children-1807511_1920

 

Prosjektledelse har blitt et etablert fagområde

Prosjektledelse er en stor del av hverdagen innenfor tjenesteytende virksomheter. I dette blogginnlegget vil jeg gi deg noen tips som vil gjøre det mulig å jobbe mer effektivt og øke inntjeningen.

 

Har alle tilgang til prosjektdata?

Ofte ligger forretningsdata lagret i ulike systemer og Excel-ark. Det kan derfor være vanskelig å finne nødvendig data, noe som kan føre til at bedriften blir ineffektiv med manglende informasjonsflyt og kontroll.

Når man har data lagret på ulike steder er det vanskelig å få oversikt. Dette kan føre til at de som jobber med salg, prosjektledelse og fakturering vil ha vanskelig for å samarbeide effektivt.

 

Bli mer effektiv og øk inntjeningen på dine prosjekter

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.


 

Start med en grundig planlegging

  1. Det er viktig å ha fornuftige forventninger til prosjektet og forstå dets eventuelle begrensninger. Er forventningene realistiske skal det gå fint å fullføre prosjektet til avsatt tid og innenfor budsjett.

  2. Sørg for at du har alle detaljer på plass. Er prosjektet stort bør du lage en detaljert prosjektplan. Ved mindre prosjekter kan det holde og sette opp en oversikt over ressursbruk og en tidslinje med milepæler og mål. Alle prosjektplaner bør ha rom for fleksibilitet. Noe som ligger fast og noe som kan tilpasses underveis.

  3. Sett opp målbare mål, gjerne som faser, som kan måles underveis. På denne måten vil du se om prosjektet er på vei i riktig retning og du vil få en indikasjon på om det fastsatte tidsestimatet er oppnåelig.

  4. Definer de mest sannsynlige risikoene på forhånd og lag en plan for å håndtere de. Det er også viktig å være forberedt på å måtte håndtere uforutsette hendelser underveis.

  5. Og husk, det er ingen skam å snu! Blir risikoen for stor underveis er det bedre å stoppe prosjektet, enn å pådra seg et stort tap.  

 

Systematiser alle opplysninger

Velg en løsning hvor all informasjonen registreres. Enten prosjektene er store eller små, anbefaler jeg å ta i bruk et prosjektstyringsverktøy, slik vi selv har gjort. Her kan alle som er delaktige i prosjektene både registrere og hente ut informasjonen de trenger.

Det er selvfølgelig mulig å lage et eget system i Excel, men dette er ikke å anbefale hvis prosjektene blir over en viss størrelse og informasjonen blir deretter. Da vil det bli vanskelig å kunne gi en enkel oversikt.

 

Utnytt kapasiteten optimalt og øk lønnsomheten

Med et godt verktøy vil du som prosjektleder ha full oversikt til enhver tid, med oppdaterte tall og statuser kun noen tastetrykk unna. Du kan enkelt se hvilke prosjektmedarbeidere som er tilgjengelig og hvor mye kapasitet den enkelte har. Du får oversikt over alle faser av prosjektet og hvordan prosjektet ligger an i forhold til framdriftsplanen. Du vil også enkelt kunne se hvor lønnsomt prosjektet har vært når alle detaljer er på plass og prosjektet er avsluttet.

  

Gi alle involverte full oversikt

Det er viktig at alle som er involvert i et prosjekt er klar over status og tidsplan for prosjektet. Hva har skjedd, hva må gjøres og hvilke mål er ikke oppfylt? Ved å registrere prosjektplanen i et prosjektstyringsverktøy vil systemet kunne gi varsler med en gang en aktivitet er forsinket eller ikke er avsluttet innen rimelig tid. En slik løsning vil også kunne gi innsikt i de faktiske timene brukt på et prosjekt, i forhold til de timene som er budsjettert.

Hvis dere har gitt en kunde fastpris på et prosjekt vil det være enkelt og se om dette har vært lønnsomt for bedriften, eller om dere kunne tjent mer penger hvis dere hadde fått aksept fra kunden om en fastsatt timespris, og fakturert etter medgått tid.

 

Få tilgang på oppdatert informasjon uansett hvor du befinner deg

All informasjon bør være tilgjengelig for de som trenger den, uansett hvor de måtte befinne seg. Du bør derfor på det sterkeste prøve å la være og lagre prosjektinformasjon lokalt på en PC eller ha håndskrevne notater.

