Del
Del
Demo - Slik bruker du løsning for digitalsignering
I denne webinar episoden skal du få se demo og guide til hvorfor du bør bruke digital-signering i bedriften eller organisasjonen din. Du skal få se demo på hvordan du bruker løsningen, hvor mye den koster og hvem i bedriften som bør ta den i bruk.
Hva er egentlig digital signering?
Digital signering handler om å ikke lenger signere på papir, ikke lenger behøve å skrive ut, skanne, kopiere signaturer og sende på epost. Slippe manuelle og tidkrevende signeringsrunder på avtaler, kontrakter og tilbud.
Digital signering betyr at du, kunden din og flere kan signere dokumenter, tilbud, avtaler og mer enkelt og sikkert via nettet. Du kan gjøre kjøpsprosessen enklere for kunde og deg selv.
Hvilke scenario kan du bruke digital signering?
Du kan bruke digital signering til mange ulike type avtaler og dokumenter.
- Et vanlig scenario er er å bruke det i en salgssammenheng til aksept av et tilbud.
- Du kan bruke det hvis du skal sende ut en ansettelseskontrakt.
- En annen mulighet er f.eks. å bruke digital signering på leasing kontrakter.
- Kanskje en som jobber på support skal sende ut en supportavtale eller en NDA-avtale.
- Signering av at varer måttet eller oppdrag utført.
Salg på nettsiden eller bestilling av varer og tjenester
En annen smart løsning er koble løsningen til et webskjema som du har liggende på hjemmesiden din, så skapes det automatisk en avtale på baksiden, når du har fylt ut det som skal fylles ut.
Da kan du legge ut avtaler på nettsiden din, og få kunden til å signere det der. da gjør du salgsprosessen mye mer brukervennlig for kunden og deg selv.
Du kan få kunden til å velge produkter, og så signerer på at han bestiller de produktene som et bestillingsskjema.
Hvem kan bruke digital signering?
Det som er spennende med digital signering er at det er flere involverte i bedriften som kan bruke det.
- Alt fra daglig leder der det kan gjelde styrepapirer.
- Det kan være HR ved ansettelse.
- Det kan være salg eller konsulenter.
Det er mange muligheter selv om du er en liten bedrift, mellomstor, eller en stor bedrift
så har du som regel behov for digital signering
Forskjellige signeringsmetoder
Du får forskjellige signeringsmetoder som du selv kan velge hvilken du vil bruke i løsningen.
Dette bestemmer du ofte ut hva som er mest praktisk eller nødvendig i hvert tilfelle.
- Du kan bruke bank ID hele Norden.
- SMS verifisering hvis du ønsker det
- Du kan også signere via e-post som er den vanligste metoden
Ønsker du å legge litt ekstra sikkerhet på toppen kan du også legge til 2 trinns autorisering.
Det betyr at dersom du ønsker det kan du få ekstra autorisering via SMS eller E-post før du får åpnet dokumentet og får det på mail.
Husk! En click-to-sign avtale er like juridisk bindene som en med Bank-ID
Demo av One Flow løsning for digital signering
I denne demoen skal vi se nærmere på One Flow som er løsning for digital signering som AGS IT-partner er forhandler av. I videoen over og videre i artikkelen over skal du se en komplett guide til hvordan One Flow fungerer. Du kan lese mer om OneFlow på deres nettsider.
Det først du skal få se nærmere på når du har logget deg inn på løsningen er dashbordet.
Her får du et veldig fint overblikk over alle kontrakt prosesser du har startet, og du ser også alle kontrakter du har fått undertegnet i arkivet.
Du har også oversikt over alle avtaler som ligger ute hos kunde som du ikke har fått skrevet under enda.
Organisering etter avtaler eller avdeling
For å organisere de ulike prosessene eller avtalene du har i organisasjonen har du muligheten til å opprette ulike typer avdelinger eller bare ulike kontraktstyper.
