hvis man i det hele tatt kommuniserer i kanaler.
Men kanalene som lages i teamene viser hva avdelingen eller et prosjektteam jobber med. Kanaler er et fantastisk verktøy for å strukturere filer, kommunikasjon og oppgaver basert på de prosessene som vi faktisk jobber med. Hvis du er usikker på hva jeg mener, se bilde av vårt avdelingsteam.

Hva med gruppechatter?

Jeg må ærlig innrømme at vi brukte gruppechatter mye.
Av en eller annen grunn virket det enklere å kommunisere der enn å bruke kanaler i avdelingsteamet. Hvorfor er ikke gruppechatter den beste løsningen?

• Filene som deles i gruppechatter ligger i OneDrive ’n til den som deler.
• Hvis du forlater en gruppechatt, mister du tilgang til all kommunikasjon
• Du kan ikke skru av varsler i gruppechatter på samme måte som du kan gjøre det i kanaler.
  Du kan “mute” en chatt, men ikke skru av varsler.
• All kommunikasjon om alle prosessene i teamet er i en og samme feed. Alt er blandet og ustrukturert.
• Kunnskap som deles i chatter oppleves som mindre verdifull
• Filene som hører til de forskjellige prosessene, er frakoblet fra kommunikasjon

Konklusjon

Jeg må si at etter at jeg har fått bearbeidet de nye innsiktene, har jeg begynt å se på avdelingen og hva vi faktisk holder på med nye øyne.
Jeg ser tydelig hvilke prosesser våre leveranser består av.
Vi ser hvor mye enklere det er å utvikle våre leveranser ved å utvikle de forskjellige delene leveranseprosessene. Og kanaler i teams er uten tvil den beste måten å jobbe med avdelingsutvikling på.

Superlad din produktivitet med Microsoft Teams! 

Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS