I dette tipset skal du få se en komplett oppskrift på hvordan du kan bruke BREAKOUT ROOMS i Teams. Nå kan du dele dine møtedeltakere inn i flere virtuelle grupperom fra hovedmøtet i Teams.
Med Breakout Rooms kan du endelig dele dine møtedeltakere inn i flere virtuelle grupperom i Teams.
Breakout Rooms eller grupperom som det heter på norsk er en av de mest etterspurte funksjonen som de fleste har savnet i Teams.
Perfekt når du vil dele alle deltakerne inn i mindre grupper der man kan jobbe sammen på oppgaver eller ha separate sesjoner.
I grupperommet får du tilgang til alle funksjoner du har i ordinære møter. Videomøte, lyd og egen chat. Du kan også bruke White Board, presentasjoner og ta møtenotater slik du pleier.
I denne artikkelen og i videoen overfor skal du se fremgangsmåten og en komplett gjennomgang av hvordan du bruker grupperommene.
Det er faktisk ikke så vanskelig å få til selv.
Bare se her.
Du kan begynne med å starte et nytt møte på Teams klienten din. Lag deg en fin tittel på møtet, og skru på kamera ditt, før du starter møtet. Husk også å legge til lyd her på de nye møte-innstillingene på Teams.
Før vi inviterer inn alle sammen til møtet skal vi lage klare noen Breakout Rooms
Ikonet for Breakout Rooms finner du her oppe på menylinjen i Teams og har fått det tøffe navnet Grupperom på norsk.
Da er det bare å klikke deg videre på <Grupperom> ikonet, så skal vi lage flotte rom til møtedeltakerne våre.
Inne på Grupperom eller Avslapningsrom som også merkelig nok Microsoft har valgt å kalle det. -Kjært barn har visst mange navn.
Her inne på oppsettet kan du først starte med å velge hvor mange Breakout Rooms du trenger. I dette eksemplet trenger vi 2 stk. Så jeg velger 2 her på rullegardinlisten til høyre slik som dette.
Litt lengre nede på menyen kan du sette opp om Teams skal fordele deltakerne automatisk til ledige rom, eller om du vil fordele møtedeltakerne manuelt selv på Grupperommene.
Her velger jeg manuelt, slik at det blir enklere å vise deg hvordan det fungerer. Det er også lurt dersom du vil ha mulighet for å selv kunne velge hvem personer som skal inn i hvilken gruppe.
Når du er klar, klikker du deg videre på <Oprette Rom> her nede til høyre.
Det tar noen sekunder for Teams å opprette rommene, men etter en liten stund stå de her, klare til bruk. Tøft ikke sant.
Men jeg er ikke helt fornøyd med navngivingen så jeg vil gjerne gi dem litt mer forklarende navn.
Du kan døpe om romnavnet enkelt ved å klikke på de tre prikkene her ved siden av rommet og så kaller du rommet det du vil slik som dette. Klikk deg videre på <Gi nytt navn til rom> når du er klar.
Jeg kaller det ene rommet support for her vil jeg ha inn alle fra kundesenteret, og det andre rommet Utvikling for her vil jeg ha inn alle fra utviklingsavdelingen.
Her kan du dele møtedeltakerne inn etter roller, team, geografi, avdelinger eller helt vilkårlig dersom du vil det. Det er bare fantasien som setter grenser.
Trenger du flere rom kan du enkelt legge til flere dersom du trenger det.
Klikk først på <Legg til rom> her på menyen, rommet tar noen sekunder å opprette så du må være litt tålmodig.
Vil du fjerne det igjen, klikker du på de 3 prikkene her ved siden av rommet og velger <Slett rom> så er det borte like sakte som det ble opprettet.
En annen lur ting du bør være klar over er, rominnstillingen som du finner her på de tre prikkene på grupperom menyen.
Her ligger det 2 valg som du bør ha kjennskap til.
Da er rommene klare så nå er det på tide og invitere noen deltakere på møtet.
Her har jeg fått med meg 2 fra kundesenteret og 2 fra forretningsutvikling teamet vårt.
Her er de!
Du kan starte med å tilordne møtedeltakerne til de respektive grupperommene i Teams.
Så her vil jeg legge alle fra kundesenteret inn i supportrommet og alle fra forretningsutviklingsteamet vårt i utviklingsrommet.
Her er Katja og Elise plassert i Utviklingsrommet.
Eirik og Joakim her i support rommet.
Da er du klar for neste skritt som er å aktivere rommene for møtedeltakerne.
Som du ser her er begge rommene stengt og ikke aktive. For å aktivere dem trenger du bare å klikke på <Starte Rom> her til høyre.
Ønsker du å aktivere rommet individuelt kan du gjøre det her på de tre prikkene igjen, du kan både stenge og aktivere rommet her på menyen.
Nå kan jeg gå inn på rommet og sjekke ut hvordan hun og Elise har det ved å klikke her på de 3 prikkene på grupperommet og velge <Bli med i rommet> slik som dette.
Her kan du være med på møtet, sjekke at alt går fint, og vil du gå ut igjen kan du enkelt forlate møtet dersom du vil gå videre til et annet rom.
En tøff funksjon er at du kan legge ut en kunngjøring ut til alle grupperommene.
Det kan f.eks. være at det er kun 10 minutter igjen til man samles i hovedmøtet. Eller at det er på tide med en pause.
Du får bekreftelse på at melding er sendt ut øverst i møtevinduet i Teams klienten din.
Når du er ferdig med din Breakout Rooms sesjon kan du lukke alle rommene ved å klikke her på <Lukke rom> for å få alle automatisk tilbake i hovedmøtet.
Det er noen små huskeregler du bør få med deg.
Smart ikke sant.
Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS