Planlegg dine arrangementer litt smartere med Office 365!

Fellesferien er over og et nytt halvår er godt i gang. August og September er typiske måneder for å avholde for eksempel Kick Off. I dette innlegget skal du få se hvordan du kan jobbe smartere med planleggingen av dine arrangementer, ved hjelp av Office 365. I Outlook får du enkelt opprettet en gruppe som gjør planleggingen litt enklere for deg.

Opprett en gruppe i Outlook

Grupper i Outlook blir betegnet som Office 365 Groups og er utviklet med samarbeid i tankene. Den fungerer med Office 365 appene du allerede bruker og du kan samarbeide med gruppe-medlemmer når du skriver dokumenter, lager regneark, jobber med prosjekter, planlegger møter og sender e-post. Du kan lage så mange grupper du vil og inviterer de gruppemedlemmene du selv ønsker. Dersom du vil at medlemmer utenfor organisasjonen også skal ha mulighet til å sende e-post til gruppen, er også dette mulig.

Ved å opprette en gruppe når du skal arrangere dine eventer, som for eksempel årets Kick Off, får du sortert ut viktige elementer, laget sjekklister og får generelt bedre oversikt over "prosjektet". Du får enkelt opprettet samtaler med de andre gruppe-medlemmene og unngår e-post som går frem og tilbake og som menger seg med resten av mailboksen din. Styr arrangementet i gruppen istedenfor å ha interne møter som spiser opp mye av arbeidsdagen.

Dette får du med Office 365 Groups

Egen innboks for kommunikasjon over e-post
Gruppen har egen kalender for planlegging av møter og arrangementer
Eget bibliotek for lagring og arbeid med mapper og filer
OneNote for å lage prosjekter og ta notater
Planleggingsverktøy for å organisere og tildele oppgaver, samt få oppdateringer om fremdriften

Slik oppretter du en gruppe

Trykk på knappen «Nye elementer» i Outlook, skroll ned til «Gruppe» og klikk for å opprette en ny gruppe.

Slik oppretter du en gruppe i Outlook

Finn et passende navn

Velg et navn på gruppen din og sett en personvern-regel. Du kan velge om det kun er medlemmer av gruppen som skal kunne se innhold, eller om hele organisasjonen kan få innblikk i gruppen din. Etter dette, trykk «OK». Husk at navnet du velger på gruppen, blir også navnet på e-post adressen din. I vårt tilfelle er navnet på gruppen «Kickoff», altså kan man sende direkte e-post til kickoff@ags.no. Nå er vi godt i gang med gruppen og årets Kick Off planlegging kan snart starte.

Finn et passende gruppenavn, dette blir også gruppens e-post adresse.

Legg til og fjern medlemmer

Start med å legge til de korrekte medlemmene i gruppen. Disse kan endres underveis, dersom det er ønskelig. Her lager du samtidig også en beskrivelse av gruppen slik at de som mottar gruppe-forespørselen enkelt ser hva gruppen omhandler. Når medlemmene er invitert kan du starte planleggingen og fordele oppgaver.

Her kan du legge til medlemmene som skal være med i gruppen og en kort beskrivelse av hva gruppen omhandler

Tilordne oppgaver

Nå som det mest elementære er på plass, er gruppen din klar til bruk. Legg til og fjern medlemmer, book avtaler i mappens felles kalender, del filer med hverandre og bruk felles notatbok. I gruppen har du også tilgang til å opprette oppgaver og tilordne oppgave til rett mottaker. Her setter du opp prioritetsgrad, forfallsdato, status og om oppgaven er påbegynt og da i hvilken grad. Når oppgaver er ferdig, kan du sjekke den ut som fullført.

Tildel oppgaver til medlemmene og sett tidsfrister

Hva kreves for å få Office 365 Groups?

Håper du har fått en enkel veiledning på hvordan du kan bruke Office 365 til å planlegge dine arrangementer litt smartere! For å opprette grupper i Outlook må du ha et Office 365 abonnement som inkluderer Exchange Online og SharePoint Online. For å få tilgang til dine grupper direkte i e-posten din må du også ha installert Office 2016 på maskinen din. Har du ikke dette, kan du bruke Exchange Online for tilgang.

Du kan også laste ned appen Office 365 Groups direkte på telefonen din, enten du har Windows, iOS eller Android. Søk opp «Outlook Groups» og last ned GRATIS.

Dersom du ønsker å vite mer om Office 365 Groups og andre nyttige funksjoner - sjekk ut denne videoen.

Det nyeste samhandlingsverktøyet i Office 365 er Microsoft Teams. Dette er en utvikling av Office 365 Groups og gir deg mange muligheter for smart og effektiv samhandling. Vi gleder oss til å vise dere alle mulighetene som finnes i Microsoft Teams litt senere i år.

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.