Hva øker prisen på Microsoft 365

Hva kan øke prisen på en installasjon av Microsoft 365 Business Premium?

Har du lurt på hvorfor prisene på installasjon av Microsoft 365 kan variere så kraftig fra leverandør til leverandør?
I dette innlegget skal du få se hva som kan øke prisen når du skal sette opp Microsoft 365 Business Premium i din bedrift.

Hva får du i Microsoft 365 Business Premium?

La oss først se hva du får når du kjøper Microsoft 365 abonnement

Microsoft 365 Business Premium inneholder alle programmene som du kjenner fra Officepakken fra Microsoft
(Word, Outlook, Excel, OneNote, PowerPoint, Excel m.m.)
I tillegg får du en bra eposttjeneste med stor kapasitet og stabilitet for å sende og motta epost.

Du får også skylagring i OneDrive og SharePoint og en bra klient for møte og samhandlingsverktøy i Teams.
Det kanskje ikke alle er klar over er at du også får med et omfattende sett med
førsteklasses sikkerhetstjenester som sikrer både brukeridentitet og bedriftens enheter.

Disse funksjonene er inkludert i pakken som Microsoft kaller Microsoft 365 Business Premium
Denne pakken ligger på ca 162,- kr per bruker per måned fra Microsoft.

Her er de viktigste sikkerhetsfunksjonene som du får med i Microsoft 365 Business Premium:

• 2 faktor autentisering for å hindre tyveri av brukernavn og passord
• Microsoft ATP (Advanced Threat Protection)
  utvidet epostbeskyttelse mot svindelepost og skadelig lenker:
• Les mer om dette om hvordan du oppdager en svindelmail
• Sikre bedriftens enheter med Intune, dette lar deg sentralstyre og standardisere hele maskinparken. Mulighet for å ekskluder enheter fra bedriftens sensitive opplysninger dersom den er på avveie.
• Nyeste utgave av Windows 10

Ikke alle får satt opp sikkerheten som de betaler for

Rapporter og tilbakemeldinger fra kunder og distributører viser at flere som har Microsoft 365 fra sin IT-leverandør.
De betaler for alle sikkerhetsproduktene, men ikke fått det installert fra sin IT-leverandør og er i dag sårbare for angrep selv om de betaler for sikkerhetstjenestene.

Et eksempel på dette kan være at du betaler for Microsoft 365 Business Premium, men det som er installert er de vanlige Office programmene og ATP Epost beskyttelse, hvor oppsettet av 2 faktor autentisering og sikring av maskinparken mangler.

Hvorfor er det slik?

Det kan være flere årsaker til dette, så jeg ville rådet til å prate med din IT-partner om dette for å være sikker.
Nedenfor kan du få med deg noen av de vanligste årsakene.

Den Microsoft 365 lisensen som har vært den mest vanlige de siste årene heter:
Microsoft 365 Business Standard.

Den inneholder de samme samhandlingstjenestene som i Business Premium men koster ca 65-85,- kroner mindre siden den ikke har sikkerhetsverktøyene.

Dette betyr at en IT-leverandør tjener mer på lisensen med Business Premium uten noe mer arbeid dersom sikkerhetsoppsettet ikke settes opp.

Ved å presentere en større implementeringskostnad for installasjon på alle PC-er i bedriften, kan IT-leverandøren være redd for å miste kunden. Derfor vil de i stedet presenterer lisenskostnad med standard Office-installasjon.

En tredje årsak kan være manglende kompetanse for å sette opp løsningen.
Disse sikkerhetstjenestene fra Microsoft er relativt nye, og det skjer oppdateringer og forbedringer fra uke til uke.

En tekniker må gjennom en grundig sertifisering fra Microsoft for å bli kvalifisert for et fullt oppsett
Microsoft 365 Business Premium
noe som kan være årsaken til at det er kun deler av løsningen som er satt opp.

Hva koster egentlig installasjon av Microsoft 365 Business Premium?

Microsoft 365 inneholder mange tjenester og programmer, så installasjonen av dette kan settes opp trinnvis.
Vi starter med det enkleste, oppsett og migrering av epost.

• Migrering av e-post
  Selv om det kanskje er det enkleste og mest vanlige, er det ofte dette som også er mest jobb.
  Noen IT-partnere, blant annet AGS IT-partner tilbyr en gratis-migrering over til Microsoft 365 epost.
  Denne type migrering har en forutsetning om at du må gjøre noe på egenhånd, epostene som ønskes migrert må være i en PST-fil som teknikere importerer inn i løsningen.
  Eller så kan teknikere ta på seg denne type arbeid, som vanligvis tar mellom 1-2 timer per bruker.
  Du kan regne med en kostand på alt fra 1300,- kr til 3000,-kr per bruker.
  Arbeidet ved flytting av epost fra gammel løsning til ny, avhenger helt og holdent på hvor store innbokser man har og hvor gammel din PC-er.
  
  
• Installere Office programmene
  Dette er kanskje det enkleste av arbeidet, du kan gjøre dette på egenhånd ved å installere via en lenke.
  Eller få hjelp av din IT-partner som typisk kan bruke 10-20 minutter på det.
  
  Tidsestimatet er forskjellig fra maskin til maskin, det avhenger av hvor gammel den er og hvor mye diskplass som er tilgjengelig. Ved gitt tidsestimat kan det regnes med en kostnad på 300-700,- kr per bruker.
  
  
• Oppsett av Advanced Threat Protection (ATP)
  Neste på listen er å sette på ATP beskyttelse
  Denne gjør en grundig og viktig jobb med å eliminere skadelig innhold.
  Alle innkommende eposter blir skannet, slik at vedlegg og lenker vil være trygge å trykke på for dine ansatte. 
  ATP vil også beskytte filer som deles og mottas i OneDrive, SharePoint og Teams.
  Din IT-partner aktiverer denne i Microsoft administrasjonssenter.
  Her bør du plusse på noe tid fra din IT-leverandør, mange tar ofte 1 til 2 timer for oppsett og test.
  
  
• Oppsett av riktige sikkerhetsinnstillinger
  For å få en riktig installasjon på enheter, brukeroppsett og 2 faktor autentisering.
  så er din IT-partner nødt til å sette opp alle de riktige innstillingene i Microsoft administrasjonssenter.
  Dette gjøres i noe samarbeid med dere, for å bestemme hvor standardisert oppsettet vil bli.
  Det kan for eksempel være at alle i bedriften vil bruke Microsoft Edge koblet til Office kontoen, eller hvilke typer enheter som skal være godkjente (f.eks kun Android telefoner).
  Dette kan være det som tar lengst tid for din IT-leverandør, ofte kan det settes av 10-12 timer for jobben.
  Dette avhenger ofte av hvilke sikkerhetspolicies du har behov for.
  Og hvor mange som bedriften ønsker å ha aktivert.
  
  
• Oppsett av 2-faktor autentisering - Multi Factor Authentication (MFA)
  MFA vil sikre brukeridentiteten til deg og dine ansatte.
  Med en App på telefonen, for eksempel Microsoft Authenticator må du trykke Godkjenn
  når du skal logge inn i Microsoft 365 På lik måte som du kan kjenne deg igjen i ved bruk av Bank ID.
  
  

Vær oppmerksom på dette - MYTE!

Når jeg har vært ute i kundemøter og pratet om dette sikkerhetsverktøyet får jeg ofte høre noen fordommer mot MFA grunnet inntrykket er at dette må gjøres hver dag man kommer på jobb.

MFA i Microsoft 365 er såpass mye bedre enn tilsvarende mulighet i andre løsninger, at Microsoft vil kjenne igjen både nettverket og lokasjonen du sitter på.

Dette betyr at du kun bruker MFA på nye nettverk og lokasjoner.
Her mener Nasjonal sikkerhetsmyndighet at du med 2-faktor autentisering kan effektivt stoppe 99,9% av alle hackerangrep. Altså 99.9% mindre sannsynlighet for at kontoen din blir hacket.

Hva koster det å sette opp MFA – 2-faktor autentisering?
Din IT-partner vil hjelpe deg med å aktivere denne funksjonen,
du bestemmer hvor ofte MFA kreves og det er lurt å sette av ca. 2 timer for oppsettet av løsningen.

Du kan beregne cirka 15 minutter per bruker for å komme opp på en Microsoft 365 MFA løsning

NB! Her bør du være klar over at flere faktorer kan gjøre installasjonen dyrere.

1. Brukeren har ikke klart nødvendige passord for å installere på telefonen.
   Dette kan for eksempel være AppleID login.
   Her vil tekniker bruke lenger tid per bruker.
   
   TIPS! Det lønner seg for deg å bruke litt mer tid til å forberede brukerne på forhånd for å unngå ekstra kostnader.
   
   
2. Brukeren er ikke tilgjengelig til avtalt tid.
   Slik at din IT-leverandør vil bruke lenger tid på installasjonen.
   Det er også vanlig at disse brukerne får problemer i etterkant da de ikke er på løsningen.
   
   TIPS! God planlegging!
   
   
3. De fleste fordyrende årsakene kommer av lite planlegging og dårlig informasjon til brukerne.
   
   TIPS! Få hjelp av din IT-leverandør til å informere alle brukerne på forhånd hva som kommer til å skje og hva de må ha klart. Ofte har IT-leverandøren ferdig informasjon som du kan sende ut før installasjonen.
   

Installasjon av Intune

Intune er tjenesten i Microsoft 365 som lar deg styre og standardisere alle klienter
som PC og mobiltelefoner og nettbrett.

Her får du mulighet til å ekskludere enheter fra bedriftens sensitive opplysninger dersom den er på avveie.
Smart dersom en PC eller mobil blir stjålet så kan du enkelt kutte tilgangen til bedriften.

Du vil få et standardisert oppsett for alle brukere.
Og vil gi deg mulighet for å kontrollere alle applikasjoner som brukes, installeres og eventuelt slettes.

Det vil gi en veldig god kontroll og tilgang til bedriftens data ved ansettelser og oppsigelser.
Du vil for eksempel ikke at den tidligere ansatte fortsatt skal ha tilgang til nedlastet dokumenter på sin mobil etter at personen har sluttet.

Når sikkerhetsinnstillingene er ferdig satt opp av din IT-partner er Intune klar til implementering.
Dette prosjektet planlegges godt sammen med din IT-partner.
Har dere mange ansatte er det veldig vanlig å starte med en «pilotgruppe» som er utvalgte medarbeidere som setter standarden for resten av firmaet.

Da installeres Microsoft 365 Intune på klientene for å kunne administrere de. 
Velge hvilke data brukerene skal få tilgang til, og hva de kan gjøre med dataen.

Et vanlig estimat er å bruke ca. 1.5 timer per maskin for installasjonen.
Du bør være klar over at det forutsetter ofte at maskinen er ganske ny.
Har Windows 10 Pro installert og har lite lokal data lagret.

Kostnader - du bør være oppmerksom på!

Det kan ta mye lenger tid dersom:

1. Gamle maskiner

Er en eller flere av maskinene er eldre en 2-3 år bør du legge til ca 1-2 timer pr PC for oppsett av tjenesten.
Det kommer av at disse ofte er tregere og bruker lengre tid på prosessen.

TIPS! Se gjennom og kartlegg IT-parken sammen med IT-leverandøren før du går i gang med installasjonen. Se kost – nytte i forhold til å bytte ut eldre maskiner før installasjon så slipper du å betale ekstra for oppsett maskiner som kanskje allikevel skal byttes ut i løpet av kort tid.

2. Hvor mye data og plass det er på maskinen

Inneholder maskinen(e) mye data må dette flyttes fra gammel brukerprofil til ny og sikker Microsoft 365 profil på maskinen. Dette gjøres ved å synkronisere OneDrive på maskinen.

Har maskinen mye data som ligger lokalt og ikke i f.eks Sharepoint eller OneDrive, må disse flyttes og synkroniseres av IT-tekniker som betyr lenger tid på prosessen. Du må regne med ca 1 time ekstra dersom maskinen har mye data. Mer dersom maskinen i tillegg er gammel eller har liten diskplass.

TIPS! Ha gode rutiner på å lagre dokumenter for brukerne dine. Få brukerne selv til å flytte over viktige data i f.eks OneDrive så slipper du å få ekstra kostander fra IT-leverandøren.

3.PC har Windows Home.

Har PC en du skal installere Microsoft 365 Intune på Windows 10 Home vil du ikke komme i mål da Windows Home ikke støtter sikkerhetsfunksjonene i klientstyringen i Microsoft 365.

Windows 10 Home finner du typisk på PC’er som kjøpes for privat eller skole bruk på f.eks Elkjøp eller Komplett.
Sjekk at maskinen du har eller ønsker å kjøpe har Windows 10 Pro installert som er laget for å benyttes i bedrifter.

Oppgradering på en maskin fra Windows 10 Home til Windows 10 Pro kan ta flere timer så dette bør du sjekke opp eller få hjelp til å sjekke i forkant.

Hva gjør jeg dersom jeg har slike maskiner?

TIPS! Har du en eller flere slike maskiner eller du er usikker på om noen av dine maskiner har Windows 10 Home så ta en gjennomgang med din IT-leverandør før du starter med Microsoft 365. Bytt ut eller oppgrader maskinene til Windows 10 Pro før installasjonen så sparer du flere timer på hver maskin.

                                                  Møterom med Teams

Teams er et fantastisk verktøy for kommunikasjon og samhandling både internt og eksternt.
Du kan bruke Teams til videomøter med dine kolleger, kunder og samarbeidspartnere, noe som selvfølgelig også er et mye mer aktuelt verktøy etter hjemmekontor har blitt mer innført.

Installasjonen av Teams til et møterom kan din IT-partner hjelpe deg med, det er flere gode møteroms produkter som er skreddersydd til Teams. Les mer om hvilke møteromsløsninger du bør velge her: https://www.ags.no/logitech-moteromslosninger-for-microsoft-teams/

"Til hjemmekontor og videomøter er det viktig å ha godt headsett med mikrofon, og et webkamera."

                                                          Oppsett av OneDrive

Installasjon av OneDrive er noe som tas i samme omgang som Office pakken som nevnt på en av punktene over.
Det som kan bli noe arbeid ved oppsettet er om det skal flyttes noe data fra et annet sted, eller sette på OneDrive synkronisering på maskinen. Dersom du eller dine ansatte behøver hjelp fra dette vil din IT-partner kunne bistå med flyttingen.

                                                              Oppsett av SharePoint

Det finnes vanvittig med muligheter i SharePoint, og tjenesten ligger klar i Microsoft 365 Business Premium abonnementet ditt. SharePoint skal opprinnelig erstatte den tradisjonelle filserveren, hvor du kan ta nytte av alle samhandlingsmulighetene i Microsoft 365.

En SharePoint-løsning kan for eksempel også settes opp som et intranett, dokument- og prosjekthåndtering, samhandlingsmuligheter, elektroniske skjemaer og mye mer.

Ta kontakt med din IT-partner for en gjennomgang av mulighetene som vil passe din bransje, det er mulig å skreddersy SharePoint-
Slik at en kostnad på en god løsning kan koste alt fra noen tusenlapper til flere hundretusen kroner.

Konklusjon

Microsoft 365 Business Premium er et fantastisk godt verktøy for bedrifter, det lar deg arbeide i gode programmer og i tillegg sikrer dine ansatte og enheter for en billig penge.

Det er viktig å tenke på hva som gjennomføres i installasjonen og hva som kreves av deg.
Det er veldig mye tid og penger å spare på å planlegge godt sammen med din IT-partner. Forhåpentligvis blir du informert og guidet godt igjennom prosjektet for hvordan du skal informere dine ansatte, for er alle brukere godt forberedt vil det spare mye tid for teknikeren som skal utføre installasjonen.

Et godt tips!
Til slutt kan være å arrangere et kurs i Best Practice i Microsoft 365, slik at alle brukere vet hvordan de skal arbeide riktig og mest effektivt i løsningen – og ikke minst at de vet hva de får i denne fantastiske pakken fra Microsoft!

Kom igang med Microsoft 365 Business Premium i dag!

Kunne du tenke deg å vite mer om hvordan du kan ta i bruk Microsoft 365 Business Premium eller hvordan du kan komme i gang med bedre sikkerhet i Microsoft 365 så er det bare å ta kontakt. 

Kunne du tenke deg å få hjelp til å komme i gang med Microsoft 365 Business Premium for din bedrift?

• Send en epost til start@ags.no så er du i gang. 😊
• Les mer på våre nettsider om Microsoft hvis dette kunne vært noe for deg?
• Noe som vil få din hverdag til å bli enklere er å kunne sette opp Live Event og Webinar med Microsoft Teams

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.