Da kan du du tilpasse Oneflow etter hvordan du ønsker at bedriften din skal drives, Ofte er er det vanlig å organiserer det etter type avdelinger som kanskje naturlig tilhører bedriften.
Avdelinger kan f.eks være salg, administrasjon, HR, eller styre. Har du en mindre bedrift så trenger du kanskje ikke å dele det opp så mye og kan gjøre det enda enklere.
Du kunne tenkt deg at du har ansettelseskontrakter samlet under et sted som heter HR
for eksempel og at du så har du da en mal som ligger der som heter ansettelsesavtale.
Ved nyansettelser kan du trykke på ny kontrakt og så valgt en mal som du har liggende under så er du i gang.
Integrasjon til Microsoft Dynamics 365
I dette eksemplet har vi integrert OneFlow med Microsoft Dynamics 365, slik at du kan opprette signeringen direkte fra kundekortet i CRM systemet.
Du kan også koble OneFlow inn i andre kjente systemer som f.eks e Salesforce eller Hubspot da OneFlow har et åpent API.
NB! Det er aldri noe krav å bruke løsningen med Microsoft Dynamics 365. Du kan like godt bruke det som et stand-alone produkt. Har du ikke et CRM system så kan du bruke digital signering direkte fra Oneflow ved å trykke på ny avtale.
Kontaktperson og produkter
Her har vi f.eks en kjøpsavtale. Og da kan Oneflow sette opp slik at etter hvert som du sender ut en avtale og avtalen blir signert, så oppdaterer den nivået i hvor du befinner deg i prosessen.
Du kan også integrere avtalen med produkt linjer og hente ut produkter eller tjenester til avtalen som kunden skal signere på.
Du kan hente inn hvem på salg som skal signerte for deg og hente inn eller lage ny kontakt på kontaktpersonen som skal signere for kunden.
En annen smart mulighet er at du kan sette opp personer som kan komme med innspill til avtalen men kanskje ikke nødvendigvis signere. De kan legge til kommentar til avtalen elektronisk før den signeres.
Design og undertegning av avtaler i OneFlow
Her ser du avtalen slik den nå kommer opp i Dynamics men du kunne også ha trykket på ny avtale i Oneflow og du ville havnet direkte inn her.
Bruker du OneFlow som stand-alone applikasjon kan du bruke løsningen litt som en adressebok der du jar kontaktinfo på kundene dine og du kan finne igjen eksisterende avtaler dersom kunden eller
har kjøpt noe tidligere.
Avtalene er bygd opp med forskjellig moduler. Den øverste er et enkelt tekst og bildefelt og
kan sammenligne med Word hvor du kan legge inn tabeller.
Under ser du en produkttabell der du kan legge inn produkter og tjenester. Her kan du legge inn en liten rabatt på 10 % så får du synligjort det også.
Du kan også legge inn flere typer avtaler/produkter, slik at kunden kan velge imellom
f.eks en god, bedre- best avtale. Antall lisenser, eller avkryssingsbokser.
Lag avtaler med byggesteiner slik du vil
Litt lengre nedover her så ser du at du har elementer som heter formulerer
som kan gjøres om til en hel del ulke typer felter
De blå feltene det er obligatoriske felter, dette er felter som du har er satt til at de må være utfylt
for at kunden skal kunne skrive under.
F.eks. du kan jo se for deg dersom du har en ansettelse kontrakt så kanskje man ikke ønsker å signere avtalen helt ferdig før motparten har fylt inn personnummer eller kontonummer. Da kan du bruke obligatorisk felt.
Som du ser fungerer dette litt som byggesteiner,. Du kan sette opp malen avtalen bygges av forskjellige seksjoner som du kan snurre rundt på, bytte på og legge til akkurat sånn som du ønsker deg.
Du velger også om avtalen skal signeres med Bank-ID, SMS eller via e-post som en click-2-sign signering.
Ønsker du å gå en ekstra mil for kunden og gjøre kundereisen enda bedre kan du legge til en video som forklarer kunden alle valgene i avtalen.
