Hvorfor er det så vanskelig å lage en god Teams-struktur?

I dette blogginnlegget skal du få vite om de tre hovedårsakene som fører til vansker når det kommer til god Teams struktur og hvordan du kan forbedre arbeidsflyten i Teams.

Å skape en funksjonell og effektiv struktur i Microsoft Teams virker i utgangspunktet enkelt, men i praksis viser det seg ofte å være overraskende utfordrende.

Etter mange år som konsulent har jeg identifisert tre hovedårsaker til hvorfor mange virksomheter sliter med å få til en god Teams-struktur. Disse årsakene er basert på mine egne erfaringer og observasjoner i samarbeid med kunder, ikke akademisk forskning.

1. Mangel på teknisk kompetanse

Den kanskje mest vanlige utfordringen er manglende kunnskap om Teams og Microsoft 365 generelt. Mange brukere er usikre på hvordan Teams fungerer, og frykten for å gjøre noe "feil" fører ofte til at man holder seg til gamle vaner.

Et typisk eksempel er å opprette ett stort Team med en komplisert mappestruktur, fremfor å lage flere relevante Teams og kanaler.

Teams har et enormt potensial som strekker seg langt utover filhåndtering. Når verktøyet kun brukes som en digital filserver, utnyttes kanskje bare 20 % av funksjonaliteten. Usikkerhet rundt varsler, kanalstruktur og navigasjon fører til at mange bruker Teams i svært begrenset grad.

Et grunnleggende kurs i Teams og Microsoft 365 er derfor en smart investering for å sikre at ansatte får en trygg og funksjonell start.

2. Flere systemer for filhåndtering

Mange virksomheter har en fragmentert systemportefølje hvor filer lagres og behandles i alt fra ERP- og CRM-systemer til fagsystemer og e-post. Dette skaper forvirring og gjør det vanskelig å vite hvilket system som skal brukes til hva.

En god tilnærming er å kartlegge hele organisasjonen – avdelinger, prosesser og eksisterende systemer – og definere tydelig hvilke systemer som skal brukes til hvilke formål. La oss se på et konkret eksempel:

HR-avdelingen har både leveranseprosesser og utviklingsprosesser. Leveranseprosesser er strukturert arbeid med faste rutiner, som for eksempel rekruttering, onboarding, lønn og fraværsoppfølging. Disse håndteres ofte i fagsystemer som Visma, Simployer eller CatalystOne.

Utviklings- og kvalitetsprosesser, som forbedring av rekrutteringsrutiner, revisjon av personalhåndbok eller internkontroll, støttes derimot ikke alltid av fagsystemer. Her er Teams et ideelt verktøy. Det gir fleksibilitet, samhandling og oversikt på tvers av avdelinger og prosjekter.

For avdelinger som ikke har egne fagsystemer, kan også leveranseprosesser håndteres effektivt i Teams – så lenge det finnes en struktur og oversikt.

3. Dårlig planlagt innføring av Teams

En god struktur starter med en god innføring. Altfor ofte ser vi at Teams tas i bruk uten en helhetlig plan, og da er det lett å gå seg vill. Mange bedrifter hopper over kritiske steg i prosessen og ender opp med et fragmentert landskap av Teams og kanaler uten sammenheng.

For å lykkes bør man gjennomføre følgende steg:

1. Ta en tydelig beslutning om å bruke Teams til dokumenthåndtering og samarbeid.
2. Kommuniser beslutningen klart til alle ansatte.
3. Besvar spørsmål og avklar eventuelle usikkerheter.
4. Gi opplæring til både ledere og ansatte i bruk av Microsoft 365.
5. Etabler en felles struktur som dekker alle prosessene i virksomheten.
6. Migrer eksisterende filer til den nye Teams-strukturen.
7. Lås gamle lagringsområder for redigering for å unngå dobbeltarbeid.

Disse trinnene sikrer en ryddig overgang og legger grunnlaget for effektiv bruk av Teams i hele organisasjonen.

Konklusjon

Å lage en god Teams-struktur krever mer enn bare å opprette et Team eller to. Det handler om kompetanse, planlegging og helhetlig tenkning. Med riktig opplæring, oversikt over virksomhetens prosesser og systemer, samt en bevisst innføringsprosess, kan Teams bli en verdifull plattform for samarbeid og dokumenthåndtering.

Det er verdt å investere tid og ressurser i dette arbeidet – resultatet er bedre samhandling, økt produktivitet og en digital arbeidsplass som fungerer.