Hvordan sende filer med Dropbox transfer 14

Tips til deg som vil komme i gang med SharePoint selv

I det siste har vi fått flere henvendelser fra kunder som ønsker å få hjelp med å «rydde opp» i SharePoint og Teams. Det er ikke vanskelig å begynne å lage dokumenter på SharePoint og det er enkelt å lage nye teams og kanaler. Man tror at man trenger bare noen få dokumentbiblioteker med mapper og dette trenger man ikke hjelp med. Men mange opplever at SharePoint kan fort bli uoversiktlig og vanskelig å jobbe med. I dette blogginnlegget vil jeg vise deg hvordan det oppstår rot i SharePoint løsninger, hvordan du kan unngå det og hva du skal gjøre hvis problemer allerede har oppstått.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Rot i dokumentstrukturen

Når en nystartet bedrift tar i bruk Office 365 er det naturlig å komme i gang med SharePoint så fort som mulig. Man trenger et sted å lagre dokumenter og SharePoint allerede ligger i Office 365. Den typiske feilen vi ser kundene gjør at de bare lager et dokumentbibliotek på startsiden på SharePoint. Etter hvert lages det flere dokumentbiblioteker på startsiden. Bedriften vokser, man lager nye områder og ønsker å dele dokumenter med eksterne brukere. Da kan du for miste kontroll over hvilke dokumenter som ligger hvor og hvilke dokumenter som er delt med hvem. Vi anbefaler å lage en skisse av ønsket struktur i Excel som består av både siter og dokumentbiblioteker.

Bilde 1-4

Typiske siter som de fleste bedrifter tar i bruk er Startiside, Administrasjon, Salg og Prosjekter. På sitene lager du dokumentbiblioteker. Det er ikke sikkert du kommer til å ha mange dokumenter på alle av disse sitene i starten men da har du dannet en og struktur som din bedrift kan vokse på. Om 3 år bruker du fortsatt samme strukturen, mest sannsynlig. Kundene som kommer til oss for å få hjelp med å rydde opp får som regel en helt ny struktur, med en funksjonell startside som kan brukes som intranett. Vi flytter eksisterende filer til den nye strukturen. Det kan være en tidskrevende jobb å flytte dokumentene til den nye strukturen. Derfor anbefaler vi å lage en skisse i Excel helt fra starten.

 

Lite kontroll over tilganger og rettigheter

I det siste har vi fått flere oppdrag som går ut på å rygge opp i brukerrettigheter. Vi ser at en daglig leder ofte deler enkeltfiler med enkeltbrukere. Dette gjør at man fort mister oversikt over hva som er delt med hvem. Det finnes ingen enkel måte å få den oversikten på. Den eneste måten å rydde opp i tilganger på SharePoint er å gå gjennom hver eneste mappe og fil og sjekke hvem som har fått tilgang til den. Når vi får et oppdrag om å rydde opp i rettigheter på SharePoint starter vi ofte med å slette alle tilgangene. Vi lager den eksisterende strukturen i Excel. Excel-arket viser alle eksisterende filer og mapper. «Best pratice» når det kommer til rettigheter er å lage brukergrupper .

Bilde 2-1

Ikke gi tilgang til filer og mapper til enkelt brukere. Vi ser at det å lage rettighetsgrupper basert på rolle fungerer bra. F.eks Ledelse, Administrasjon, Prosjektledere, Montører osv. fungerer bra. Når du får en ny ansatt, blir den lagt til i riktig gruppe og får med en gang tilgang til nødvendige filer og mapper. Det er mye enklere å holde oversikt over hvem som har tilgang til hva når du jobber med brukergrupper. Det er enda bedre hvis du lager gruppene direkte i Office 365.

Problemer med navigasjon

De brukerne som kommer i gang med SharePoint på egen hånd opplever ofte at SharePoint snarveien i Office 365 leder til en side med masse rare «bokser». 

Bilde 3-1

 

Disse «boksene» dukker opp når man lager et nytt område på SharePoint eller når man lager et nytt team i Teams. I en av mine forrige videoer fortalte jeg at Teams lager nye SharePoint siter til nye teams.

Dersom du vil lage en SharePoint løsning selv start med et område https://dittdomene.sharepoint.com/. Du og dine ansatte bør lage en bokmerke til denne siten. Slik ser det ut hos meg.

Bilde 4-2

Denne siten kan du bruke til å lage et intranett og en dokumenthåndteringsløsning. Lag en god struktur med ønskede undersider og dokumentbiblioteker. På denne måten vil både du og dine ansatte se hvor dere skal lagre felles dokumenter. Dersom du allerede har opprettet mange siter og har lagret mye data på de forskjellige sitene kan vi hjelpe deg på å lage en felles og forståelig navigasjon.

 

Dersom du trenger hjelp med å lage en SharePoint løsning, har spørsmål om Teams eller andre tjenester i Office 365 ta gjerne kontakt med Forretningsutviklingsteamet hos AGS IT-partner.

 

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 


Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

 

Ta kontakt med oss

Ønsker du å ta kontakt med oss for å ta en prat om Office 365, sikkerhet eller drift av IT-tjenester så ring oss gjerne på 33 29 10 00, eller send en e-post til dinitavdeling@ags.no..

Kontakt oss