  • Unngå at du eller dine medarbeidere må lete unødvendig etter informasjon eller at informasjon forsvinner.

Får noen i prosjektgruppen et spørsmål når de er i kundemøte, eller en kunde ringer og ønsker status på fremdrift, er det praktisk hvis den som mottar henvendelsen på en enkel måte kan hente ut informasjonen som etterspørres fra sin mobil eller nettbrett.
På samme måte er det større sannsynlighet for at alle fakturerbare timer blir registrert hvis alle i prosjektgruppen har mulighet til enkelt å registrere timer også når de er ute på farta.

Ønsker du som sjef status på de pågående prosjektene i bedriften er det praktisk om dette enkelt kan hentes ut i en rapport, uten at noen trenger å involveres.  

connect-316638_1280Ta en trygg lederrolle og fordel ansvar nøye

For å lede prosjekter effektivt, er det viktig å sikre at alle involverte har forstått hva som er deres rolle og ansvar. Sørg for at alle på teamet vet hva som er forventet av dem og når. Ikke minst er det viktig å finne de riktige menneskene og gi de roller som passer den enkelte og prosjektet.

Som prosjektleder er det viktig at du tar et tydelig lederansvar der din rolle er å være coach, mentor og motivator for teammedlemmene. Det er viktig med klar kommunikasjon både innad i teamet og ut mot kunder og leverandører, men sørg også for at du bygge en så åpen kommunikasjonskanal som mulig, ingen spørsmål er dumme!

  • Ikke la deg stresse! Som leder er det viktig at du behold roen selv om det stormer rundt deg.

Oppstår det uforutsette hendelser er det viktig at du som prosjektleder ikke mister kontrollen. Vurder hendelsen og ta veloverveide beslutninger på om prosjektet bør justeres, utsettes eller stoppes. Ikke skyld på noen eller noe, det er ditt ansvar!

  

Skap fornøyde kunder

Vær veldig oppmerksom på kundene. Hva er deres ønsker? Hvilke behov har de? Hvordan er deres atferd? For å få et best mulig bilde av kundene og prosjektene er det viktig å registrere så mye informasjon som mulig. Denne informasjonen kan senere brukes i salgsaktiviteter og markedsføring. Klarer du å treffe riktig på markedsføring og mersalgs-aktiviteter, vil du kunne øke inntjeningen fordi fornøyde kunder kjøper mer. Er du også nøye med å fakturere rett, til riktig tid, vil kundene bli fornøyde!

  • Fornøyde kunder er en viktig komponent for å lykkes og sikre lønnsomhet.

 

Prioriter etterarbeid

Når det er nye viktige oppgaver å ta fatt på etter et prosjekt er avsluttet, er det lett og nedprioritere å gjøre en evaluering av det fullførte prosjektet. Men velger du å prioritere og gjøre en god jobb med etterarbeidet, kan bedriften lære mye om hvordan prosjekter best håndteres.

Alle som er en del av prosjektet gjør seg erfaringer underveis. Hvordan har gruppen samarbeidet? Er det satt realistiske mål? Har målene blitt innfridd? Hvordan har arbeidsprosessen i prosjektet vært? Det er viktig at disse erfaringene blir notert og tatt med videre, slik at man kan lære av dem.

Alle prosjekter vil føre med seg erfaringer, og med tiden kan man lage en mal på hvordan nye prosjekter bør gjennomføres.

 

Konklusjon

Mange bransjer jobber delvis, eller stort sett prosjektbasert. Dette gjelder spesielt tjenesteytende virksomheter som jobber med IT, ingeniørfag, jus, rådgivning, arkitektur, PR, reklame og design.

Den beste forutsetningen for å jobbe effektivt, strukturert og målrettet er å ha et verktøy som hjelper deg til å strukturere informasjonen. Sørg for å få grundig opplæring, slik at dere kan ta i bruk verktøyet på en god måte. Det er på denne måten dere henter ut den store gevinsten!

Lurer du på hvordan din bedrift kan jobbe mer effektivt med et prosjektstyringsverktøy. Ta kontakt med oss i dag så vil vi dele våre erfaringer med bruken av prosjektstyringsverktøyet Visma.net Project Management.

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.


Kontakt oss