Del
Del
I denne videoen ser du hvordan Microsoft 365 automatisk gir deg opptil 93 dager med backup av e-post, filer og annen viktig informasjon. Du får en gjennomgang av hva som dekkes, hvordan du får tilgang til sikkerhetskopiene, og hvorfor dette er en viktig del av datasikkerheten i virksomheten din.
Derfor er backup av Microsoft 365 viktigere enn du tror
Microsoft 365 har blitt en uunnværlig del av hverdagen for mange bedrifter og privatpersoner. Med tjenester som Outlook, OneDrive, Teams og SharePoint, lagres enorme mengder viktig informasjon i skyen. Men hvor sikker er egentlig denne informasjonen? Mange tror at Microsoft tar seg av all backup og gjenoppretting, men realiteten er mer nyansert. I denne artikkelen skal vi dykke dypt inn i hvordan backup fungerer i Microsoft 365, hvilke begrensninger som finnes, og hvorfor det er avgjørende å ha en egen backup-løsning.
Hva inkluderer Microsoft 365 sin innebygde backup?
Når du abonnerer på Microsoft 365, får du tilgang til en rekke tjenester og funksjoner. Blant disse er det en form for innebygd backup for Outlook (e-post, kalender, kontakter), OneDrive (dokumenter, bilder, mapper) og Teams. Dette gir en viss trygghet, men det er viktig å forstå hvordan denne backupen faktisk fungerer.
93 dager med sikkerhetskopi
Microsoft tilbyr en innebygd sikkerhetskopi som varer i 93 dager. Dette betyr at når du sletter en e-post, fil eller et annet element, havner det først i en "søppelbøtte" eller "slettede elementer"-mappe. Herfra kan du enkelt gjenopprette det du har slettet – men kun innenfor denne 93-dagersperioden.
Hvordan fungerer dette i praksis?
- Outlook: Sletter du en e-post, kontakt eller kalenderoppføring, havner den i "Slettede elementer". Her kan du hente den tilbake til innboksen, kontaktlisten eller kalenderen.
- OneDrive: Sletter du en fil eller mappe, flyttes den til papirkurven. Herfra kan du gjenopprette filen, men kun innenfor 93 dager etter at den ble slettet.
Når du tømmer søppelbøtten eller papirkurven, starter 93-dagersklokken. Etter dette er det ingen vei tilbake – dataene er permanent borte.
Begrensningene med Microsoft 365 sin backup
Selv om det finnes en innebygd backup, er det flere viktige begrensninger du bør være klar over. Disse kan få store konsekvenser for både enkeltpersoner og bedrifter.
1. Begrenset gjenopprettingsperiode
Den kanskje mest åpenbare begrensningen er at du kun kan gjenopprette data i 93 dager etter at de er slettet. Dette kan by på store utfordringer i flere situasjoner:
- Ferier og permisjoner: Kanskje du sletter noe før du tar ferie, og oppdager først etterpå at du trenger det. Da kan det være for sent.
- Sykefravær: Ved lengre sykefravær kan viktige data forsvinne uten at du har mulighet til å hente dem tilbake.
- Glemsel: Det er lett å glemme at man har slettet noe, og først oppdage behovet for gjenoppretting etter at fristen har gått ut.
2. Ingen historiske versjoner av slettede data
En annen stor begrensning er at du ikke får tilgang til historiske versjoner av slettede filer. Hvis du sletter en fil, kan du ikke hente ut tidligere versjoner av denne filen – kun de filene du har beholdt kan ha versjonshistorikk. Dette kan være kritisk hvis du trenger å gå tilbake til en tidligere utgave av et dokument.
3. Begrenset beskyttelse mot løsepengevirus
Løsepengevirus (ransomware) er en stadig økende trussel. Hvis filene dine blir kryptert av et slikt virus, kan det være svært vanskelig å hente tilbake friske, ukrypterte data fra Microsoft 365 sin innebygde backup. Dette skyldes at backupen ikke nødvendigvis beskytter mot denne typen angrep, spesielt hvis viruset får tid til å spre seg før du oppdager det.
4. Vanskelig å gjenopprette store mengder data
Microsoft 365 sin backup er primært designet for å gjenopprette enkeltfiler eller små mengder data. Hvis du trenger å gjenopprette en hel mappe, et stort antall filer, eller til og med en hel brukerkonto, blir det fort veldig vanskelig og tidkrevende.
5. Begrenset administrativ kontroll
For administratorer er det også utfordringer. Det er vanskelig å gå inn i en brukers OneDrive og hente ut filer sentralt. Dette betyr at hver enkelt bruker i praksis er ansvarlig for sin egen backup. I større organisasjoner kan dette føre til at man mister oversikt og kontroll over sikkerhetskopieringen.
