Teams eller SharePoint? Hva skal jeg bruke?

Det er ikke snakk om å velge om man skal gå for SharePoint eller Teams. Det er snakk om å vite når du skal bruke hva.

Hvis dere utvikler et nytt produkt eller vurderer å ta i bruk et nytt system er det ofte masse mailer som blir sendt rundt internt. Mailer med spørsmål, forslag og informasjon. De mailene trenger du ikke å ta vare på. De bare forsøpler mailboksen din.

I startfasen genereres det masse dokumenter og det er ikke alt du trenger å ta vare på i lang tid fremover. Da er Teams det perfekte verktøyet å bruke.

Du kan opprette et prosjekt team hvor dere kan chatte, opprette dokumenter, lage prosjektplaner (koble til Planner).

Men husk at du ikke kommer til å ta vare på alle grupper og kanaler i Teams. Når prosjektet er ferdig og det nye produktet er utviklet eller det nye systemet er tatt i bruk er det ikke behov for dette prosjektteamet eller prosjektkanalen. Den blir slettet og da blir chatthistorikken og dokumentene knyttet til denne kanalen også slettet. Ha det i bakhodet når du vurderer å bruke Teams.

Kontrollspørsmålet er: Gjør det noe hvis dokumentene blir slettet i løpet av  noen måneder?

Hvis svaret er Ja, det er krise hvis dette skjer, bruk SharePoint til lagring av prosjektdokumentasjon.

Senario 1

Dere tenker å utvikle et nytt produkt men vet ikke helt hvordan det skal se ut, hvordan det skal fungere osv..

Opprett en gruppe i Teams med nødvendige kanaler hvor dere kan chatte og lagre dokumenter. Hvis det ikke blir noe av dette prosjektet, sletter dere gruppen med alle kanalene, chattehistorikken og dokumentene uten at det gjør noe.

Senario 2

Dere tenker å utvikle et nytt produkt men vet ikke helt hvordan det skal se ut, hvordan det skal fungere osv..

Opprett en gruppe i Teams med nødvendige kanaler hvor dere kan chatte og lagre dokumenter. Når dere ser at produktet kan lages og selges, opprett en mappe på SharePoint hvor all dokumentasjon om det produktet skal lagres. Den dokumentasjonen kan gjøres tilgjengelig for resten av bedriften. Mappen kan kobles til prosjektgruppen i Teams, men dokumentene blir ikke slettet når gruppen i Teams blir slettet.

Senario 3

Dere tenker å utvikle et nytt produkt. Vet ikke om det blir noe av det, men vil ta vare på all dokumentasjon som produseres i forbindelse med dette prosjektet.

Opprett en mappe eller et dokumentbibliotek i SharePoint med en gang, knytt den til prosjektgruppen i Teams og bruk kun den til å lagre alle dokumentene som produseres i forbindelse med dette prosjektet.

Da kan du trygt slette gruppen med alle kanalene uten at dokumentene blir borte.

Så det er ikke snakk om å velge om du skal bruke Teams eller SharePoint. Men å finne ut hva du skal bruke når.

Kontrollspørsmålet er: Gjør det noe hvis informasjonen og dokumentene blir slettet innen en viss periode? Hvis svaret er: «Nei, det er ikke så farlig» bruk Teams.

En annen ting som jeg ikke tenkte på er at den nye generasjonen «millennials», de kommer ut i arbeidslivet med helt annet utgangspunkt, helt andre krav. Millenium-generasjonen, gjerne omtalt som de digitalt innfødte.

De er ikke vant til å sende mail, de ønsker å kunne chatte på samme måte som de gjør i Messenger og SnapChat. De ønsker å kunne få svar på det de lurer på ila noen få sekunder og ikke vente på å få svar på mail.

Bare for 5 år siden var det administrasjonsdamer og sekretærer som slet mest med å ta i bruk ny teknologi. Det var ofte eldre damer som var vant til å jobbe på den gamle måten. Nå ser jeg en helt ny generasjon av administrasjonsdamer og sekretærer. Det er jenter på 25-30 år som setter ganske høye krav til IT løsninger. Det er nå de som setter standard for bedriften og nekter å lagre filer lokalt. De ønsker å kunne chatte.

Sharepoint

Sharepoint er en skybasert plattform som lar deg samarbeide, dele og administrere dokumenter, prosjekter og informasjon på en enkel og sikker måte. Med Sharepoint kan du opprette og tilpasse intranett-portal, arbeidsområder, lister, dokument-biblioteker og mer. Du kan også integrere Sharepoint med andre Microsoft-produkter som Teams, Outlook og OneDrive. Enten du jobber hjemmefra, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert, på kontoret eller på farten, kan Sharepoint hjelpe deg med å holde deg organisert, produktiv og oppdatert.