Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 

Hvordan unngå tidkrevende og kjedelig arbeid med kjøregodtgjørelse. 

Sitter du og fyller inn kjøregodtgjørelse i Excel ark og har tusen parkering kvitteringer som skal leveres inn.  Arbeidsgiver betaler deg for å bruke tid på tidkrevende punching. Egentlig har du bare mest lyst til å være ute hos kundene. 

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.


Digitalisering handler egentlig om effektivisering

I dette tipset skal du få se digitalisering i praksis.  Digitalisering handler egentlig om å effektivisere, og gjøre noe som er manuelt og tidkrevende om til noe enkelt, som sparer deg for tid og penger. Å jobbe med kjøregodtgjørelser i Excel ark er et typisk eksempel på noe som er tidkrevende og lite produktivt. 

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 11

 

Papirkvitteringer og manuell punching er tidkrevende og kostbart

Du har sikkert et berg av kvitteringer som du skal dra med deg rundt i lommeboka,  Og ikke minst slitsomt og tidkrevende for hun som skal punche inn alt dette i Lønnssystem etterpå. Se hvordan du kan kutte ut dette unødvendige tullet og heller bruke tiden på det du faktisk skal tjene penger på.

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 2

Slik kan du gjøre det

Her har du Anette og Alex som har vært på seminar hos Visma. Alex har kjørt hele veien inn og har hatt parkeringsutgifter på turen. 

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 3

 

 


Legg inn kvittering med App på mobiltelefonen

For å slippe å fylle opp lommeboken med masse kvitteringer tar Alex nå bilde av kvitteringen med Appen som han har på mobilen.


Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 4

 

Slik legger du inn parkering-kvitteringen på mobiltelefonen

  • Du kan starte med å skrive inn en liten kommentar så du husker hva kvitteringen var relatert til.
  • I neste skritt velger du hva slags utleggstype det dreier seg om, i dette eksemplet kvittering.
  • Legg inn beløpet dersom ikke Appen allerede har klart å lese det inn automatisk for deg.
  • Velg riktig dato på utlegget.
  • Og helt til slutt trykker du bare send så er du klar.


Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 5

 

Fullfør kjøregodtgjørelsen digitalt på kontoret

Nå har Alex kommet inn på kontoret og kan fullføre kjøre-godtgjørelsen. 

Inne i den nettbaserte løsningen kan du trykke på <Kjørebok> , her får du mulighet til å legge inn en tekst med kort beskrivelse av turen.

  • Velg datoen som kjøregodtgjørelse skal gjelde for.
  • Nå kan du legge inn kjørelengde, hvor kjøreturen startet og til slutt reisemålet.
  • Skriv også kort hva formålet med turen var, her i feltet nedenfor.

 

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 6



Legg inn ekstra passasjer

Har du hatt med deg en passasjer kan du enkelt legge det til her til høyre sik som dette.  Her taster du inn navnet på passasjeren og antall km. 

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 7

 

Hent inn kvitteringen fra parkeringen

Nå er tiden inne for å legge til kvitteringene som du har lagt inn i systemet

  • Klikk deg først inn på <utlegg> som du finner helt øverst oppe på menyen.
  • Nå klikker du deg bare inn på <Visma Attach> for å hente inn parkerings-kvitteringen,
  • Her kan du gjøre en siste sjekk av at alt stemmer før du legger den til sammen med kjøringen.

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 8-1

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 9-1 


Slipper å punche data som du allerede har gjort

Nå er du helt klar og kan sende den videre til godkjenning. Her har økonomi alle data digitalt fra deg så slipper hun å bruke tid på punching av data som du allerede har gjort.  Smart ikke sant.

Slik effektiviserer du kjøregodtgjørelse Visma Expense 10-2

 

Se flere tips om hvordan du kan effektivisere bedriften din

Likte du tipset? Da kan vi anbefale deg disse tipsene også 

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.


Kontakt oss