Hvordan bruke Lynmedlinger og Chat på Teams

Vi får mange spørsmål om deling av dokumenter i kanaler. I dette blogginnlegget skal du få svar på 7 ofte stilte spørsmål om dokumentdeling i Teams som vi får fra kundene våre.

Slik bruker du Teams riktig

Det er ikke lenge siden vi hadde kun en måte å dele dokumenter på via skytjenester. Nå har vi fått mange måter å gjøre det på og det er naturlig at dere lurer på hvordan dette skal gjøres riktig.

  • Hvor mange dokumenter kan jeg dele?
  • Skal dele dokumentene i Teams eller SharePoint.
  • Hvor lagres dokumentene når jeg laster dem opp i Teams?

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

1. Kan jeg laste opp store filer i Teams?

Her er det viktig å få med seg at filer som er større enn 15 GB kan ikke lastes opp i TeamsHvis dere ønsker å dele store videoer kan det være smart å bruke Microsoft Stream

Hvordan ta opp et møte i Microsoft Teams 9

 

2. Hvor dyp mappestruktur kan jeg lage?

En god regel er å ikke lag mappestruktur med flere enn 3 nivåer.  Dype mappestrukturer med mange nivåer reduserer produktivitet.

  • TIPS! - Og husk på at mappebanen ikke kan inneholde flere 258 tegn.

  Hvordan kopiere møter og avtaler i Outlook-kalenderen 6

 

3. Kan jeg synkronisere filer i Teams?

Ja, du kan synkronisere filområder i Teams. Husk at filene som lagres i Teams ligger på en SharePoint sitecollection som er knyttet til teamet.

  • Klikk på <Åpne>  i SharePoint og du vil se dokumentene i et dokumentbibliotek på SharePoint og vil kunne synkronisere biblioteket.

Du kan synkronisere filområder i Teams (1)

 

Du kan synkronisere filområder i Teams (2)

4. Kan jeg flytte filer mellom kanaler?

Ja, du kan enkelt flytte dokumenter fra en kanal til en annen

Eksempel fra kunde
I et konkret eksempel fikk jeg et spørsmål fra en kunde som lurte på om det var mulig å flytte dokumenter fra en kanal som het <Anbud> til en kanal som het <Prosjekt>.

Hvis du vil flytte filer mellom kanaler, bruk <Flytt til funksjonen>. Da vil SharePoint flytte dokumenter med alle versjoner og metadata og slette dokumentet fra den opprinnelige kanalen.

 

Du kan flytte dokumenter fra en kanal til en annen

 

5. Hvor mange filer kan jeg laste opp?

Eksempel fra kunde
Jeg fikk en epost fra en kunde som delte et team med en ekstern bruker. Den eksterne brukeren skulle laste opp store dokumentmapper i Teams og fikk beskjed at det ikke gikk.

Dersom du trenger å laste opp store mapper eller flere enn 10 dokumenter av gangen kan du åpne filområdet på SharePoint, synkronisere dokumentbiblioteket og laste opp filene og mappene via OneDrive på din maskin. Du kan også dra og slippe filene på SharePoint rett i nettleser.

  • OBS! Det er begrensing på antall filer som kan lastes opp i filområde i en kanal.

OBS! Begrensing på antall filer som kan lastes opp i filområde i en kanal.

 

6. Hvordan er filene strukturert?

Mappestruktur i Teams fungerer på denne måten Når du oppretter et nytt team, opprettes en ny SharePoint sitecollection til dette teamet.

På SharePoint opprettes det et dokumentbibliotek for dokumentene som lagres i Teamet. Det opprettes en mappe for hver kanal.

Som du ser i eksempelet under har AGS-Marked teamet 3 kanaler:

  • Generelt
  • Blogg
  • SoMe.

 

Mappestruktur i Teams

 

I dokumentbiblioteket som hører til teamet ser jeg mappene som ble opprettet for kanalene.

 

Mappestruktur i Teams 2

 

7. Hvor lagres filene når du deler dem i en privat chat

Her er det 2 prinsipper du bør huske på

1. Dersom du laster opp filer under <Filer>-fanen i Teams blir filene lagret på SharePoint.

2. Hvis du derimot deler filer i en privat chat blir filene lastet opp i <OneDrive> til brukeren som deler filer i chatt’en.

Hvordan kopiere møter og avtaler i Outlook-kalenderen 7

Ønsker du å komme igang med Teams og ta i bruk flere av tjenestene i Office 365?

Har du har flere spørsmål om Teams, SharePoint eller andre Office 365 tjenester, ta gjerne kontakt med oss.

AGS IT-partner tilbyr deg gjerne en 2 timers workshop hvor du gjennom hvilke tjenester som din bedrift bør ta i bruk og hvordan.

Du kan også booke oss inn på en  «Office 365 Best Practice» kurs hvor du lærer hvordan du bruker SharePoint, Teams, Planner, Stream og Flow.


Ta kontakt med oss

Ønsker du å ta kontakt med oss for å ta en prat om Office 365, sikkerhet eller drift av IT-tjenester så ring oss gjerne på 33 29 10 00, eller send en e-post til dinitavdeling@ags.no..

Kontakt oss

 

Se flere smarte måter du kan bruke Microsoft Teams på

Her har du 3 enkle tips som du kan ta i bruk.

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår