Nyhet i Microsoft Teams - ekstern deling

I dette innlegget skal du få lese om en Nyhet i Microsoft Teams som kommer til å løse mange av utfordringene vi har hatt i Teams de siste årene. Nemlig dette med å dele eksternt deling i Microsoft Teams. Dette er noe vi får mye spørsmål om og rundt, så i denne bloggen gir vi deg svarene på dette!

Behovet for digital samhandling?

Digital samhandling og behovet for sådan har i løpet av de 2 siste årene opplevd en enorm utvikling.
Noe på grunn av pandemien, men uavhengig av påtvunget hjemmekontor, til og fra, de to siste årene, så hadde vi nok beveget oss i denne retningen uansett.

For å ta et skritt tilbake så var det i mars i år ikke bare 2 år siden pandemien gjorde sitt store inntog, men det er også 5 år siden Teams ble lansert. Hvis man tenker tilbake på Teams da og hvordan man jobber med Teams i dag, så har transformasjonen vært stor. Både for oss i AGS og mange av kundene våre så er det Teams som er hovedverktøy gjennom arbeidsdagen.

Hva er Teams Connect shared channels og hvorfor trenger vi det?

Parallelt med denne utviklingen og endringen er det spesielt ett behov som er tydelig, og som Microsoft ikke har hatt en spesielt god løsning på - før nå (snart, det rulles ut i april for public preview). Deling eksternt, enten med kunder, leverandører eller andre partnere har vært en utfordring. Man har jo kunnet dele tilganger til Teams med eksterne, men å løse dette på en enkel og trygg måte uten å dele resten av innholdet i Teamet, har vært vanskelig. Vi har benyttet oss av ulike work arounds, som fint kan leves med, men det har ikke vært ideelt.

Det er vel rundt ett år siden vi hørte om dette for første gang og endelig rulles det ut; Shared Channels. Kort fortalt så er dette en ny type kanal i Teams, hvor du kan dele tilgang bare til denne kanalen utenfor teamet og utenfor organisasjonen. Man trenger ikke legge til disse eksterne som medlemmer av Teamet, de kan bare legges til direkte i kanalen og samhandle der. I begynnelsen er det noen begrensinger, og man kan ikke benytte seg av apper eller boter, men hver kanal vil få sitt eget SharePoint område, slik som private kanaler.

Hvilke utfordringer vil Shared Channels løse?

De fleste av mine kunder er bedrifter som jobber prosjektbasert, gjerne helt fra tilbudsfasen. Det starter gjerne med at de har behov for å løfte sin prosess for salg og prosjekt ut i skya. Kanskje de jobber i Excel i dag, hvor metadata som prosjektnummer og prosjektnavn registreres i ett ark og man på denne måten har oversikt gjennom flere år på prosjektstatus og pipe. Likt for samtlige av disse kundene er at de har behov for å automatisere og effektivisere dokumenthåndteringen i denne prosessen, både internt, men også eksternt.

Kanskje de har delt filer på mail tidligere, men ønsker en mer oversiktlig og effektiv løsning. Disse kundene hjelper vi i gang med Teams og SharePoint og lager elektroniske skjemaer for prosjektregistering (i SharePoint) hvor det rulles ut automatisk mappestruktur/ Teams og kanaler. Og det er i dette steget utfordringene med å dele eksternt har kommet. Hvordan skal det løses? Det er flere filer i som ligger i prosjektteamet som skal deles, men vi ønsker jo ikke å dele alt innholdet i hele teamet. Kan vi bruke private kanaler? Jo, man kan det, men merk at dette blir litt baklengs da man må lagre alt som er kunden sitt interne arbeid i private kanaler og ha det som skal deles åpent i teamet. Dette kan skape forvirring og på den måten ikke være trygt.

Men kan velge å dele med eksterne fra SharePoint-grensesnitt, men da tar man også et slags skritt tilbake fra å ha Teams som hovedarbeidsverktøy. Ett team for internt arbeid, ett for eksternt, men dette er tungvint og fører til dobbeltarbeid. Det finnes også flere andre work arounds, men disse trenger vi ikke gå inn på. Det er altså disse store utfordringene Shared channels vil løse. Enkelt å greit, del tilgang til kanalen, ikke noe annet!

Hvordan oppretter vi en share channel?

En shared channel kan opprettes på samme måte som vi oppretter standard kanaler eller private kanaler. Denne delte kanalen vil være tilgjengelig for medlemmer på tvers av tenanter uten at man må bytte oppe i høyre hjørne. Den delte kanalen kan deles med så mange organisasjoner som man spesifiserer i Azure AD Cross-tenant access policy.

Hvilke funksjoner har vi i shared channels?

Raskt, effektivt og transparent samarbeid, åpen og tilgjengelig kommunikasjon og deling av informasjon, på tvers av organisasjoner. Dette er noen av de gode funksjonene de delte kanalene vil gi oss. Alle medlemmene av kanalen kan se, laste opp og jobbe i de samme filene samtidig.

Dette gleder vi oss til å bruke selv og levere til kunder!

Vi i AGS kommer til å benytte oss av shared channels selv, og gleder oss også til å hjelpe kundene våre med riktig bruk av denne nyheten. Personlig gleder jeg meg til å se effektiviteten til kundene øke enda mer, og at man virkelig begynner å kjenne verdien av Teams på kroppen. For å ta oss litt tilbake til starten; fra da jeg begynte å bruke Teams som arbeidsverktøy i 2017 og man stort sett brukte det til chat.
Kanskje noe fildeling, men ikke mye.

Til å i dag ha et helhetlig verktøy for samhandling, dokumenthåndtering og nå også en god løsning på effektiv og oversiktlig deling eksternt. Mulighetene er (nesten) uendelige. At alt dette har skjedd på 5 år, selvsagt litt ekstra boostet av korona, men dog; jeg og resten i AGS gleder oss til å følge med på veien videre og fortsette å bli mer effektive, automatiserte og digitaliserte sammen med kundene våre.

Hvordan får jeg kommet i gang med Microsoft Teams i dag ?

Ønsker du å sette i gang med Microsoft Teams i dag? 

Microsoft Teams er en samlet kommunikasjon- og samarbeidsplattform som kombinerer vedvarende arbeidsplass-Chat, videomøter, fillagring og integrasjon med applikasjoner.