Del
DelHva, hvorfor, når?
Dette er et spørsmål som jeg får på hvert 3. kundemøte og i denne artikkelen skal jeg prøve å svare på dette.
Mange har fått med seg at Teams er en bra app og de fleste kundemøtene jeg har vært på de siste månedene starter med: Vi har hørt mye om Teams og vil begynne å bruke det. Kan du hjelpe oss med å komme i gang?
Teams kan brukes på to måter:
- Team = intern chat
Hvis du vil bruke Teams for å chatte med dine kollegaer, trenger du ikke mye hjelp fra AGS. Opprett 3-4 teams, lag noen kanaler og du er klar til å chatte.
- Teams = OneStop shop
Dette er hovedideen bak Teams. Du skal kunne bruke kun en app, for å få tilgang til dokumenter, samtaler, prosjektplaner og eventuelt andre tjenester som brukes i bedriften. Uansett hva du trenger, skal du finne det på Teams.
I dag ligger det over 10 forskjellige tjenester bare i Office 365. Men en bedrift kan bruke 2-4 apper i tillegg til Office 365, f.eks Dropbox, Trello og mange andre. En vanlig bruker må forholde seg til 7-10 forskjellige apper og tjenester daglig. For å forenkle vår hverdag har Microsoft laget OneStop shop konseptet som har blitt implementert i Teams.Dersom du ønsker å bruke Teams på denne måten i din bedrift, må vi først kartlegge hvilken informasjon og dokumenter som skal være tilgjengelig via Teams.
Men la oss snakke om det i riktig rekkefølge.
Kjernen i Office 365
SharePoint er kjernen i Office 365. Uten at du har en bra og ryddig SharePoint løsning med ordentlig dokumentstruktur er det vanskelig å koble SharePoint til Teams. Det blir vanskelig å navigere seg frem til riktige dokumenter via Teams.
Hvis du begynner å bruke Teams uten å ha en ordentlig SharePoint løsning i bunn vil Teams være kun en intern chat i din bedrift.
Microsoft satser veldig på integrasjonen mellom Teams og SharePoint. I løpet av noen få måneder vil du kunne opprette Teams rett fra SharePoint siter. Du vil kunne vise hele SharePoint sider i Teams, ikke bare dokumentbiblioteker slik det er i dag.
Hvis kunden ønsker en god Teams-løsning, starter vi ofte møtet med å gå gjennom deres SharePoint løsning eller eventuelt andre filhåndteringssystemer.
Hvorfor bør Outlook brukes kun eksternt?
Outlook er det verktøyet vi bruker mest. En bedrift kan ikke fungere uten en mailtjeneste og en kalender. Men når vi er på jobb, bruker vi som regel mail både til ekstern og intern kommunikasjon.
Det rare er at det er ikke slik vi fungerer privat. Tenk at du skal på ferietur eller på julebord med en vennegjeng. Får du mange mailer på gmail kontoen din med spørsmål om når dere skal møtes og hva du skal ha på deg? Nei. Vi bruker Messenger, Snapchat osv. Privatmail brukes stort sett kun til å motta nyhetsbrev, ordrebekreftelser og faktura fra nettbutikker. Dette gjelder alle aldersgrupper.
Hvorfor er det slik at når vi kommer på jobb sender vi fellesmail angående julebord og firmaturer, når dette kunne vært kommunisert enklere?
Outlook bør brukes kun til ekstern kommunikasjon. Eller som Microsoft kaller det «targeted communication». Informasjon angående bestillinger, prosjekter og saker kan fortsatt sendes på mail, selv om noen av våre kunder vurderer å bruke Teams som sin hovedkommunikasjonskanal.
En felles plattform
Vi håper at de aller flest på sikt vil bruke Teams som hoved app. Dere vil kunne hente alle dokumenter og oppgaver via Teams og all intern kommunikasjon vil foregå kun i Teams.
Men det å gå over til Teams vil ta tid. Det er noen av våre kunder som spør om de kan sende en felles mail om at fra neste uke vil bedriften bruke kun Teams til intern kommunikasjon.
Det vil ta ca 3 måneder før 90% av brukerne venner seg til å bruke Teams. Ifølge Microsofts undersøkelser vil ca 10% av brukerne ikke klare å gå over til Teams ila de 3 månedene.
Jeg kommer til å skrive en artikkel om Teams user adoption, og fortelle hva dere bør ha fokus på og hva dere bør starte med.
Hver sin funksjon
Jeg håper at dere nå har et klarere bilde av hva Outlook, SharePoint og Teams bør brukes til og hvorfor vi har mye fokus på SharePoint når vi snakker med kundene om Teams.
Sharepoint
Sharepoint er en skybasert plattform som lar deg samarbeide, dele og administrere dokumenter, prosjekter og informasjon på en enkel og sikker måte. Med Sharepoint kan du opprette og tilpasse intranett-portal, arbeidsområder, lister, dokument-biblioteker og mer. Du kan også integrere Sharepoint med andre Microsoft-produkter som Teams, Outlook og OneDrive. Enten du jobber hjemmefra, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert.
