Del
Del
I dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan bruke Copilot til å enkelt lage spørreundersøkelser i Microsoft Forms, slik at du kan samle inn data lett og effektivt!
Behovet for å samle data og informasjon er stort
Jeg heter Elin, jobber i AGS IT-partner – blant annet med implementering og kurs i Copilot for M365.
- Skal du hente inn deltakerinformasjon til et arrangement?
- Eller sende ut en kundeundersøkelse?
- Er du på HR og vil lage en medarbeiderundersøkelse?
- Eller kanskje du skal lage en artig quiz til neste firmafest?
Behovet for å samle data og informasjon er stort i alle selskap og i de fleste roller. Microsoft har heldigvis gjort det superenkelt for oss å få til dette gjennom Microsoft Forms
Hva er Microsoft Forms?
Forms er en applikasjon i M365 som gjør det enkelt for oss å lage visuelle og brukervennlige spørreskjemaer og undersøkelser.
Du har Forms tilgjengelig gjennom Microsoft 365 lisensen din og finner den enkelt via denne linken: https://forms.office.com/ når du er logget på med din Microsoft bruker.
Forms har vært tilgjengelig en god stund og mange kjenner den, men det kan oppleves som tidkrevende å finne på spørsmål og svaralternativer.
Copilot i Forms gjør det enklere
Med Microsoft Copilot tilgjengelig i Forms er det blitt ENDA enklere og ikke minst RASKERE å lage skjemaer som passer DINE behov.
Copilot er din integrerte assistent i Microsoft Forms. Den bruker kunstig intelligens til å hjelpe deg med å lage skjemaer og undersøkelser. Skal du dra nytte av Copilot i Forms må du i tillegg ha en lisens for Copilot i M365.
Slik oppretter du en Forms med Copilot
Jeg starter med å gå inn på https://forms.office.com
Dette er førstesiden. I det siste har det dukket opp mange eksempelmaler du kan ta utgangspunkt i. Disse vil ha ferdige oppsett med spørsmål og svaralternativer til deg så jeg vil anbefale deg å undersøke disse nærmere for inspirasjon og hjelp.
Disse er tilgjengelig uansett om du har Copilot lisens eller ikke. Har du derimot Copilot kan du bruke den til å tilpasse disse skjemaene også.
1. Opprett et nytt skjema
Klikk på «Nytt skjema». Dette tar deg til opprettingssiden for skjemaet.
2. Copilot prompt
Her er Copilot klar til å hjelpe deg.
Nå skal du beskrive til Copilot hva slags skjema du ønsker å opprette.
Og som alltid når du skal gi en instruks eller det vi kaller et prompt til Copilot så gjelder det å være så tydelig som mulig.
Se for deg at du skal gi beskrivelsen til en ekte assistent.
Husk:
- Kontekst – hvorfor vil jeg lage skjemaet
- Formål – hva skal det brukes til
- Målgruppe – hvem skal svare på spørsmålene
- Og om du har spesielle ønsker om stil og format.
La oss ta et eksempel:
Jeg har valgt å ta persona som Salgsleder. Jeg ønsker å få innspill til hvordan jeg kan forbedre salgsmøtene i teamet.
Kontekst: Jeg ønsker å sikre at våre salgsmøter er godt strukturerte og produktive. Formål: Å samle inn forslag fra salgsteamet om viktige punkter som bør inkluderes i møtenes agenda. Målgruppe: Medlemmer av salgsteamet. Stil: Organisert og engasjerende. Format: Flervalgsspørsmål og åpne tekstfelt.
Jeg legger dette promptet inn i Forms:
"Opprett et skjema for å samle inn forslag til agenda for salgsmøter. Skjemaet skal inneholde spørsmål om hvilke temaer som bør diskuteres, prioritering av punkter, og tidsallokering. Bruk en organisert og engasjerende tone, og inkluder både flervalgsspørsmål og åpne tekstfelt for detaljerte svar."
Gi den et par sekunder – og der kommer den med forslag til spørsmål, svaralternativer og layout, basert på instruksen jeg har gitt.
Et godt utgangspunkt!
3. Tilpass forslagene
Copilot gir deg forslag som du kan bruke direkte, eller du kan tilpasse dem for å bedre passe dine spesifikke behov. Før du trykker Behold – har du mulighet til å justere promptet ditt, finjustere og tilpasse. Når jeg er fornøyd med utkastet og trykker Behold, kan jeg fortsatt gjøre alle tilpasninger manuelt.
Jeg har allikevel spart veldig mye TID og ENERGI på å slippe å tenke ut eller lage spørsmål – og svaralternativer på egen hånd.
4. Samle inn svar
Nå har du sett hvor enkelt det er å opprette et skjema i forms med Copilot – nå er det bare å dele skjemaet og samle inn svarene.
Deling av skjemaer laget i Microsoft Forms er svært enkelt og brukervennlig. Du kan enkelt integrere skjemaet ditt på en nettside eller et intranett med bare noen få klikk.
I tillegg kan du dele skjemaer direkte i Microsoft Teams eller via Outlook, noe som gjør det lett å få tilbakemeldinger fra kollegaer eller eksterne parter.
Du har også muligheten til å tilpasse tilganger, slik at kun utvalgte personer kan se eller redigere skjemaene, eller du kan åpne dem opp for et bredere publikum. Dette sikrer at du har full kontroll over hvem som kan bidra til dine undersøkelser og skjemaer.
Dersom du ønsker å vite mer om hvordan du gjør dette, anbefaler jeg deg å lese hele blogginnlegget på blogg.ags.no.
Har du planer om å ta i bruk Copilot for M365 eller kanskje du har kjøpt lisensen, men trenger litt hjelp til å komme i gang?
I AGS har vi i høst startet opp med brukerkurs i Copilot for M365. Kontakt oss gjerne dersom du ønsker å høre mer om dette.
Få Microsoft 365 levert av AGS
AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.
