Dette kan du forvente når din bedrift tar i bruk Copilot

I dette blogginnlegget skal du få vite hva du kan forvente når din bedrift tar i bruk Copilot, med fokus på brukeradopsjon og endringsledelse. Slik kan du være forberedt på å ta i bruk Copilot i din bedrift!

Hva gjør du når din bedrift får Copilot?

I dag er Copilot mer enn bare et fancy nytt verktøy; det har blitt en del av hverdagen for mange bedrifter og deres ansatte. Det er ikke lenger sett på som noe revolusjonerende, men snarere en naturlig del av den teknologiske utviklingen på arbeidsplassen. I dette blogginnlegget vil jeg forklare hva du kan forvente når din bedrift begynner å bruke Copilot, med fokus på brukeradapsjon og endringsledelse.

Brukeradopsjon og endringsledelse

Brukeradopsjon og endringsledelse er de to hovedbegrepene som er sentrale når det gjelder innføring av Copilot hos våre kunder. Mens den tekniske delen av opplæringen er enkel, ligger den største utfordringen i å endre tankesettet til de ansatte.

Enkel teknisk opplæring

Copilot er et verktøy som er lett å ta i bruk. Den tekniske opplæringen innebærer å vise brukerne hvor de finner Copilot og hvordan de bruker prompts og chattefunksjoner. Det er ikke mange knapper, valg og innstillinger i Copilot. En knapp for å starte Copilot og ett felt hvor man skriver inn prompts er alt som trengs for å komme i gang.

Endring av tankesett

Den største jobben med brukeradopsjon er å endre tankesettet til de ansatte. Denne jobben begynner med at ledergruppen tar en beslutning om at selskapet skal ta i bruk Copilot. Beslutningen skal formidles til de ansatte før de får tilgang til Copilot-lisenser. Det er viktig å formidle følgende til de ansatte:

1. Hvorfor selskapet skal ta i bruk Copilot: Forklar hvorfor Copilot er en strategisk investering for selskapet.
2. Hvorfor Copilot skal tas i bruk nå: Begrunn timingen for implementeringen av Copilot.
3. Presentere utrullingsplan og opplæringsplan: Vis hvordan implementeringen vil foregå og hvilken opplæring som er planlagt.
4. Presentere en intern AI-gruppe: Denne gruppen består av interne endringsagenter som hjelper brukerne med å ta i bruk Copilot. De monitorerer bruken av Copilot i selskapet og har faste statusmøter med IT-leverandøren.

Begrensninger og fremtidige muligheter

Dersom dere er i en bransje som bruker ett eller flere fagsystemer, er det viktig å informere de ansatte om at Copilot for Microsoft 365 i starten kun vil kunne hente data fra systemer innenfor Microsoft 365. Dette betyr at Copilot kan jobbe med filer som er lagret på SharePoint og OneDrive, samt se brukerens eposter og Teams-kommunikasjon. På sikt vil det være mulig å koble flere systemer til Copilot, men det er viktig å skape riktige forventninger fra starten av.

Forventet bruksmønster

Som leder vil du mest sannsynlig oppleve at bruken av Copilot går opp umiddelbart etter at dere får tilgang til verktøyet. De fleste vil være nysgjerrige og ønske å teste hva dette verktøyet kan hjelpe dem med. Etter en stund vil du imidlertid se at bruken går ned. Dette er helt normalt og følger en kjent dynamikk for innføring av ny teknologi, kjent som Gartner Hype Cycle.

Hva er Gartner Hype Cycle?

Gartner Hype Cycle er en modell som beskriver adopsjonsprosessen for ny teknologi. Den består av fem faser: (Bilde 1, hentet fra https://aldridge.com/microsoft-copilot-is-generative-ai-all-hype/) 

1. Fase 1: En ny teknologi lanseres, og det skapes høye forventinger til teknologien.
2. Fase 2: Teknologien får mye oppmerksomhet og mange har urealistisk høye forventninger til dens potensial.
3. Fase 3:  Etter hvert som teknologien ikke oppfyller de høye forventningene, synker interessen og tidlige problemer og begrensninger blir tydelige.
4. Fase 4: Teknologiens fordeler og praktiske anvendelser begynner å bli tydeligere, og flere tar den i bruk på en mer realistisk måte.
5. Fase 5: Teknologien modnes, og blir en vanlig del av arbeidsprosesser, med påvist verdi og stabil bruk.

Denne syklusen hjelper bedrifter med å forstå og forutsi hvordan ny Copilot kan bli mottatt og implementert over tid.

Monitorering av bruken

For å følge med på bruken av Copilot i din bedrift, kan du bruke Copilot-instrumentbordet som er tilgjengelig i Teams under Viva Insights. Copilot-instrumentbordet vil være inkludert i deres Microsoft-lisenser, og det gir en god oversikt over hvordan verktøyet blir brukt i organisasjonen.

Oppsummering

Innføring av Copilot handler ikke bare om å ta i bruk et nytt verktøy, men også om å endre tankesettet til de ansatte og integrere verktøyet i den daglige arbeidsflyten. Ved å fokusere på brukeradopsjon og endringsledelse, kan din bedrift få mest ut av  Copilot og sikre en smidig overgang. Med riktig kommunikasjon og støtte fra en intern AI-gruppe, kan dere skape en kultur for kontinuerlig læring og innovasjon.