I dette innlegget skal du få se hva du bør være oppmerksom på når du skal velge din Office-pakke, og de forskjellige prismodellene både vi, Microsoft og mange andre partnere benytter seg av.
Det er smart å sette seg inn i programmene som Microsoft tilbyr. I Office-pakkene er det utrolig mye funksjonalitet som kan være mer enn bra nok til å erstatte mange tredjeparts-programmer, forenkle rutiner og kommunikasjon. Det er alt for mange som ikke utnytter dette i dag.
Er du usikker på hvilken sammensetning av tjenester du ønsker, kan det være lurt å spørre IT-partneren din om råd, slik at du velger en pakke som vil ha riktig pris og portefølje for dere.
Den som heter Office 365 Business Premium er den vanligste sammensetningen og inneholder blant annet: Outlook, Exchange, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Planner, Teams, Publisher og Access med 1 TB Skylagring.
Microsoft 365 Business inneholder akkurat de samme programmene som kjerneprodukt, men har mange sikkerhetstjenester i tillegg som er nødvendig i dagens arbeidsforhold som både sikrer identitet og enheter.
Når du har funnet frem til Office-pakken du skal ha og er på nettsiden klar til å bestille, må du lese nøye på hvordan prisen står beskrevet.
Slik du kan se på Microsoft sine sider på bildet nedenfor, så står det at pakken koster 101,40 kr. pr. bruker, men dette står som et årsabonnement som du kan se innringet i rødt.
Litt lenger ned på siden har Microsoft lagt til et alternativ i liten skrift, som gir deg mulighet for å velge et månedsabonnement i stedet til 121 kr. pr. bruker per måned. Det vil gi deg frihet til å velge hva som er mest fordelaktig for deg, både på bindingstid og investering.
Disse forskjellige prismodellene gjelder uavhengig om dere velger Microsoft 365, Office 365 eller hvilken som helst annen Office-pakke.
Microsoft 365 Business koster 162 kr. pr. bruker per måned ved årlig binding, og 185 kr. pr. måned for månedlig binding.
Hvis leverandøren din tar mer betalt enn Microsoft bør du undersøke nærmere om at dette ikke kun er et påslag, men at det faktisk er verdiskapende tjenester som for eksempel support med i prisen. Noen leverandører kan legge på pris uten å gi deg noen ekstra tjenester så vær nøye med å sjekke dette opp før du velger din partner.
Velger man årlig eller månedlig abonnement, kan faktureringen være forskjellig fra leverandør til leverandør.
Noen fakturerer årlig andre fakturerer hver måned, men en vanlig standard i IT-bransjen er ofte kvartalsvis fakturering. Så her kan det være greit å se hvilke muligheter dere har, slik at det ikke kommer som en overraskelse.
Har dere relativt få nyansettelser over tid, vil det være en fordel å vurdere et årsabonnement. Da vil det totalt sett være det rimeligste alternativet og færre fakturaer å forholde seg til.
Ulempen med årsabonnement er ofte at det er en forhåndsbetaling, som kan være en stor sum til å starte med. Det vil også være lite fleksibelt å endre og justere lisensene underveis, da man har bundet seg opp til ett år.
Fordelen med månedsabonnement er at du slipper mye administrasjon om det skal gjøres tilpasninger, da betaler du også kun for det du bruker. Ved å velge et slikt abonnement vil du ikke bli låst til å betale for et helt år om gangen, og få full fleksibilitet til å kunne justere eller oppgradere brukere fortløpende.
En ulempe med månedsabonnement er fler fakturaer å forholde seg til, og litt dyrere enn et årsabonnement.
Det er inkludert support fra Microsoft i Office-lisensene, men det er en veldig simpel support som er nettbasert og kan ha lang reaksjonstid. Ikke minst kan det være en labyrint å finne frem til rette seksjon/problem på hjemmesiden, slik at det kan være smart å investere i en supportpakke hos din Office-forhandler i stedet, som gjør at du vil få personlig, norsk og rask hjelp.
Dette gjør partnere veldig forskjellig, noen fakturerer for all tid og alle forespørsler per time, halvtime eller kvarter. Andre har kanskje bakt noe support inn i prisen på abonnementet, og flere og flere partnere velger å gi deg support som er type «all-inclusive» på Office hvor brukerne kan ringe inn så mye de orker.
Vær oppmerksom på å skille mellom «superbruker» og den vanlige bruker, se på avtalen om det kun er en «superbruker» som kan ringe inn eller om alle kan benytte seg av tjenesten. Det vil i så fall resultere i mye spart tid internt.
Når du skal velge din Office og Office-leverandør er det flere ting å være oppmerksom på, du må ha den rette sammensetning av programmer i pakken og dette kan din IT-partner hjelpe til med om du er usikker eller behøver råd.
Ved bestilling er det viktig å være oppmerksom på hva slags prismodell som opereres med, hvordan din leverandør har priset seg, hva slags faktureringsmodell de har og hvor du får support om det behøves.
AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.