Slik lager du en oppfølgings funksjon i Outlook

Hvordan sortere e-post raskere i Outlook 

I dette tipset skal du få se hvordan du kan sortere e-post i Outlook raskere og smartere så du får mer tid til overs til andre ting. Se hvordan du kan sette opp Outlook på PC’en din til å hjelpe deg med å komme gjennom innboksen din raskere.

Er du lei av å rydde opp i innboksen din?

Er du lei av å bruke tid på å sortere og rydde opp i innboksen din, da er du ikke alene. Mange opplever at e-post strømmer på i Outlook, og at mye av tiden går med på å sortere og skille ut den delen av e-epost som er viktig.  Så hva kan du gjøre for å ikke drukne i e-post?

Slik gjør du det

Du kan starte med å åpne opp Outlook.  Som du kan se i eksemplet nedenfor har jeg laget en mappe som heter Til oppfølging.  Tanken er at du raskt skal kunne sortere e-post i innboksen din ved å flytte den til oppfølgings mappe. Målet med mappen er...

• At du skal kunne spare tid ved å slippe å dra e-post manuelt over i mapper. 
• Sorteringen av innboksen e-post skal gå raskere.
• Og du skal bare sitte igjen med e-post som du bør svare på eller følge opp.

Slik kan du bruke funksjonen til summering av et pristilbud

Ca midt på menylinjen i Outlook finner du <Hurtigtrinn>, her kan du enkelt opprette automatikk  og smarte regler for hva du ønsker skal skje med e-posten din. Nå skal du lage en ny regel ved å klikke på <opprett ny> 

Velg mappen du vil flytte viktig e-post til

Som navn på Hurtigtrinnet kan du sette Til oppfølging, eller noe annet som passer bedre for deg.

• Under handlinger skal du finne frem og velge <Flytte til mappe> 
• Nå skal du velge i hvilken mappe du ønsker å flytte e-posten til.
• Velg annen mappe nede på menyen, og herfra kan du klikke deg frem til mappen du vil plassere e-post som du vil følge opp.
  
  

Sett opp formelen

I neste handling skal du sette opp en kategori på e-posten. Her kan du f.eks. velge følg opp.

Legg til flere handlinger

Du har muligheter til å legge på flere handlinger på hurtigtrinnet. F.eks. kan du markere e-post som lest slik som dette eller velge å automatisk markere viktighetsgraden på e-posten. 

Legg til en hurtigtast for å raskere å rydde e-post

Helt til slutt kan du sette opp en tastatur-snarvei for å raskt kunne markere e-post, i dette tilfellet velger du f.eks. CTRL + SHIFT + 1

Nå trykker du <fullfør> og da gjenstår det bare å teste det nye hurtigtrinnet.

Slik rydder du e-post

Alt du trenger å gjøre nå er å markere e-post som du synes er viktig og skal følges opp. 

• Dette gjør du enkelt ved å trykke på <Til oppfølging>  
• Og nesten litt magisk flyttes e-posten til oppfølgings-mappen vi laget tidligere, satt som lest og markert for oppfølging. 
• Og enda raskere går det når du bruker hurtigtasten du akkurat satte opp.
  

Slik rydder du e-post på mobilen

Vi har i et tidligere tips vist deg hvordan du kan opprette den samme sorterings-funksjonen på mobilen din. Se hvordan du enkelt kan sortere e-post og rydde opp i innboksen din ved å bruke sveipealternativer for Outlook på mobil. Mobilvarianten av Outlook er både en sikker og smart e-post klient
som du kan lastet ned gratis dersom du har et Office 365 abonnement.

• Slik bruker du Outlook Sveipealternativer på mobilen
   

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.