Vi lager også en meldingsmal for eposten som sendes ut til kunde som forklarer hva slags avtale det er og hvorfor kunden får den.
NB! Husk at dersom du kun har en PDF som skal signeres kan du fortsatt bruke OneFlow til det, men dette ser jo litt mer proft ut og gir deg atskillig mer muligheter med løsningen.
Slik fungerer signeringen
Da har du fått en mail om at du har fått tilsendt en avtale som skal signeres
Når du åpner opp eposten vil får du først se epost-meldingen du har satt opp som mal tidligere med link til å åpne opp avtalen.
Når du åpner opp avtalen ser du produktene og at den ligger inne med 10 % rabatt som vi la inn tidligere.
Nå kan du velge antall lisenser
Så får kunden opp en boks som må krysse av for at kontaktpersonen er den han er og kan signere på vegne av kunden og at kontrakten og alle vedleggene er lest.
Avtalen oppdateres i samtid at kunden har signert avtalen og får da en beskjed om at den er gått til signering fra motparten, og når den da har blitt signert fra avsender så vil jeg få en mail med at alle parter har signert
Et live dokument
Det fine med løsningen er at du bruker interaksjon og inviterer motparten til et live dokument
som kan redigeres selv om det er sendt av gårde.
Du kan også linke til eksterne sider eller åpne et PDF dokument direkte i nettleseren
I tillegg til det så kan man legge til kommentarer dersom noen har spørsmål til prosessen
og, man vil også kunne se de endringene som har blitt gjort underveis.
Hva med signering på samme enhet
Du kan også signere på samme enhet.
Har du en konsulent, tekniker som driver å reiser rundt på service, og som kanskje skal signere en avtale eller en serviceordre på iPad?
Eller at kundene skal signere på en iPad på samme enhet så det er jo også en mulighet dersom du har behov for det.
F.eks for å kvittere på den enheten etter at du eller kunden har mottatt vare eller tjeneste på.
Det gjør det enkelt for kunden å signere.
Hvor mye koster digital signering med OneFlow?
Spørsmål som du og alle nå lurer litt på, er hvor mye dette koster?
Du har 3 ulike alternativer som passer godt for små og mellomstore norske bedrifter.
Har du lyst kan du faktisk ta i bruk Oneflow helt gratis. kunne du tenkte deg å prøve det ut for å sende noen PDFer så kan du det.
NB! Gratisversjonen er begrenset til å kun signere på PDF avtaler.
Går du videre til neste alternativ som heter Essentials så åpner du opp for å bruke smarte kontrakter
som vi kaller det.
Der du kan bruke byggeklosser for å lage aktive dokumenter og avtaler slik du så i eksemplene ovenfor.
Den 3 løsningen kalles Business versjonen og kan integreres med Microsoft Dynamics 365 dersom du trenger det. Her har du også mulighet til å integrere opp mot andre styringsverktøy som du bruker i bedriften din.
Her får du også funksjon med mulighet til å automatisk få påminnelse og fornyelse av en kontrakt, leie eller avtale.
TIPS! Husk at du også kan velge imellom årlig eller månedsbasert fakturering. Her kan du jo spare en del med å velge årlig. Så det kan være smart
Kom i gang med digital signering
Digital signering er smart verktøy for å forenkle ofte tidkrevende og manuelle prosesser i bedriften. Enten
det er interne prosesser som en ansettelse eller en salgsprosess som kjøp av tjenester eller signering av kundeavtaler.
Kunne du tenke deg å få hjelp til å starte med digital signering?
Som leverandør av OneFlow kan vi hjelpe deg i gang og få på plass en digital signeringsløsning som passer perfekt til din bedrift eller organisasjon.
OneFlow digital signering
OneFlow er en digital signeringstjeneste som gjør det enkelt å sende, signere og administrere dokumenter på nett. Med OneFlow kan du spare tid, penger og miljø ved å eliminere behovet for papir og manuell signering. OneFlow er sikker, brukervennlig og kompatibel med alle enheter.
