Del
Del
Vi nærmer oss ferien, hvor sol og bad står for tur! For å unngå frustrerende telefoner fra kunder og kolleger som venter på svar, kommer her en liten huskeliste du bør gå gjennom før du logger ut av kontoret før ferien!
Lag en prioriteringsliste
Bruk de siste dagene på å prioriter hva du skal ha klart før ferien din starter, sett deg mål og etterstreb å ferdigstille det du har bestemt deg for å ha klart ved feriestart. Det er viktig at målet er realistisk slik at du ikke ender opp med å starte opp etter ferien med dårlig samvittighet for alt du burde ha rukket. Gå igjennom det du skal gripe tak i når du er tilbake fra ferie. Er det noen møter, dokumenter eller arbeidsplaner som skal være klare ganske kjapt etter ferien? Da er det lurt å legge grunnlaget og forberede til dette før ferien.
Lag en fraværsmelding i Outlook
Sett opp en fraværsmelding i e-posten din. De fleste mailprogrammer gir deg mulighet til å enkelt lage en automatisk fraværsmelding, eller out-of-office-melding.
Hvis noen sender deg en mail er det med stor sannsynlighet at de vil ha en eller annen form for tilbakemelding innen rimelig tid. Med en fraværsmelding får avsenderen umiddelbart beskjed om at du ikke er tilgjengelig, og kan ta standpunkt til om henvendelsen kan vente til du er tilbake eller om det må løses på andre måter.
Med noen enkle grep kan fraværsmeldingen bli gjort om til god service for kundene dine. En fraværsmelding bør inneholde:
- Fraværets start og slutt.
- Når kunden kan forvente svar på henvendelse.
- Har kunden mulighet for å få tak i deg dersom det er svært viktig?
- Er det noen andre i firma kunden kan kontakte?
- Dine kontaktopplysninger.
Slik lager du fraværsmelding i Outlook:
Åpne Outlook -> Trykk fil -> Automatiske svar (fraværende)
Legg inn tidspunkt for når du er fraværende -> skriv fraværsmelding -> Velg om den skal sendes Innenfor eller Utenfor Organisasjonen -> OK
Lag en fraværsmelding i e-posten din.
Lag en fraværsmelding i kalenderen din
Legg inn ferien din i kalenderen din. Da unngår du unødvendig forespørsler fra kollegaene dine og de får en god oversikt over når du er tilgjengelig på jobb.
Legg inn fraværsmelding i kalenderen din.Skru av Push varsler på mobilen
I dag hvor 9 av 10 har en smart telefon, er det mange som også har mail på telefonen. Dersom du skrur av Push varsler i forbindelse med mail, velger du selv når du ønsker å oppdatere mailboksen din.
Ønsker du kontakt med oss i sommer?
AGS IT-partner holder åpent i hele sommer. Vi er åpent mandag til fredag, fra kl. 08:00 til 16:00. Kontakt oss i dag på Tlf 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller les mer på våre nettsider her.
Du kan også bruke kontaktskjema.
