Les hvordan elektrikere og håndverkere bruker Office 365

I denne artikkelen har jeg samlet flere kundehistorier i ett for å vise hvordan Office365 har forandret hverdagen til våre kunder.

AGS IT-partner jobber mye med små og mellomstore bedrifter.

Elektrikere, rørleggere, håndverkere er våre typiske kunder. Jeg har lagt merke til at det foregår et generasjonsskifte i disse bransjene nå og en typisk dagligleder i en elektriker firma er ikke den samme som den var for 5 år siden. Jeg får mange telefoner ukentlig med spørsmål om hvordan de kan bruke Office 365 mer effektivt og hvilke muligheter som ligger i den.

Typiske utfordringer

Office 365 inneholder nå mange tjenester. Vi går ikke gjennom alle tjenestene med våre kunder men fokuserer på de som er mest relevante for dem.

Dialogen starter som regel med at de beskriver hvordan de jobber i dag.

• De jobber med prosjekter
• De har få ansatte på kontoret, de alle fleste jobber ute
• De har filer på en lokal server
• Prosjektledere sender mail til alle med informasjon om prosjektet og prosjektdokumentasjon
• Prosjektledere har laget egne systemer, ofte i Word eller Excel hvor de har prosjektplaner og sjekklister. Dette fungerer ofte greit men de har ingen mulighet til å se oppgavestatus på tvers av prosjektene.
• Noen har tatt i bruk OneDrive for Business og lager egne dokumentmapper der
• Interne dokumenter ligger enten på en lokal server eller i OneDrive’en til dagliglederen.

Typiske ønsker

Daglig ledere i slike bedrifter ønsker ofte følgende:

• Å kunne ha et felles prosjektområde hvor alle prosjektmappene ligger tilgjengelig for alle som jobber ute
• De vil ha samme struktur i alle prosjektmappene
• De vil kunne kommunisere/chatte om prosjektet slik at all kommunikasjon er samlet på ett sted
• De vil ha prosjektplaner i Office 365 slik at de kan se oppgavestatus på tvers av prosjektene
• De vil kunne tildele oppgaver til hverandre

I Office 365 finnes det verktøy som dekker alle disse behovene.

 Hvordan bruker de SharePoint

Vi starter som regel med SharePoint. Der lager vi en struktur hvor bedriften kan ha sine interne og administrative dokumenter, prosjektdokumentasjon og salgsdokumentasjon. Vi hjelper kunden med å komme i gang med SharePoint. Vi setter på riktige brukerrettigheter.

Alle brukerne som jobber ute får tilgang til prosjektdokumentasjon via Sharepoint app.  Dokumentene håndteres fra ett sted og er alltid oppdaterte. Brukerne kan ta bilder og laste dem opp i SharePoint mapper fra mobil eller nettbrett.

Hvordan bruke Planner

Prosjektplaner og oppgavelister lages i Microsoft planner. Vi har laget video om Microsoft planner før. Klikk her hvis du vil vite mer om Planner.

I Planner kan du enkelt lage oppgavelister, tildele oppgavene til brukerne og se status på de forskjellige prosjektene på et felles instrumentbord.

Hvordan bruker de Teams

All kommunikasjon om prosjektet vil foregå via Microsoft teams. 

Du kan koble Planner og SharePoint til Teams og kan chatte, jobbe med oppgaver og dokumenter fra ett sted.

Det finnes mobilapper for SharePoint, Teams og Planner som passer perfekt til brukerne som jobber ute.

Dersom du føler at du ønsker å utvide funksjonaliteten i noen av disse tjenestene kan du bruke Microsoft Flow som jeg skrev om i mitt forrige blogginnlegg.

Overraskende nok er det små bedrifter som størst behov for mange av tjenestene som ligger i Office365. Du trenger ikke å ta i bruk Microsoft prosjekt. Planner vil mest sannsynlig dekke ditt behov. Den er enkel å bruke, den ligger allerede i ditt Office 365 abonnement og det finnes mobilapp til Planner.

Du trenger ikke å ta i bruk Yammer, som er et stort kommunikasjonsplattform. Bruk Teams, helt genialt verktøy for folk som jobber mye ute.

Du trenger mest sannsynlig ikke noe annet enn SharePoint for å lagre dokumentene dine på og en sikker og ryddig måte og gjøre dem tilgjengelig for alle, når som helst hvor som helst.

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.