Vil du lykkes med nye IT-verktøy? Start med menneskene.

Har du investert i nytt CRM eller andre IT-verktøy? Gratulerer! Men hva skjer om ingen bruker dem?

Hva må til?

Altfor ofte glemmer vi at teknologien ikke lever sitt eget liv – det er brukerne som avgjør om investeringen gir verdi.

For å få folk med på laget, må du forstå deres behov, engasjere dem tidlig og gi god opplæring.

Da blir ikke de nye verktøyene bare en kostnad, men en reell styrke for virksomheten.

Forskning viser at prosjekter med god endringsledelse faktisk har 7 ganger større sjanse for å lykkes.

Likevel ser vi gang på gang at verktøy blir lansert uten at folk forstår hvorfor. Resultatet? Lav bruk, frustrasjon og null gevinst for selskapet.

Teknologi alene gir ingen resultater – det er menneskene som gjør det

Å ta i bruk nye verktøy betyr å endre vaner – og vi mennesker er vanedyr. De fleste elsker å være i komfortsonen og selv små justeringer kan føles uvant og skape frustrasjon i en hektisk arbeidshverdag. Etablering av nye rutiner krever tid, trygghet og tilrettelegging.

Hvorfor mislykkes så mange IT-prosjekter?

Vi ser det gang på gang:

• Verktøyet blir lansert, men ingen vet hvorfor.
• Ledelsen tror «folk finner ut av det», men hverdagen tar over, det nye prioriteres ned, og man går tilbake til kjente arbeidsmåter.
• Det settes ikke av nok tid og ressurser til riktig kommunikasjon, involvering og lederforankring fra start.
• Det settes i gang opplæringsaktiviteter uten å sikre at de som skal bruke systemet er motivert for læring.
• Resultatet? Lav bruk, frustrasjon og redusert gevinst.

Studier bekrefter at ved å inkludere endringsledelse i disse prosjektene så øker sannsynligheten for suksess dramatisk.

Slik lykkes du med endringsledelse

1.steg er å anerkjenne endringsledelse som et naturlig og nødvendig paralellt spor i et teknologiprosjekt.

AGS har tatt i bruk en anerkjent metodikk for å sikre vellykkede prosjekter med endringsledelse tilpasset bedrifter i SMB markedet.

ADKAR-modellen – fem byggesteiner for vellykket endring

Prosci er en global leder innen endringsledelse. For å lykkes med endringsledelse må vi se på hvordan vi får til endring på individnivå.

ADKAR-modellen er et kjent verktøy for å involvere, motivere og trygge personer i prosessen, slik at de er klare for å ta verktøyet i bruk i sin arbeidshverdag når det implementeres.

ADKAR modellen beskriver 5 steg hver person må gjennom i en endringsprosess:

1. A -Awareness: «Jeg forstår hvorfor jeg skal bruke…»
2. D- Desire: «Jeg er motivert og har bestemt meg for å ta det i bruk…»
3. K - Knowledge: «Jeg har kunnskapen jeg trenger til å begynne å bruke det…»
4. A - Ability: «Jeg har evnen til å…»
5. R -Reinforcement: «Jeg vil fortsette å bruke det …»

Dersom man hopper over steg 1 og unnlater å forklare hvorfor verktøyet skal tas i bruk og hvilken verdi dette vil gi for hver enkelt, så har de ansatte heller ingen grunn til å engasjere seg i endringen. Da er det liten vits å gå videre med opplæring og bygge kunnskap.

Hvordan vi jobber med ADKAR i AGS

Hos AGS har vi sertifiserte endringsledere i Prosci ADKAR-modellen. Vi støtter ledelsen i hvordan de skal bruke denne metodikken i praksis, og sikre en vellykket implementering:

• Vi starter med å identifisere hvorfor endringen er viktig og hvem som blir påvirket av den.
• Vi engasjerer nøkkelpersoner og ledere tidlig for å skape motivasjon og eierskap.
• Vi gir opplæring slik at alle vet hvordan de skal bruke verktøyene.
• Vi legger til rette for praktisk bruk og gir støtte underveis.
• Vi følger opp etter lansering, måler bruk og feirer suksess.
  

Kan dette være overveldende for mindre virksomheter?

Kanskje tenker du: «Vi er bare 50 ansatte – trenger vi alt dette?»
Svaret er Ja! Erfaring viser at også små virksomheter mislykkes med sine prosjekter fordi de møter motstand mot endring. Klare rammer og forutsigbarhet skaper trygghet for alle.

Endringsledelse kan skaleres opp og ned etter behov. Med en enkel og tilpasset ADKAR-prosess sikrer du at alle blir hørt, at endringen forankres i hele selskapet, og at resultatene kommer raskere.

Endringsledelse krever litt ekstra ressurser, men hva får du igjen for å gjøre dette?

1. Høyere bruk og raskere gevinst: Folk tar verktøyet i bruk fra dag én.
2. Mindre motstand: Når folk forstår «hvorfor», blir endringen enklere.
3. Med bedre ledelsesforankring: Prosjektet blir et forretningsløft – ikke bare et IT-prosjekt.

Til slutt:

Fire sjekkpunkter for en god start

✔ Har vi definert hva suksess betyr?
Kan vi forklare hvorfor vi investerer i nytt verktøy – og hva det betyr for selskapet og de ansatte?

✔ Har vi ledere som viser vei?
Involver nøkkelpersoner tidlig. Når de får eierskap til prosessen, øker sjansen for suksess.

✔ Har vi kartlagt hvem som blir mest berørt?
Hvem påvirkes mest – og hvordan?

✔ Har vi en plan for å fortelle «hvorfor» og gi trygghet?
Lag en enkel kommunikasjonsplan med tydelige budskap som skaper forståelse og trygghet.

Vil du sikre suksess?

Unngå at din investering blir bortkastet. La oss hjelpe deg med en plan som gir resultater. Kontakt oss – vi hjelper deg hele veien.

For andre blogger, inspirasjon og faglig innhold vil jeg anbefale å følge AGS IT-partner i sosiale medier og på hjemmesiden vår, ags.no