Del
Del
Det er lurt å bruke Teams fordi vi vil spare tid. Kommunikasjon blir mer effektiv, og antall interne mailer vil gå ned. Kult, ingen grunn til å vente med å ta i bruk Teams, tenker jeg. Men hva skjer i virkeligheten når vi tar i bruk intern chatt på jobben? Vi på AGS har brukt Teams siden den kom og har samlet en del erfaringer om typiske feil som gjør din dag mindre produktiv. Jeg må innrømme at de første ukene tenkte jeg «Hæ? Skulle ikke dette hjelpe meg å bli mer effektiv? Nå rekker ikke jeg å gjøre noen ting»
Teams er ikke det samme som Snapchat eller Messenger
Intern chatt er et nytt verktøy for mange små og mellomstore bedrifter. Det er ikke de samme «reglene» som i Messenger som gjelder her. I Teams er det helt OK å bare lese gruppechatten uten å kommentere. Det er helt greit å ikke svare på spørsmål med en gang, selv om alle ser at du er pålogget. Kollegaene dine vet at du mest sannsynlig sitter i telefon eller svarer på en e-post. Det er ikke uhøflig å svare veldig kort og skrive at du er opptatt, men gjerne med et smilefjes😊
"Kan du komme innom meg?"
Hvis jeg ser i samtalehistorikken for 1,5 år tilbake «Kan du komme innom meg?» er den meldingen som jeg fikk mest av. Da fløy jeg mye opp og ned trappene husker jeg. Du får en bra kondis, men du får ikke gjort så mye annet fornuftig. Da er hele visten med en intern chatt borte. Ikke be dine kollegaer om å komme innom deg, men mindre det er en krisesak. Skriv heller kjapt hva saken gjelder. Ofte er det er ja/nei spørsmål. Hvis ikke, spør når på dagen det passer å snakke om det.
Sett riktig status på Teams
Status «I møte» settes automatisk. Teams kan «se» i din Outlook-kalender og dersom du er i et møte blir statusen din satt til «I møte». «Ikke forstyrr» er en status som du kan bruke noen ganger, men status «Opptatt» holder for de fleste.
Gå rett på sak
Vi alle har lært at du må banke på døra før du går inn. Denne regel gjelder ikke for Teams. Når du ser at din kollega har status «Ledig» eller «Opptatt», ikke skriv «Hei», eller «Hei, har du tid til et spørsmål?». Skriv det du lurer på med en gang, gjerne med «Hei😊» først. Det tar ikke lang tid å svare på «Hei» men produktivitet handler ikke bare om tid. Den handler i like stor grad om fokus. Jo lengre samtale du har på chatten jo mer fokus går til selve samtalen. På bildet ser du hvordan du ikke skal kommunisere i Teams.
Analyser hva samtalene handler om
Husk at Teams er et fantastisk verktøy som er mye mer enn bare intern chatt. Hvis du ser at flere av dine kollegaer stiller samme spørsmål ofte, kan du vurdere å svare på spørsmålet i en kanal som alle kan se, du kan også lage et dokument som alle kan ha tilgang til via Teams eller legge ut en link til en side hvor folk finner det de lurer på. Hovedpoenget med Teams er at alle skal enkelt kunne finne nødvendig informasjon og dokumenter via Teams.
Konklusjon
Effektivitet = Tid + Fokus. Når vi snakker om effektivitet snakket vi som regel om tid. Vi vil spare tid og vi ønsker å kunne gjøre flere ting samtidig. Det finnes ikke verktøy som hjelper deg å bli mer effektiv ved å multitaske. Du kan ikke forberede presentasjon og chatte med dine kolleger samtidig. Den oppgaven du flytter fokus fra blir ikke gjort. Jeg har en teori om at verktøy i seg selv har lite positiv effekt på produktivitet. Men verktøy pluss riktig oppsett og bedriftskultur er det som skal til for å få jobben gjort kjapt.
Boost din produktivitet med Microsoft Teams!
Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS.