Konsekvensene av manglende backup
Den største risikoen ved å stole utelukkende på Microsoft 365 sin innebygde backup, er permanent tap av data. Når 93-dagersperioden er over, er det ingen vei tilbake. Dette kan få alvorlige konsekvenser, spesielt hvis det gjelder forretningskritiske dokumenter, kontrakter, regnskap eller annen sensitiv informasjon.
Eksempler på uheldige situasjoner
- Ubevisst sletting: En ansatt sletter en viktig fil uten å være klar over det. Etter noen måneder oppdages feilen, men da er det for sent å gjenopprette filen.
- Virusangrep: Et løsepengevirus krypterer alle filene i OneDrive. Uten en ekstern backup er det umulig å hente tilbake ukrypterte versjoner.
- Masseopprydding: En bruker tømmer papirkurven for å frigjøre plass, men sletter samtidig viktige dokumenter som ikke kan gjenopprettes senere.
Hvorfor trenger du en egen backup-løsning for Microsoft 365?
En dedikert backup-løsning gir deg langt bedre kontroll over dataene dine. Du kan selv bestemme hvor lenge backupene skal lagres, hvor ofte de skal tas, og hvem som har tilgang til å gjenopprette data. Ja, Microsoft anbefaler faktisk i sin egen brukeravtale at du bør ta ansvar for egen backup av Microsoft 365. (se utdrag fra Microsoft tjenesteavtalen under)
Ubegrenset Gjenopprettingsperiode
Med en ekstern backup-løsning kan du lagre data så lenge du ønsker. Dette betyr at du kan hente tilbake filer, e-poster eller hele brukerkontoer – selv flere år etter at de ble slettet.
Versjonshistorikk og Rask Gjenoppretting
Eksterne backup-løsninger tilbyr ofte versjonshistorikk, slik at du kan gå tilbake til tidligere utgaver av dokumenter. I tillegg kan du gjenopprette store mengder data raskt og effektivt, noe som er avgjørende ved større hendelser som virusangrep eller utilsiktet masse-sletting.
Bedre Beskyttelse mot Løsepengevirus
En god backup-løsning lagrer dataene dine på et separat sted, isolert fra Microsoft 365-miljøet. Dette gjør det mye vanskeligere for løsepengevirus å ødelegge eller kryptere backupene dine, og gir deg en trygg vei tilbake til friske data.
Sentralisert Administrasjon
For bedrifter med mange ansatte er det viktig å ha sentral kontroll over backup og gjenoppretting. Med en ekstern løsning kan administratorer enkelt gjenopprette data for alle brukere, uten å være avhengig av at hver enkelt ansatt har gjort jobben selv.
Hvordan velge riktig backup-løsning for Microsoft 365?
Viktige egenskaper å se etter
Når du skal velge en backup-løsning for Microsoft 365, bør du se etter følgende funksjoner:
- Automatisk og regelmessig backup: Løsningen bør ta backup automatisk, uten at brukerne må gjøre noe manuelt.
- Lang lagringstid: Mulighet for å lagre backup i flere år, ikke bare 93 dager.
- Versjonshistorikk: Tilgang til tidligere versjoner av filer og e-poster.
- Rask og enkel gjenoppretting: Mulighet for å gjenopprette både enkeltfiler og store datamengder raskt.
- Sikker lagring: Backupene bør lagres kryptert og på et sikkert sted i EU, adskilt fra Microsoft 365-miljøet.
- Sentral administrasjon: Administratorer bør ha full kontroll over backup og gjenoppretting for alle brukere.
Oppsummering: Ikke stol blind på Microsoft 365 sin innebygde backup
Microsoft 365 tilbyr en viss grad av innebygd backup, men denne er svært begrenset både i tid og funksjonalitet. Risikoen for permanent datatap, manglende versjonshistorikk, dårlig beskyttelse mot løsepengevirus og begrenset administrativ kontroll gjør at du bør vurdere en ekstern backup-løsning.
Ved å investere i en dedikert backup-løsning får du bedre kontroll, økt sikkerhet og trygghet for at dataene dine alltid kan gjenopprettes – uansett hva som skjer. Ikke vent til det er for sent; sørg for at du har en robust backup-strategi for Microsoft 365 allerede i dag. Se hele webinaret om utvidet backup av Microsoft 365 under.
Få en utvidet backup av ditt Microsoft 365 miljø satt opp for deg av AGS
Se hvordan du enkelt kan sikrer deg mot utilsiktet sletting av filer og data du har lagret i OneDrive, Sharepoint, Teams og Outlook. Få ubegrenset skybackup av Microsoft 365 som sikrer deg mot utilsiktet sletting av filer og data du har lagret i OneDrive, Sharepoint, Teams og Outlook. Les mer om utvidet backup av Microsoft 365 levert av AGS.
Konklusjon
Ved å forstå begrensningene i Microsoft 365 sin innebygde backup og ta ansvar for egen sikkerhetskopiering, kan du unngå kostbare og irreversible tap av data. Gjør backup til en naturlig del av din digitale hverdag – det er en investering i både trygghet og fremtidig suksess.
