I dette innlegget skal du få se nærmere på hva det betyr å dele kunnskap i Microsoft Teams.
Forrige uke leste jeg en veldig interessant forskningsartikkel som handlet om hvordan de beste ansatte i et selskap blir utbrent. Artikkelen ble publisert i Harvard Business Review i 2016.
Hvis du vil lese artikkelen finner du lenken under videoen.
Det er viktig å nevne at artikkelen ble skrevet i 2016 og mange av de utfordringene som beskrives i forskningsartikkelen har blitt mye mindre. Men mye kan man fortsatt kjenne seg igjen i.
Forskningen viser at vi bruker mellom 50 og 80 % av vår arbeidsdag på samhandling, dvs møter, telefonsamtaler, chatter, svarer på eposter. De ansatte har veldig lite tid til å fullføre sine oppgaver, produsere noe.
Effektiviteten til de beste ansatte synker drastisk når mange i bedriften trenger dem for å spørre om råd, delta på et møte eller trenger dem som en tilleggsressurs i et prosjekt.
De beste ansatte tar jobben med hjem, blir stresset, utbrent og i verste fall slutter.
Mange har sikkert kjent seg igjen i dette. Hvor ofte har du hørt at jobben stopper hvis du ikke svarer på våre spørsmål eller at alle trenger deg for å fullføre sine oppgaver.
Til slutt kan de beste ansatte i selskapet bli til en flaskehals.
Allerede i 2016 snakkes det om «value-added collaboration».
Dette var før Teams. I dag har vi Teams. Og ved riktig bruk at teknologien, med riktig kommunikasjonskultur kan vi skape interne kunnskapsbaser uten å tenke på det.
Hvis du bruker Teams riktig, vil informasjons og kunnskapsdeling skje av seg selv og spare masse tid hos de mest verdifulle ansatte i din bedrift.
Opplever du at de ansatte spør om det samme mange ganger?
Merker du at selskapet er avhengig av at enkelte ansatte alltid er tilgjengelig?
Merker du at enkelte ansatte er stresset på grunn av de aldri kommer i mål med sine oppgaver pga konstante forstyrrelser internt?
Da er det på tide å ta tak i dette før du mister de beste.
Snakk med dine kollegaer hvilke spørsmål som skal håndteres som kritiske.
Definer når det skal sendes en melding i Teams og når det er nødvendig å ringe.
Ikke-kritiske spørsmål kan besvares innen 4 timer, og ikke med en gang.
Still spørsmål i den teamkanalen hvor spørsmålet hører hjemme. Da er det mange flere enn bare deg som kan se svaret
Telefonsamtaler er dårlig måte å kommunisere på internt. Da er det kun du som får svar på det du lurer på
Muntlig kommunikasjon/små prat i gangene hjelper ikke å dele informasjon internt. I realiteten er dette tidstyver. Du stjeler tid hos den ansatte du snakker med, samtidig som du ikke bidrar til kunnskapsdeling på tvers av selskapet.
Med enkle grep og riktig kommunikasjonskultur og rutiner, kan du ta vare på de beste og bygge kompetanse hos de som trenger det.
Ønsker du å lære mer om samhandling og Teams i dag?
Dersom du har noen flere spørsmål som ikke ble besvart i dag om Microsoft Teams eller skulle det være noe annet du lurer på er det bare å ta kontakt med oss på telefon eller på E-post.
E-post: katja@ags.no eller på Telefon:33 29 10 00
Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS