Lær hvorfor Microsoft 365 sin innebygde backup er begrenset og hvordan AGS IT-partner tilbyr sikker, utvidet backup med kryptering og ubegrenset lagring.
Microsoft 365 har blitt en uunnværlig plattform for bedrifter i alle størrelser. Med tjenester som Outlook, OneDrive, Teams og SharePoint, lagres enorme mengder forretningskritisk informasjon i skyen. Mange antar at Microsoft automatisk sørger for en fullverdig backup av alle data, men realiteten er langt mer nyansert. I denne artikkelen går vi i dybden på hva Microsoft faktisk tilbyr av backup, hvilke begrensninger som finnes, og hvordan du kan sikre dine data med en utvidet backup-løsning.
Når du abonnerer på Microsoft 365, får du en viss grad av backup inkludert. Dette gjelder for Outlook (e-post, kalender, kontakter), OneDrive (dokumenter, bilder, mapper), og Teams (chatter, filer, oppgaver). Men denne backupen er langt fra komplett.
Når du sletter en e-post eller fil, havner den i "Slettede elementer" eller papirkurven. Tømmer du denne, starter 93-dagers nedtellingen. Etter dette er det ingen vei tilbake. Dette kan skape store problemer hvis du for eksempel har vært på ferie, syk, eller rett og slett har glemt at du slettet noe viktig.
Microsoft er tydelige i sine brukervilkår: De anbefaler at du selv tar regelmessig backup av innholdet ditt, gjerne ved hjelp av tredjepartsløsninger. Dette er et klart signal om at den innebygde backupen ikke er tilstrekkelig for å sikre bedriftens data mot tap.
En god backup-løsning for Microsoft 365 bør dekke en helhetlig backup av alle tjenester:
Dette sikrer at du kan gjenopprette alt fra enkeltfiler til hele samarbeidsområder, uansett hva som skjer.
Backupen kopieres automatisk og lagres på en sikker og kryptert måte. All trafikk mellom Microsoft 365 og backup-skyen bør være kryptert (f.eks. med Advanced Encryption Standard 256-bit). Dette beskytter dataene dine både under overføring og lagring, og oppfyller krav fra nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) og EU (NIS2).
En profesjonell backup-løsning bør lagre dataene dine på flere geografisk adskilte datasentre, gjerne tre ulike steder. Dette gir ekstra sikkerhet dersom ett datasenter skulle gå ned. Oppetid på 99,99 % og støtte for tofaktorautentisering er også viktige krav.
Backupen er i samsvar med relevante standarder som SOC 2, ISO 27001, og GDPR. For mange virksomheter er det også avgjørende at dataene lagres innenfor EU/EØS.
Hvor ofte tar løsningen backup av data i Microsoft 365. Her har du svaret.
E-post: Opptil 12 ganger per dag.
Kontakter og kalendere: 1 gang per dag.
OneDrive: 1 gang per dag.
SharePoint og Teams: 3 ganger per dag.
En moderne backup-løsning bør tilby ubegrenset lagring, slik at du aldri trenger å bekymre deg for plass. Dataene kan lagres ubegrenset men vi anbefaler opptil 10 år, noe som dekker behovene til de aller fleste virksomheter og oppfyller lovpålagte krav til oppbevaring.
En god backup-tjeneste krever ingen nedetid eller manuell innsats fra brukerne. Tjenesten kobles til Microsoft 365, og backupen starter automatisk. Brukerne trenger ikke å gjøre noe for å sikre at dataene blir tatt vare på.
Support bør være inkludert, slik at du kan få hjelp til å gjenopprette data når som helst – uten ekstra kostnad. Dette gjelder alt fra enkeltfiler til hele innbokser, for eksempel hvis en ansatt slutter og ønsker å ta med seg e-posten sin.
Et brukervennlig søkeverktøy gjør det enkelt å finne og gjenopprette e-poster, filer eller kalenderoppføringer. Dette kan være spesielt nyttig for ledere som trenger tilgang til historiske data.
Backup-løsningen støtter "legal hold", som gjør det mulig å bevare all e-post og data for utvalgte brukere eller avdelinger i tilfelle juridiske tvister. Du kan sette egne retention policies for ulike grupper, slik at for eksempel økonomiavdelingen kan beholde e-poster lenger enn andre.
Du kan velge å arkivere data for hele bedriften, utvalgte avdelinger, eller enkeltbrukere. Arkiveringsperioden kan settes til alt fra dager til ubegrenset tid, avhengig av behov og lovkrav.
Ved å ta i bruk en profesjonell backup-løsning, oppfyller du flere av kravene fra Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) og EUs NIS2-direktiv. Dette inkluderer:
Dette er ikke bare viktig for å beskytte virksomheten, men også for å kunne dokumentere gode rutiner overfor kunder og samarbeidspartnere.
En typisk pris for en komplett backup-løsning av Microsoft 365 ligger på rundt 70,- kroner per bruker per måned. Dette inkluderer:
Du kan velge å ta backup av alle brukere, eller kun utvalgte (f.eks. økonomiavdelingen). Vær imidlertid oppmerksom på at for å sikre full backup av Teams, bør alle brukere inkluderes.
Å komme i gang med en utvidet backup-løsning er enkelt. Tjenesten kobles til din Microsoft 365-konto uten nedetid eller behov for manuelle prosesser. Backupen starter automatisk, og du får tilgang til et brukervennlig grensesnitt for søk og gjenoppretting.
Backupen krever minimalt med vedlikehold. Support er inkludert, og du kan når som helst få hjelp til å gjenopprette data eller tilpasse arkiveringsregler.
Er du interessert i å vite mer om hvordan du kan sikre dine Microsoft 365-data? Ta kontakt med oss for en hyggelig prat om en god løsninger.
Husk: God backup er ikke bare en teknisk nødvendighet, men en forretningskritisk investering.