Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 11 

Automatisk flytte e-post med en regel i Outlook

Hvordan sette opp en regel som automatisk flytter e-post som som inneholder spesielle ord til en annen mappe  i Outlook.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Lage regel som flytter nye ordre

I forrige uke fikk vi inn en melding på Facebook fra en av våre faste Fredagstips seere. Han hadde en spennende forespørsel.

"Jeg får en del mail typ ordrebekreftelse, er det mulig å lage en mappe så de mailene kommer rett i den, ikke i selve innboksen."

Så det han vil er å automatisk flytte e-post som kommer inn i innboksen hans og som inneholderordre til en mappe som heter f.eks ordrebekreftelser.



Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 5


Start med å lage en ny regel

Her i Outlook har jeg laget en ferdig e-post som vi skal bruke som eksempel.

Den inneholder emnefeltet ordet ordre, og det skal du bruke til å "trigge" regelen med.

Men først må du opprette en regel.

  • Det gjør du enkelt ved å først finne <Regler> ca midt på menylinjen.
  • Klikk på <Regler>
  • For å opprette den nye regelen velger du  <Lag Regel>

Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 5

 

Filtrer regel på ordet "ORDRE"

Nå får du frem en enkel veiledning som hjelper deg med å lage reglen.

Her kan du se at Outlook allerede har laget et smart forlag om å bruke emnefeltet i reglen.

Du kan sette opp at alle e-post som inneholder ordet ORDRE skal inkluderes i reglen. Her har jeg allerede laget en mappe i Outlook som heter Ordre.

  • Nå gjenstår det bare å velge mappen som epost med ordre skal flyttes til.
  • Du kan starte med først å huke av <Flytt elementet til mappe>
  • Klikk deg inn på <Velg mappe> som du finner lit lengre til høyre.

 

Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 6



Velg mappe som e-post skal flyttes til

Nå gjenstår det bare å velge mappen som du ønsker at e-post med <Ordre> skal flyttes til og trykke <OK>.

Nå skal reglen være klar, og du kan lagre og aktivere den ved å trykke <OK> en gang til.



Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 7

 

Nå kan du kjøre og teste reglen i Outlook 

Som du ser kommer det en bekreftelse på at reglen er klar til bruk og spørsmål om du vil kjøre den. Her kan du godt huke av for å kjøre reglen med en gang, så får du sjekket ut om den fungerer på test e-posten vår.

Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 9

 

Fungerte perfekt 

Som du kan se fungerte regeln perfelt og flyttet e-posten til <ordre> mappen. 

 

Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 10

 

Mer avansert automasjon 

Ønsker du å lage en mer avansert regel kan du velge <Avanserte Alternativer> her nede for å lage enda mer spennende automasjon.

Filtrer gjerne på avsender, eller innhold i teksten og mange andre smarte alternativ.

Her er det bare fantasien som setter grenser.


Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 13

 

Hvordan flytte e-post automatisk fra innboks til en mappe i Outlook 11

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 


Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

 

Ta kontakt med oss

Ønsker du å ta kontakt med oss for å ta en prat om Office 365, sikkerhet eller drift av IT-tjenester så ring oss gjerne på 33 29 10 00, eller send en e-post til dinitavdeling@ags.no..

Kontakt oss