Hva bør du tenke på hvis du ønsker å bruke Teams 1-1

Hvilke teams tips trenger du i din bedrift? 

I denne artikkelen vil jeg gi deg praktiske tips om hva du bør tenke på hvis du ønsker å bruke Teams som samhandlingsplattform i din bedrift. Microsoft fortsetter å legge masse ressurser i utvikling av Teams. Vi ser at flere og flere kunder begynner å bruke Teams før de tar i bruk SharePoint.


Se filmen eller les innlegget i tekstform under.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

 

Dokumentlagring vs. samhandling.

Når vi snakker om Microsoft365 er det fortsatt dokumentlagring og dokumenthåndtering som er i fokus. Når kunder går fra en tradisjonell server over til SharePoint og Teams vil kundene gjerne beholde sin vanlige mappestruktur. Men hvis vi analyserer hva vi bruker tid på ila en vanlig arbeidsdag ser vi at kanskje kun 30% av tiden går til å dokumenthåndtering. 70% av tiden går på kommunikasjon, oppgaver, planlegging og møter. Hvorfor har vi så mye fokus på “gule mapper” men ikke alt det andre vi gjør?


Heldigvis er det flere og flere kunder som begynner å se verdien av Teams som samhandlingsplattform. Vi ønsker å planlegge møter, tildele oppgaver til hverandre, kjøre møter med opptak og mye mer fra ett sted.


Hvis du som daglig leder ønsker å innføre Teams i din bedrift husk å tenke prosesser og ikke dokumenter. Hvilke prosesser ønsker du å bruke mindre tid på?

 

Hva bør du tenke på hvis du ønsker å bruke Teams 3-1

 

Teams struktur

Teams -struktur er ikke det samme som mappestruktur. Et viktig spørsmål som du bør stille deg når du lager Teams struktur er “Hvem skal ha tilgang til informasjon og dokumenter som lagres i kanalene?” Svaret på dette spørsmålet hjelper deg å definere om du trenger et nytt team eller en ny kanal i samme team. Gir deg et eksempel. Vi har et team som heter Økonomi. I dette teamet har du 3 kanaler: Generell, Rapporter, Skattefunn. Her trenger vi kanskje en kanal til som heter Budsjett.

Men det viser seg at flere andre avdelinger i bedriften skal ha tilgang til denne kanalen. Flere andre avdelinger skal legge inn dokumenter, tall og vil kunne kommunisere rundt budsjetter. Da er det bedre å lage et eget Team som heter Budsjett og lage en privat kanal pr avdeling i dette teamet. Hadde vi laget en kanal under Økonomi-teamet hadde vi måttet jobbe mye med sikkerhet rundt kanalene og mappene for å få dette til å fungere optimalt.


Når jeg jobber med Teams-struktur for våre kunder bruker jeg en Excel-mal hvor jeg definerer hvem som skal ha tilgang til de forskjellige teamene og kanalene. Jeg definerer om teamene skal være private eller offentlige og om det skal lages private kanaler i de forskjellige teamene.

 

 

Hva bør du tenke på hvis du ønsker å bruke Teams 4-1

 

 

Sikkerhet i Teams

De fleste bedrifter som har tatt i bruk Teams på egen hånd har ingen Teams policy. Dvs at det ikke finnes noen regler rundt hvem som får lov til å lage nye Teams, hvilke teams som skal kunne deles med eksterne brukere.

Ofte har ikke daglig ledere oversikt over hvor mange teams som er opprettet, hvem som har opprettet de teamene og hvem som har tilgang til dokumentene som ligger i de forskjellige teamene. Selv om en bedrift har et avansert sikkerhets oppsett med 2 faktor autentisering osv kan dokumentene og informasjon komme på avveie hvis det ikke finnes noen Teams policy i bedriften.

Alle kundene som forretningsteamet hos AGS jobber med får hjelp med etablering av Teams-policy. Opprettelse av nye teams skjer kun via en godkjenningsprosess slik at daglig ledere får kontroll på hvilke teams som opprettes.

 

Hva bør du tenke på hvis du ønsker å bruke Teams 5

 

Konklusjon

Hvis du ønsker å bruke Teams til mer enn bare webmøter bør du lage en ordentlig Teams-struktur i Excel. Tenkt prosess og tilganger når du lager strukturen.
Du går over fra mappestruktur til samhandlingsplattform. Dette vil kreve en del opplæring og endring i midsettet hos dine ansatte. Lag en liste over alle fordelene Teams vil gi deres bedrift og forklar dine ansatte hvorfor deres hverdag blir mer effektiv.
Ikke glem Teams policy og sikkerhet. Ikke alle skal kunne lage nye teams og teams-opprettelse skal skje via en godkjenningsprosess.
Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ta i bruk Teams på en riktig og sikker måte.

 

 

Hva bør du tenke på hvis du ønsker å bruke Teams 6

 

 

Se flere tips om Teams her! 

Kunne du tenke deg å lese flere smarte tips om Teams?
Under finner du tre super tips som kan bidra til en mer effektiv hverdag for din bedrift!

 

5 SharePoint Tips til daglig ledere bilde til bloggen nr 5. - be om hjelp-1

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 


Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

 

Ta kontakt med oss

Ønsker du å ta kontakt med oss for å ta en prat om Office 365, sikkerhet eller drift av IT-tjenester så ring oss gjerne på 33 29 10 00, eller send en e-post til dinitavdeling@ags.no..

Kontakt oss