I dette webinaret skal du få se en demo på Oneflow løsning for digital signering. Se hvordan du lager digitale tilbud, kontrakter og avtaler som du kan sende ut for digital signering. Smart digitalisering i praksis.
Nå har du sikkert flyttet dokumenter til skyen, har digitale møter og samarbeider med andre på dokumenter med Microsoft 365. Du har kommet ganske langt på veien til å bli en Smart Bedrift.
Men hva med signering av avtaler, kontrakter og tilbud?
Denne prosessen er jo ofte tidkrevende og manuell for både deg og kunden som skal signere. Hvordan fungerer det egentlig og kva kreves for å komme i gang?
I denne artikkelen og videoen skal du få svar på de 7 mest populære spørsmålene om digital signering.
Her har vi samlet de 7 mest stilte spørsmålene om digital signering som vi får fra kundene våre.
◾Hva er digital signering
◾Hva er forskjellen på PDF signering og en digital kontrakt
◾Hvem kan bruke digital signering
◾Demo: Hvordan fungerer en digital signerings-prosess
◾Hvordan ser en digital signerings-prosess ut for mottakeren
◾Oversikt over digitalt signerte dokumenter i portalen
◾Hvor mye koster en brukerlisens eller flere
Digital signering erstatter den tradisjonelle manuelle prosessen med print og skanner som du sikkert kjenner igjen når du skal signere papirer og returnere de med en signatur.
Dette er ofte en kjedelig og tidkrevende prosess ikke bare for deg, men også for kunden din. Bare for å få en signatur på kontrakten eller tilbudet du har sent ut.
En digital signerings-prosess forenkler alt dette og lar kunden signere dokumentet digitalt. Kunden bruker bare noen få klikk for å godkjenne avtalen og dokumentet sendes tilbake til deg automatisk med kopi til kunden.
Dette er jo også smart for miljøet da du unngår unødvendig utskrifter og papir bruk. Så BONUSEN her er at du også blir mer bærekraftig og miljøvennlig.
Har du benyttet en digital signerings løsning har du sikkert signert avtalen eller godkjent et tilbud via en PDF. Dette er svært vanlig da en PDF ikke enkelt kan endres og inneholder statisk tilbuds tekst som du godkjenner med en signatur.
En digital kontrakt i motsetning til en statisk PDF bygget opp som en digital løsning. Her kan du eller kunden kan f.eks. gjøre valg eller påvirke avtaledokumentet som er på forhånd bestemt av deg.
Du kan f.eks la kunden velge mellom ulike opsjoner i tilbudet ditt. Dette kan f.eks være ulike pakker som du kan se under på bildet som kan være i tillegg til hovedproduktet ditt.
En digital kontrakt blir derfor en komplett løsning for å bygge avtaler, kontrakter eller tilbud med opsjoner og logikk som lar kunden gjøre valg kontra å bare signere på et statisk PDF dokument.
NB! Med Oneflow's løsning for digital signering kan du benytte både en basic PDF signering og en komplett løsning for digitale kontrakter.
En digital løsning for kontrakt og signering inneholder
◾Verktøy for design av avtalen
◾En portal med oversikt over avtaler inkludert arkiv.
◾Adressebok med kundekort eller kunderegister
Sikkerhet og BankID
En digital signerings-løsning må inkludere en trygg og sikker måte å verifisere at brukeren har signert dokumentet.
Dette gjøres som oftest med at signerings prosessen dokumenteres i dokumentet som signeres. I enkelt tilfeller kan dette ikke være nok. I noen kan størrelse eller omfang av tilbudet kreve en ekstra sikkerhet.
F.eks. vil du sikkert oppleve at på låne-dokumenter fra banken eller ved kjøp av leilighet eller hus så benyttes BankID av bank eller megler.
NB! I Oneflow's løsning for digital signering får du inkludert muligheten til å velge hvilken signerings metode du ønsker å bruke. Du kan velge en standard signering eller benytte BankID.
Hvem kan bruke digital signering?
Digital signering kan benyttes av alle som har behov for bekreftelse eller godkjenning av avtaler, tilbud, kontrakter eller dokumenter.
Bruksområdet er derfor stort og vil være smart for både store og små bedrifter.
TIPS! Er du en mindre bedrift kan du bruke Oneflow med bare en brukerlisens dersom det er daglig leder som skal initiere signerings prosessen.
Her er noen eksempler.
Daglig leder og HR-ansvarlig
Det er flere bruksområder for digital signering som du kan benytte dersom du er daglig leder eller HR ansvarlig i bedriften.
Her kan du lage ferdige maler for nyansettelser og onboarding. Ansettelsesavtaler, databehandleravtaler og NDA (non disclosure agreement) eller fortrolighets-avtale som det heter på norsk. Spesielt nå når mange bruker hjemmekontor eller jobber på avstand kan det være kjekt å få alle avtaler på plass uavhengig av avstand.
It-avtaler, innkjøp eller utlån av utstyr eller PC til hjemmekontoret eller kontoret er også en av de populære digitale avtale formene.
Salg
Den mest populære dokumentet er kjøpsavtalen, tilbudet eller leiekontrakten. Jobber du på salg har du i utgangspunktet lite lyst til å bruke mye tid på selve prosessen med å få underskrift på avtalen. Og det gjør sikkert kunden din også.
Med digital signering vil kunden få en hypermoderne og smidig kundereise der du fremstår kundevennlig og fremoverlent.
Her kan du bruke digital signering til dokumenter for
◾Utleie av eiendom eller utstyr
◾Kjøpsavtaler
◾Tilbud
Hvordan fungerer en digital signerings-prosess
Når du har designet en mal for avtalen eller tilbudet, som du kan bruke som en standard eller utgangspunkt for et dokument tar det ikke lang tid å sette opp tilbudet til kunden din.
Det fine her er at jobben er allerede gjort og kan enkelt replikeres til alle kundene dine. Her er mye tid spart. En stor forskjell fra å jobbe i en mal som du lager i et word dokument er at her kan du enkelt legge til opsjoner som kun synes i dokumentet dersom kunden velger dem.
◾Her i dette tilbudet er det satt flere tilleggstjenester i tilbudet som kunden kan velge mellom. Total prisen blir automatisk summert i tilbudet. Her legger du også til felter som kan eller må fylles ut av kunden som .feks organisasjons-nummer.
◾Du kan også legge til flere signering fra eget firma dersom du .eks vil at sjefen skal godkjenne/signere avtalen også.
◾Du kan også sette opp at flere partner hos kunden skal ha tilgang til å lese dokumentet. Det kan være smart dersom f.eks teknisk avdeling vil godkjenne avtalen før kunden din signerer på tilbudet. Her kan du også sette opp at flere hos kunden skal kunne signere dokumentet.
Hvordan ser en digital signerings-prosess ut for mottakeren
Etter å ha mottatt en epost med link til dokumentet vil kunden kunne gjennomgå dokumentet på PC'en, Mac eller mobilen din.
Dokumentet åpner seg i nettleseren automatisk for kunden på alle de mest populære nettleserene som Chrome, Safari, Firefox, eller Microsoft Edge.
Her kan kunden gjennomgå dokumentet og aktivt velge opsjoner eller gjøre valg av produkter eller tjenester dersom du har satt opp dette i tilbudet.
Kunden kan også interagere på tilbudet ved å
◾Legge til kommentarer
◾Invitere andre til å se på tilbudet eller signere i stedet for.
◾Fylle inn nødvendige data som du har har satt opp som standard i tilbudet.
Hvordan får jeg oversikt over avtalene mine
I Oneflow portalen får du en komplett oversikt over alle avtalene dine.
◾ Her kan du enkelt klikke deg inn å se hvilke avtaler som er blitt signert
◾Hvilke avtaler du har ute for signering.
◾Avtaler som er avslått eller som er utgått på dato.
Tips! Du kan sette en utgangs-dato på avtalene dine, slik at kunden ikke kan sitte på tilbudet i lengre tid dersom dine priser eller forutsetninger han endret seg. Du kan enkelt se i portalen hvem du bør purre opp
Hvor mye koster digital signering.
En digital signerings-løsning for bedrifter koster fra 280,- kr for en brukerlisens. Den mest populære varianten ligger på 380,- kr pr. bruker pr. måned.
Dette er en årlig lisens, dvs at du betaler kr 3800,- på forhånd for en 1 års avtale.
OneFlow er en digital signeringstjeneste som gjør det enkelt å sende, signere og administrere dokumenter på nett. Med OneFlow kan du spare tid, penger og miljø ved å eliminere behovet for papir og manuell signering. OneFlow er sikker, brukervennlig og kompatibel med alle enheter.