Få bedre HR prosesser med Microsoft 365

I dette blogginnlegget får du vite hvordan Microsoft 365 kan hjelpe deg med HR-prosesser i din bedrift. Slik at du effektivt kan håndtere HR-relaterte oppgaver!

Hvordan Microsoft 365 kan effektivisere HR prosesser

Vi har snakket mye om hvordan effektiv intern kommunikasjon og effektiv oppgavehåndtering forbedrer deres hverdag. I denne bloggen vil jeg se nærmere på HR prosesser og vise dere hvordan M365 kan hjelpe dere å effektivisere HR prosesser. 

Jeg nevner for dere typiske utfordringer og viser hvordan de kan løses ved hjelp av Microsoft 365

1. Tid og energilekkasje hos de ansatte

Vi har gjennomført en undersøkelse hos flere av våre kunder. Dataanalysen viser at de ansatte i mange selskaper kjenner på stort arbeidspress.

Hovedkilder til energilekkasje er:

• manglende informasjon. Både fra ledelsen til de ansatte og fra de ansatte til ledelsen.
• Uklarhet i roller
• arbeidsbeskrivelser
• rutinebeskrivelser 

Riktig bruk av Microsoft 365-verktøyene kan effektivisere HR-relaterte oppgaver selv i selskaper uten en dedikert HR-avdeling.Her er noen måter disse verktøyene kan hjelpe:

Kommunikasjon og samarbeid

Microsoft Teams er en plattform for effektiv kommunikasjon og samarbeid mellom enkeltpersoner med HR-ansvar. Teammedlemmene kan enkelt dele informasjon, planlegge møter og samarbeide om HR-relaterte oppgaver. Dette reduserer behovet for omfattende e-postkorrespondanse og muliggjør rask beslutningstaking og problemfri samarbeid.

Intranett

Dersom en bedrift har et bra intranett, hvor alle rutiner og prosedyrer ligger lett tilgengelig for de ansatte vil de spare tid på unødvendig leting etter informasjon. På intranettet skal all informasjon være oppdatert.

Vårt intranett ser slik ut:

Her finner vi:

• personalhåndbok
• informasjon om arbeidstid
• ferie
• pensjonsordninger og mye mer. 

Du kan også lage et enkelt og funksjonelt kvalitetssystem på intranettet. Hvor de ansatte kan finne interne rutiner og prosesser. 

Dokumenthåndtering

Med SharePoint og OneDrive kan de ansatte opprette og organisere en sentralisert dokumentarkivstruktur.

• Kontrakter, retningslinjer, ansattinformasjon og annen relevant dokumentasjon kan lagres og deles på en strukturert måte.
• Dette sikrer at all nødvendig informasjon er lett tilgjengelig og kan deles med de rette personene uten unødvendig leting etter dokumenter.
  

2.    Medarbeidermotivasjon

Det finnes flere måter å øke medarbeidermotivasjon. For å lage tiltak som øker medarbeidermotivasjon trenger HR ansvarlige å få innsikt i hva medarbeiderne savner og hva de ønsker selv. 

Forms

Vi anbefaler å ta i bruk Microsoft Forms for å kjøre spørreundersøkelser, måle medarbeideres tilfredshet og gjennomføre vernerunder.

Vår HR-ansvarlig bruker forms til veldig mye. Hun har bl.a. utarbeidet veldig gode skjemaer i forms som vi bruker til medarbeidersamtaler.

De ansatte fyller ut skjemaet for medarbeidersamtale på forhånd og avdelingsleder går gjennom svarene til i skjemaet sammen med den ansatte og lager en rapport. På den måten får vi gode innspill fra de ansatte og samler innsikt som ledelsen kan handle på.

Viva tjenestene

Vi har hatt et webinar om Microsoft Viva hvor vi snakket om hvordan Viva tjenestene kan hjelpe å øke medarbeideres motivasjon.

Jeg skal ikke gå gjennom Viva produktene i denne bloggen. Men jeg vil si at alle lederne med personalansvar bør ta i bruk Microsoft Viva. Viva er laget for å redusere utbrenthet blant de ansatte ved å gi lederne datadrevet innsikt om de ansattes arbeidsmønster. 

3. Opplæring og kompetanseheving

For å kunne jobbe målrettet med opplæring og kompetanseheving må man samle data om hvilken kompetanse som mangler hos de ansatte. 

Forms

Her anbefaler jeg igjen å starte med Forms for å finne ut hvilken kompetanse som mangler.

Flere av våre kunder har kjørt en undersøkelser i forms for å kartlegge intern IT-kompetanse. Undersøkelsene viser at det fortsatt er en del usikkerhet rundt lagring i skyen, deling av filer og bruk av Teams. De ansatte trenger mer opplæring, savner rutiner og retningslinjer for intern kommunikasjon og dokumenthåndtering. Dette er ting som man kan gjøre noe med, når man vet hvor problemet ligger. 

Teams

Lag Teams og kanaler for kunnskapsdeling internt. Mange av våre kunder har laget et Team som heter IT-hjelp hvor de har opprettet en kanal per system. For eksempel:

• Teams
• CRM
• Økonomisystem

Her stiller de spørsmål og superbrukerne svarer. På den måten deler man kunnskap med hele selskapet og terskelen for å stille spørsmål er lav. 

Opptak i Teams. 

Vi anbefaler å kjøre all intern opplæring via Teams med opptak. Opptakene finner dere i møtechatten rett etter at møtet er ferdig. Dere kan laste ned opptaksvideoen og laste den opp i det opplæringsteamet som jeg har snakket om tidligere.

Dette var noen enkle tips om hvordan dere kan effektivisere HR prosesser ved hjelp av de tjenestene som dere allerede betaler for. 

Superlad din produktivitet med Microsoft Teams! 

Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS