Hvem skal starte transkribering i møtet

I dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan ta i bruk Copilot rapporten som ligger i Microsoft 365, slik at du får best mulig oversikt over bruken av Copilot i din bedrift!

Hvem bør starte transkribering i møter?

Siden vi begynte å bruke Copilot for M365, har vi oppdaget hvor verdifullt det er å ha denne intelligente assistenten med oss i møter. Copilot hjelper oss med å oppsummere diskusjoner, lage aksjonspunkter og foreslå relevante oppfølgingsspørsmål. Jeg kan ærlig si at jeg aldri vil gå tilbake til manuelle notater. Å ta manuelle notater er tidkrevende, distraherende og krever mye etterarbeid.

Nå som vi har bestemt oss for å bruke Copilot i alle møter, er det på tide å vurdere hvordan vi skal aktivere transkribering. Hvem skal være ansvarlig for å sette på opptak og sørge for at møtet blir transkribert? Her er noen viktige betraktninger:

1. Møtearrangøren har ansvaret:

• • I Microsoft Teams-møter er det møtearrangøren som har muligheten til å starte transkribering.
  • Transkripsjonen lagres på arrangørens brukerkonto og kan deles med møtedeltakerne.
  • Interne deltakere kan få tilgang til transkripsjonen uten at den må deles direkte med dem.
  • Eksterne deltakere får ikke tilgang til transkripsjonen med mindre den deles med dem.
  • IT-administratoren må aktivere “Tillat transkribering” i Teams-møtepolicyen for at funksjonen skal være tilgjengelig.

2. Eksterne deltakere uten aktivert transkribering:

• Hvis eksterne deltakere ikke har aktivert transkribering i sin organisasjon, bør du som møtearrangør invitere dem til møtet.
• Hvis invitasjonen kommer fra en ekstern deltaker som ikke har aktivert transkribering, vil ingen kunne sette på transkribering.

3. Tilgjengelighet av transkribering:

• • Transkribering er tilgjengelig for alle organisasjoner som bruker Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 og Microsoft 365 Business Basic, Standard og Premium SKUs.

4. Copilot-lisens gir optimal utnyttelse:

• • For best resultat bør møtearrangøren ha en Copilot-lisens.
  • Med Copilot kan møtearrangøren ikke bare transkribere møtet, men også oppsummere diskusjonen og lage aksjonspunkter.

5. Del oppsummeringen og aksjonspunktene:

• Husk å dele oppsummeringen og aksjonspunktene i møtechatten.
• Dette gjør informasjonen tilgjengelig for alle deltakerne.
• Enda bedre: Send oppsummeringen og aksjonspunktene som en egen oppfølgingsepost etter møtet, via et CRM-system.
  

Workaround for Møtearrangører uten Copilot

Det er frustrerende når du befinner deg midt i et møte og oppdager at du ikke kan bruke Copilot eller aktivere transkribering. Men fortvil ikke! Det finnes en løsning. La oss se nærmere på hva du kan gjøre:

1. Be Møtearrangøren om å Starte Transkribering:

• Hvis du er i en situasjon der møtearrangøren ikke har Copilot, men har muligheten til å starte transkribering, kan du be dem om å aktivere denne funksjonen.
• Etter møtet kan de eksportere transkriberingen til et Word-dokument og sende det til deg via e-post.

2. Bruk Copilot i Word:

• Når du har mottatt dokumentet med transkriberingen, kan du bruke Copilot i Word for å lage en oppsummering og identifisere aksjonspunkter.
• Selv om Copilot ikke fungerer på norsk i Word, kan du skrive prompts på engelsk. Copilot forstår teksten i transkriberingen, selv om den er på norsk, og kan generere en oppsummering på engelsk.
• Dette er mye mer effektivt enn å lage oppsummeringen manuelt. Ofte er transkriberingen av et 1-times møte ustrukturert og vanskelig å lese. Copilot kan skape en ryddig og strukturert oppsummering på engelsk, som du deretter kan oversette etter behov.
• Du sparer tid og unngår manuelt arbeid.
• Oppsummeringen blir mer konsistent og profesjonell.
• Copilot hjelper deg med å fokusere på de viktigste punktene fra møtet.

Så neste gang du står overfor denne situasjonen, vet du hva du skal gjøre – be møtearrangøren om å sette i gang transkribering, og la Copilot hjelpe deg med å lage en strukturert oppsummering. Lykke til!