Del
DelAutomatisk flytte e-post med en regel i Outlook
Hvordan sette opp en regel som automatisk flytter e-post som som inneholder spesielle ord til en annen mappe i Outlook.
Lage regel som flytter nye ordre
I forrige uke fikk vi inn en melding på Facebook fra en av våre faste Fredagstips seere. Han hadde en spennende forespørsel.
"Jeg får en del mail typ ordrebekreftelse, er det mulig å lage en mappe så de mailene kommer rett i den, ikke i selve innboksen."
Så det han vil er å automatisk flytte e-post som kommer inn i innboksen hans og som inneholderordre til en mappe som heter f.eks ordrebekreftelser.
Start med å lage en ny regel
Her i Outlook har jeg laget en ferdig e-post som vi skal bruke som eksempel.
Den inneholder emnefeltet ordet ordre, og det skal du bruke til å "trigge" regelen med.
Men først må du opprette en regel.
- Det gjør du enkelt ved å først finne <Regler> ca midt på menylinjen.
- Klikk på <Regler>
- For å opprette den nye regelen velger du <Lag Regel>
Filtrer regel på ordet "ORDRE"
Nå får du frem en enkel veiledning som hjelper deg med å lage reglen.
Her kan du se at Outlook allerede har laget et smart forlag om å bruke emnefeltet i reglen.
Du kan sette opp at alle e-post som inneholder ordet ORDRE skal inkluderes i reglen. Her har jeg allerede laget en mappe i Outlook som heter Ordre.
- Nå gjenstår det bare å velge mappen som epost med ordre skal flyttes til.
- Du kan starte med først å huke av <Flytt elementet til mappe>
- Klikk deg inn på <Velg mappe> som du finner lit lengre til høyre.
Velg mappe som e-post skal flyttes til
Nå gjenstår det bare å velge mappen som du ønsker at e-post med <Ordre> skal flyttes til og trykke <OK>.
Nå skal reglen være klar, og du kan lagre og aktivere den ved å trykke <OK> en gang til.
Nå kan du kjøre og teste reglen i Outlook
Som du ser kommer det en bekreftelse på at reglen er klar til bruk og spørsmål om du vil kjøre den. Her kan du godt huke av for å kjøre reglen med en gang, så får du sjekket ut om den fungerer på test e-posten vår.
Fungerte perfekt
Som du kan se fungerte regeln perfelt og flyttet e-posten til <ordre> mappen.
Mer avansert automasjon
Ønsker du å lage en mer avansert regel kan du velge <Avanserte Alternativer> her nede for å lage enda mer spennende automasjon.
Filtrer gjerne på avsender, eller innhold i teksten og mange andre smarte alternativ.
Her er det bare fantasien som setter grenser.
Få Microsoft 365 levert av AGS
AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.
