Bedre oversikt over oppgaver med Microsoft Planner

I dette innlegget skal vi ta for oss et verktøy som er veldig effektivt å ta i bruk for å organisere gruppearbeidet i bedriften bedre. Og det er Microsoft Planner. Ta gjerne en titt i videoen under for en kort oppsummering!

Hva er Microsoft Planner?

Med Microsoft Planner får du organisert gruppearbeidet i bedriften, som igjen gjør at dere får mer effektivitet i arbeidet. Med Planner kan gruppen enkelt opprette nye planer eller prosjekter, organisere og tilordne aktiviteter, dele filer og dokumenter og ha live chat med hverandre underveis. Samtidig er du til enhver tid oppdatert på fremdriften i gruppen når det gjelder status og ansvarsfordeling.

Slik oppretter du en ny plan i Microsoft Planner

Microsoft Planner fungerer ganske enkelt. Du oppretter en ny plan, legger til de medlemmene som skal være med, tilordner oppgavene til de som skal gjøre hva og oppdatere status på dine oppgaver underveis. Du kan ta en titt i videoen over for en liten introduksjon på hvordan du gjør dette, eller lese beskrivelsen under:

#1 - Logg deg på Planner

#2 - Opprett en plan ved å trykke på <+> tegnet på venstre side

#3 - Gi planen et navn, bestem om planen skal være felles eller privat og noter ned en beskrivelse av hva planen omfatter. Trykk så på <Opprett plan>.

#4 - Ved siden av profilbilde ditt på høyre side legger du til de medlemmene som skal være med i planen ved å <Angi navn> på deltakerne.

#5 - Legg til oppgaver og angi forfallsdato ved å trykke på <+> tegnet under navnet på planen du har laget.

#6 - Legg til personer og tilordne dem oppgaver ved å trykke på <Tilordne>

Få god oversikt over alle dine oppgaver i Planner

Når du har laget en plan eller oppgave, får den tildelt sitt eget <brett>. På <brettet> til planen din kan du organisere oppgaver ved å dra og slippe oppgavene fra en kolonne til en annen når du skal oppdatere status eller om andre skal tilordnes oppgaven.

Under <Mine Oppgaver> får du en samlet og god oversikt over dine egne aktiviteter og statuser. Ved samarbeid på planer vil gruppemedlemmene alltid ha oversikt over hvem som jobber med hva.

Sett på e-post varsel 

Med Microsoft Planner får gruppen anledning til å få tilsendt oppdatering om aktivitet i planen på e-post. Dette kan være praktisk om du trenger en ekstra påminnelse per e-post om du nærmer deg forfallsfrist eller om fristen ikke er overholdt. Du blir selvfølgelig også varslet om du har fått tilordnet en oppgave eller om du har blitt lagt til i en ny samtale.

Dersom du ønsker å motta all kommunikasjon som omfavner planens innhold kan du velge å <Følge planen i innboksen>. Her får du beskjed om en oppgave har blitt overført til noen andre, om en oppgave er fullført osv. Hvordan du gjør det, kan du se i bildet under. Dersom du ikke lenger ønsker å følge planen, følger du bare akkurat den samme fremgangsmåten, men da <Slutt å følge planen i innboksen>.

Aktuelle nyheter i Planner

Microsoft Planner fungerer som sagt veldig godt til å organisere gruppearbeidet i bedriften, og med 3 nye funksjoner får du nå enda større oversikt over prosjektplaner, du får mulighet til å gruppere og filtrere oppgaver og mulighet til å motta varsler om kommende frister.

• Med Tidsplan-visning blir det enklere å overholde tidsfrister, planlegge fremover og se på prosjektstatus. Du får god oversikt over oppgaver som ikke er planlagt og gjøremål som er fullført og ikke. Du kan i tillegg dra og slippe planleggingselementer i den ukentlige og månedlige kalendervisningen som du vil og nye oppgaver kan også legges til direkte i planens kalendervisning.
• Med Alternativer for gruppering og filtrering får du dypere innsikt i oppgavene dine og er en god hjelper for å overholde tidsfrister. Du kan nå filtrere oppgavene dine etter forfallsdato for å få en bedre forståelse av hvordan du skal forholde deg til tidsfrister og med gruppering-funksjonen ser du oppgaver som ikke er startet, slik at du kan prioritere arbeidet ditt riktig.
• Med et Varsel om forfallsdato mottar du nå en e-postmelding som oppsummerer oppgaver som forfaller i løpet av den kommende uken. Med denne nye funksjonen får du holdt deg oppdatert på det du skal levere, og har lettere for å forholde deg til tidsfristen.

Konklusjon - hva får du?

Microsoft Planner er et fantastisk verktøy å ta i bruk om du jobber i grupper eller om du ønsker mer oversikt over din egen arbeidsdag utenfor mailboksen. Det gir deg muligheten til å kunne sortere ut, prioritere oppgaver og delgere oppgaver internt i en hektisk arbeidsdag. Sammen med Office 365 er det også et viktig verktøy for å ta i bruk den moderne arbeidsplassen fullt ut. Har du allerede et Office 365 abonnement som inkluderer Planner, vil du kort oppsummert få en mer strukturert og ryddig arbeidsdag, samhandling på sitt beste og en mye bedre oversikt over egne oppgaver.

Hva venter du på?

Du lurer kanskje på om Planner koster noe ekstra? Har du et Office 365 abonnement har du mest sannsynlig Planner inkludert i abonnementet ditt. Det er bare å ta det i bruk!

Håper du sitter igjen med en bedre forståelse av hva Planner er og hva du kan bruke det til. Dersom du ønsker å vite mer om dette eller andre samhandlingsverktøy i Office 365 kan du gjerne ta kontakt med oss. Vi står klare til å hjelpe deg!

Kilde: Microsoft