Overgangen til Ny Outlook

I dette blogginnlegget skal du få se fordelene med den nye versjonen av Microsoft Outlook, hvorfor du bør bytte til den og hva som får folk til å stride imot.

Enklere, Smidigere og Mer Effektiv sammen med Microsoft Teams

I dagens digitale arbeidsmiljø er e-post et av de mest brukte kommunikasjonsverktøyene. Vi får ofte spørsmål om og møter vegring mot å ta i bruk Microsofts nye versjon av Outlook. Jeg vil oppsummere noen av tilbakemeldingene og hvordan vi kan overkomme disse utfordringene.

Vi ser også nærmere hvordan Microsoft Teams kan øke effektiviteten ved å redusere intern e-postbruk. Målet er å frigjøre kapasitet i vår arbeidshverdag.

Motstand mot å bytte

Endringer kan være utfordrende, spesielt når det gjelder verktøy som brukes daglig og er godt innarbeidet i våre rutiner.

Noen brukere finner det nye grensesnittet i Outlook mindre intuitivt enn den klassiske versjonen. Dette skyldes ofte psykologiske barrierer og vaner som er vanskelig å bryte.

Noen funksjoner som skaper vegring

Mappestruktur

Mange har laget sine egne rutiner og oversikt ved hjelp av kompleks mappestruktur i Outlook. Denne mappestrukturen og metoden kan være vanskelig å navigere i den nye versjonen av Outlook.

Vi anbefaler derfor heller å bruke kategorier og søkemapper for å enklere og raskere finne e-post ved hjelp av søkefunksjonen.

Regler

Har man satt opp komplekse regler for e-sortering kan man ha utfordringer med overføringen til nye Outlook. "Fokus innboks" kan imidlertid gjøre mange regler unødvendige ved automatisk sortering etter viktighet.

Fordeler med Fokus innboks:

• Automatisk sortering: Fokus innboks skiller automatisk mellom viktige e-poster og mindre viktig korrespondanse, noe som sparer tid.
• Bedre organisering: Viktige meldinger legges i "Fokusert"-fanen, mens andre meldinger havner i "Andre"-fanen. Dette gir en ryddigere innboks.
• Økt produktivitet: Ved å kun vise de mest relevante e-postene først, kan du konsentrere deg om det som er viktigst og forbedre arbeidseffektiviteten.
• Redusert stress: Mindre rot og færre distraksjoner gir en mer oversiktlig og mindre stressende arbeidsdag.
  

Er det andre funksjoner eller noe man savner, finnes det en komplett oversikt med forklaringer her. Sammenligning av funksjoner mellom nye Outlook og klassiske Outlook - Støtte for Microsoft

Oppsummert har den nye versjonen av Outlook flere fordeler

Moderne grensesnitt og integrasjon med Microsoft Teams

På sikt og etter litt øvelse vil den nye versjonen av Outlook gjøre navigasjon og bruk enklere. Integrasjon med Teams og den nye kalendervisningen gjør at man kan chatte, planlegge møter og samarbeide om dokumenter direkte fra Outlook. Dette vil direkte kunne reduserer behovet for intern e-post og effektiviserer arbeidsflyten.

For eksempel kan man direkte i kalender sende en chat til møtedeltakere (via Teams), og gi beskjed om noe før møtet, eller om man er forsinket.

Fordeler ved å kombinere Outlook med Microsoft Teams

Redusere e-postbruk

Ved aktivt bruk av Teams vil behovet for intern e-post reduseres. Teams fungerer som en plattform for direktemeldinger, gruppechatter og videomøter, men kan brukes til mer enn dette. Vi ser spesielt på fordelene ved å bruke innlegg og tagging (@...) i en god kanalstruktur.

Dette gjør kommunikasjon mer effektiv og mindre tidkrevende ved å samle informasjon på riktig sted, tilgjengelig for de som trenger informasjonen i sitt arbeid.

Samarbeidsverktøy

Teams for intern samhandling og oppgaveadministrasjon vil også reduserer behovet for å sende dokumenter via e-post. Og vil ytterligere redusere mengde epost i våre innbokser.

Overkomme motstanden

Ved å samle tilbakemeldinger og spørsmål om nye Outlook internt, får man frem behovene og utfordringene de ansatte opplever ved bytte til nye Outlook.

Et tips der er å opprette en Kanal i deres Teams struktur til å samle disse tilbakemeldingene, og oppfordre til å vise eksempler på bruk eller smarte funksjoner fra sin arbeidshverdag.

Oppsummering og anbefalinger

1. Bruk av kategorier og søkemapper: For å navigere enklere og raskere i den nye versjonen av Outlook, anbefales det å bruke kategorier og søkemapper i stedet for en kompleks mappestruktur.
2. Fokus innboks: Den nye versjonen tilbyr automatisk sortering av e-poster, noe som sparer tid, gir bedre organisering, øker produktiviteten og reduserer stress.
3. Integrasjon med Microsoft Teams: Aktiv bruk av Teams reduserer behovet for intern e-post og fremmer mer effektiv kommunikasjon og samarbeid. Det anbefales å opprette kanaler for tilbakemeldinger og oppfordre ansatte til å dele erfaringer og tips.

Med riktig opplæring, støtte og forståelse for de nye funksjonene, kan brukerne oppleve en enklere og mer effektiv hverdag med den nye Outlook. Kombinasjonen med Microsoft Teams forbedrer samarbeidet og reduserer intern e-postbruk. Prøv den nye Outlook i dag!