Hvordan bruke Microsoft Flow

Slik setter du opp Microsoft Flow til å automatisere oppgaver

I dette tipset skal du få se hvordan du kan bruke Microsoft Flow i Office 365 til å automatisere små og store oppgaver i hverdagen.

En liten ukjent perle i Office 365

Microsoft Flow er nn smart tjeneste som du får med i Office 365, men som du kanskje ikke har hørt så mye om tidligere. Og da er du ikke alene.

Microsoft Flow er nemlig en liten perle som har kommet i skyggen av alle de andre Office 365 programmene og virkelig fortjener å og bli vist frem.

Slik fungerer Microsoft Flow

Du tar et program eller en tjeneste som f.eks Microsoft Planner og lar Flow koble den sammen med Microsoft Teams. Da har du skapt en automatisk oppgave, en Flow som gjør oppgaven helt automatisk for deg.

Vi kobler sammen Youtube og E-post

I dette tipset skal du få se hvordan vi har har satt opp Microsoft Flow til å automatisk sende ut en e-post til alle på AGS når vi har publisert en ny video på Youtube. Da får alle en e-post med nødvendige tekst og  linker slik at det enkelt kan deles på sosiale medier.

Før gjorde vi dette manuelt, og måtte huske på det hver gang. Men nå går alt automatisk

Slik gjør du det

Du kan starte med å gå inn i Office 365 portalen din som du finner på Office.com

• Microsoft Flow finner du lengst borte til høyre på siden.
• Nå kan du bare klikke deg inn på Flow.
• Inne på Flow har Microsoft laget flere ferdige maler som forslag til aktivitet som du kan automatisere.

Her kan du få mange ideer til oppgaver som du kan sette opp til å kjøre automatisk.

Send en e-post når en video lastes opp

Vel inne på Microsoft Flow søker jeg på <Youtube> for å finne en ferdig mal som jeg kan bruke.

• Og riktig nok har Microsoft laget akkurat den Flow jeg er ute etter.
• Hvordan sende en e-post automatisk når en video er lastet opp.
• Klikk deg inn på denne.

Gi Microsoft Flow tilgang til tjenestene

Det første du må gjøre er å la Flow få tilgang til tjenestene som du vil bruke.

I dette tilfelle må du først gi tilgang til Youtube kanalen eller kontoen din slik at Flow vet når du har publisert i ny video, hva videoen heter og linken til videoen.

Det neste Flow trenger er tilgang til Outlook e-post kontoen din, slik at den kan sende ut en e-post når Youtube har publisert en ny video.

Når du er klar kan du klikke deg videre med Continue.

Slik bruker du dynamiske felter

Det første du gjør er å velge hvilken Youtube kanal du ønsker at Flow skal monitorere.

Det neste du gjør er å sette inn en eller flere mottaker adresser som e-posten skal sendes ut til.

I emnefeltet (3) og teksten som følger har du mulighet til å bruke <dynamiske felter>.

I teksten ser du at jeg bruker dynamiske felter slik på f.eks tittelen på (4) videoen og (5) linken til Youtube videoen som endrer seg fra gang til gang.

Disse kan du sette inn i teksten slik du selv vil ved å gå inn på <Add dynamic content>  og velge blant alle de ulike feltene.

Sett inn Delay funksjonen i Flow 

Som du ser er det satt en en tids-forsinkelse mellom når Youtube videoen kommer ut og når e-posten sendes ut til alle sammen på ca 1 time etter at videoen er publisert. Da er klokken ca 08.00 og alle er på jobb.

• Dette får du til ved å trykke på <pluss> tegnet og sette inn Delay funksjonen som Microsoft kaller det.
• Her er det satt 60 minutter forsinkelse som du kan se i illustrasjonen nedenfor.
• Nå er du klar og kan lagre.

Test din Flow

Og dersom du vil teste ut din nye Flow, kan du gjøre det oppe til høyre på meny-raden.

• Det er bare å klikke test.
• Er det noe som ikke kjører vil Flow gi deg en enkel pekepinn på hva som er galt.
• Og det beste av alt, er at det bare funker.

Er det verdt å bruke Microsoft Flow?

Det er så mye du kan gjøre med Microsoft Flow, at det verdt å ta en titt. Her er det uendelige muligheter til å bli kvitt kjedelige rutiner, eller få ideer til helt nye og smarte måter å gjøre ting på som du ikke visste var mulig tidligere.

Det beste av alt er at Microsoft har gjort klar ferdige og nyttige Flow's som du kan ta i bruk med en gang. Så du trenger ikke å finne opp hjulet på ny.  Sjekk ut den norske siden om Microsoft Flow her

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.