Sommerferien er allerede i gang for flere og ved fellesferiens start i juli er det enda flere av oss som nyter late dager utenfor kontoret. For å unngå frustrerende telefoner fra kunder og kollegaer som venter på svar, kommer her en liten huskeliste du bør gå gjennom før du logger ut av kontoret før ferien. Etterpå kan du nyte feriedager med ekstra god samvittighet!
Sett opp en fraværsmelding i e-posten din. De fleste mailprogrammer gir deg mulighet til å enkelt lage en automatisk fraværsmelding, eller out-of-office-melding.
Hvis noen sender deg en mail er det med stor sannsynlighet at de vil ha en eller annen form for tilbakemelding innen rimelig tid. Med en fraværsmelding får avsenderen umiddelbart beskjed om at du ikke er tilgjengelig, og kan ta standpunkt til om henvendelsen kan vente til du er tilbake eller om det må løses på andre måter.
Med noen enkle grep kan fraværsmeldingen bli gjort om til god service for kundene dine. En fraværsmelding bør inneholde følgende elementer:
Åpne Outlook -> Trykk fil -> Automatiske svar (fraværende)
Legg inn tidspunkt for når du er fraværende -> skriv fraværsmelding -> Velg om den skal sendes Innenfor eller Utenfor Organisasjonen -> OK
Legg inn din planlagte ferie tidlig i kalenderen din. Da unngår du unødvendig forespørsler fra kollegaene dine og de får en god oversikt over når du er tilgjengelig på jobb. Dersom du er en person som pleier å bli booket inn på prosjekter osv. er det også lurt å legge opp planlagt ferie relativt tidlig i kalenderen. Da er dine kollegaer godt forberedt på at du er vekke og kan planlegge prosjektene litt mer i forkant.
I dag hvor 9 av 10 har en smart telefon, er det mange som også har mail på telefonen. Dersom du skrur av Push varsler i forbindelse med mail, velger du selv når du ønsker å oppdatere mailboksen din. Du får slappet av når du først har fri og slipper unødvendige stressmomenter i ferien din.
Dersom du skal reise med ferger, som for eksempel Danskebåten eller Kielfergen, bør du passe på ved bruk av data ombord. Her gjelder ikke de samme roaming kostnadene som til lands. Ute på sjøen går internettforbindelsen over satellitter, så i tillegg til noe treghet og enkelte begrensninger, kan det forekomme store ekstra kostnader. Det gjelder ikke bare databruk, men også samtaler og meldinger. Tjenesten på Color Line fergene leveres av Telenor Maritime og dette nettverket betjener deg ved å overføre din samtale og datatrafikk via skipets satellittforbindelse. Nettverket åpnes når skipet er til sjøs. Hvis skipet seiler tett på kysten, kan du bli koblet til en landbasert operatør.
Er du glad i musikk, er et godt tips å gjøre favorittmusikken din tilgjengelig offline før du skal reise. Da begrenser du bruk av data når du er ombord. Et annet godt tips er å sjekke med selskapet som tilbyr reisen, om de tilbyr mulighet for å forhåndsbetale tilgang til trådløst internett ombord. Her får du en rimeligere pris enn det du får med satellittdekning.
For å få den mest optimale ferien, er det viktig å forberede seg mest mulig før den starter. Bruk de siste dagene på å prioritere hva du skal ha klart før ferien din starter, sett deg mål og etterstreb å ferdigstille det du har bestemt deg for å ha klart ved feriestart. Det er viktig at målet er realistisk slik at du ikke ender opp med å starte opp etter ferien med dårlig samvittighet for alt du burde ha rukket. Gå igjennom det du skal gripe tak i når du er tilbake fra ferie. Er det noen møter, dokumenter eller arbeidsplaner som skal være klare ganske kjapt etter ferien? Da er det lurt å legge grunnlaget og forberede til dette før ferien. Med dette ønsker vi deg en riktig god sommer.
Få en brukervennlig og enkel One-Stop-Shop for alt du trenger av IT-løsninger, skytjenester, support og IT-sikkerhet.
