7 tips om hvordan du deler filer i Teams

Jeg får mange spørsmål om deling av dokumenter i kanaler. I dette blogginnlegget skal du få svar på 7 ofte stilte spørsmål om dokumentdeling i Teams som vi får fra kundene våre.

Slik bruker du Teams riktig

Det er ikke lenge siden vi hadde kun en måte å dele dokumenter på via skytjenester. Nå har vi fått mange måter å gjøre det på og det er naturlig at dere lurer på hvordan dette skal gjøres riktig.

• Hvor mange dokumenter kan jeg dele?
• Skal dele dokumentene i Teams eller SharePoint.
• Hvor lagres dokumentene når jeg laster dem opp i Teams?

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

1. Kan jeg laste opp store filer i Teams?

Her er det viktig å få med seg at filer som er større enn 15 GB kan ikke lastes opp i Teams. Hvis dere ønsker å dele store videoer kan det være smart å bruke Microsoft Stream

• Tips! -Se hvordan du tar opp møter i Teams og lagrer dem i Microsoft Stream
  
  

2. Hvor dyp mappestruktur kan jeg lage?

En god regel er å ikke lag mappestruktur med flere enn 3 nivåer.  Dype mappestrukturer med mange nivåer reduserer produktivitet.

• TIPS! - Og husk på at mappebanen ikke kan inneholde flere 258 tegn.

3. Kan jeg synkronisere filer i Teams?

Ja, du kan synkronisere filområder i Teams. Husk at filene som lagres i Teams ligger på en SharePoint sitecollection som er knyttet til teamet.

• Klikk på <Åpne>  i SharePoint og du vil se dokumentene i et dokumentbibliotek på SharePoint og vil kunne synkronisere biblioteket.

4. Kan jeg flytte filer mellom kanaler?

Ja, du kan enkelt flytte dokumenter fra en kanal til en annen

Eksempel fra kunde
I et konkret eksempel fikk jeg et spørsmål fra en kunde som lurte på om det var mulig å flytte dokumenter fra en kanal som het <Anbud> til en kanal som het <Prosjekt>.

Hvis du vil flytte filer mellom kanaler, bruk <Flytt til funksjonen>. Da vil SharePoint flytte dokumenter med alle versjoner og metadata og slette dokumentet fra den opprinnelige kanalen.

5. Hvor mange filer kan jeg laste opp?

Eksempel fra kunde
Jeg fikk en epost fra en kunde som delte et team med en ekstern bruker. Den eksterne brukeren skulle laste opp store dokumentmapper i Teams og fikk beskjed at det ikke gikk.

Dersom du trenger å laste opp store mapper eller flere enn 10 dokumenter av gangen kan du åpne filområdet på SharePoint, synkronisere dokumentbiblioteket og laste opp filene og mappene via OneDrive på din maskin. Du kan også dra og slippe filene på SharePoint rett i nettleser.

• OBS! Det er begrensing på antall filer som kan lastes opp i filområde i en kanal.

6. Hvordan er filene strukturert?

Mappestruktur i Teams fungerer på denne måten Når du oppretter et nytt team, opprettes en ny SharePoint sitecollection til dette teamet.

På SharePoint opprettes det et dokumentbibliotek for dokumentene som lagres i Teamet. Det opprettes en mappe for hver kanal.

Som du ser i eksempelet under har AGS-Marked teamet 3 kanaler:

• Generelt
• Blogg
• SoMe.

I dokumentbiblioteket som hører til teamet ser jeg mappene som ble opprettet for kanalene.

7. Hvor lagres filene når du deler dem i en privat chat

Her er det 2 prinsipper du bør huske på

1. Dersom du laster opp filer under <Filer>-fanen i Teams blir filene lagret på SharePoint.

2. Hvis du derimot deler filer i en privat chat blir filene lastet opp i <OneDrive> til brukeren som deler filer i chatt’en.

Boost din produktivitet med Microsoft Teams!

Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS.