Stop time management og start med fokus management

Ønsker du en mer effektiv hverdag med fokus på de viktige oppgavene. Da bør du se nærmere på dette tipset om hvordan du kan bruke tiden din optimalt.

Hva skal det handle om i denne bloggen?

I denne bloggen vil jeg skrive mine tanker om tidsstyring vs fokusstyring. Alle snakker om timemanagement verktøy, effektivitet og tidsstyring, men glemmer en vesentlig ting. Det hjelper ikke å ha masse tid hvis du ikke har energi til å fullføre oppgaver eller hvis du ikke klarer å holde fokus på det du skal gjøre. I mitt hode er fokusstyring viktigere enn tidsstyring. Hvis du kan kontrollere ditt fokus, vil du kunne bruke den lille tiden du har effektivt og fullføre oppgaven.

Ta testen under og sjekk din fokus: 

La oss gjøre en liten test. Prøv å si de 10 første bokstavene i alfabetet. A, B, C, D osv. Alle klarer dette raskt og uten å anstrenge seg. Prøv å telle fra 1 til 10. Alle klarer dette også. Prøv å si bokstaver og tall samtidig, A1, B2, C3 osv. Merker dere at hjernen jobber litt ekstra og vi bruker lengre tid hvis vi prøver å si bokstaver og tall? Ikke minst blir vi mer slitne. Det er akkurat det som skjer hvis vi prøver å holde fokus på flere ting samtidig. For å klare å fullføre alt vi har planlagt, må vi lære oss å styre fokus, ikke tid.



Det dere har opplevd da dere prøvde å si bokstaver og tall samtidig heter «switch cost effect». Også hva det koster å flytte fokus fra en oppgave til en annen. Fra en informasjon til en annen. Vi kan til og med se at hjernen vår fungerer akkurat som en PC. Hvis du har mange faner oppe, eller hvis du har PhotoShop og AutoCad oppe samtidig vil maskinen gå tregere. Eller hvis du skifter mellom Photoshop og AutoCad. Hver gang du lukker Photoshop og starter AutoCad vil det ta lang tid for AutoCad er oppe og kjører. Den tiden det tar å lukke et program og starte et nytt ett er «switch cost effect». Hvis du gjør det ofte, blir du mer sliten.

Hva sier forskingen?

Forskning viser at vi klarer å jobbe i snitt i 11 minutter før vi bli forstyrret av noe.
Etter hver forstyrrelse tar det 25 minutter å komme tilbake til det vi gjorde. Det betyr at ila 8 timers arbeidsdag jobber vi effektivt 3-4 timer.
La oss gjøre et eksperiment. Noter hver melding, epost, hver ide, hver tanke, hver innkommende telefon eller en annen forstyrrelse som har kommet, mens du leser denne teksten.

Mens du observerer deg selv, la oss se på hvordan du kan utvikle evnen til å holde fokus og hvordan M365 kan hjelpe deg. Du klarer ikke å holde fokus ved hjelp av kun viljestyrke .

• 1. Du kan trene konsentrasjon. På samme måte som du trener muskler.
• 2. Du kan tilpasse ditt miljø og dine verktøy slik at de hjelper deg å holde fokus.

Vi starter med hva du kan gjøre for å minimere forstyrrelser når du er på jobb. Snakk med dine kollegaer. Forklar hva som skal til for at du skal fungere optimalt. Hvis det er vanlig i ditt selskap å ringe direkte om hver minste ting, eller gå inn på kontoret til en kollega når det passer, er dette en kultur som fører til stressede og ineffektive ansatte.

Hva kan du gjøre i M365 for å minimere forstyrrelser

• 1. Gå gjennom dine varslingsinnstillinger i Teams. Teams er det verktøyet hvor du kan bestemme når og hvor mye Teams får lov til å forstyrre deg. Ta kontakt med oss og ta et kurs i Teams for å kunne håndtere varsler og notifikasjoner riktig.
  
  
• 2. Hvis du ikke jobber på et kundesenter, vil du mest sannsynlig kunne skru av notifikasjoner på e-post. Jeg gjorde det for ett år siden. Jeg sjekker Outlook 2-3 ganger om dagen, og det er nok for å kunne svare på alle eposter. Det som er fint, er at du ikke bare svarer på mailer, men får faktisk gjort ganske mye i tillegg. Kundene dine blir mest sannsynlig mer fornøyd.
  
  
• 3. Ta i bruk Planner og ToDo. Hvis du prøver å holde alle oppgavene, tankene og ideene i hodet vil du ikke klare å holde fokus på en oppgave. Du får ikke gjort det du skal, samtidig som du vil føle deg sliten og stresset. Dette går vi også gjennom på et kurs som heter Få ting gjort i M365.
  
  

Microsoft har forsket på våre arbeidsvaner og uvaner og utvikler alle nye tjenester slik at du skal ha mulighet til å holde fokus på det som er viktig. Hvis dere bruker Teams til intern kommunikasjon, har dere allerede gjort et stort skritt i riktig retning. Microsoft har lansert Microsoft Viva som hjelper oss å holde fokus, minner oss på det som viktig og hjelper å analysere vårt stressnivå.

Superlad din produktivitet med Microsoft Teams!

Nå kan du samarbeid enklere og mer effektivt enn noensinne. Ta bedriften inn i den moderne arbeidsplassen, og gjør hver arbeidsdag mer produktiv og brukervennlig med Microsoft Teams levert av AGS