Hvordan bruke Lynmedlinger og Chat på Teams

Når vi leser om Teams på nettet ser vi at det er lurt å bruke Teams fordi vi vil spare tid. Kommunikasjon blir mer effektiv, og antall interne mailer vil gå ned. Kult, ingen grunn til å vente med å ta i bruk Teams, tenker jeg. Men hva skjer i virkeligheten når vi tar i bruk intern chatt på jobben? Vi på AGS har brukt Teams siden den kom og har samlet en del erfaringer om typiske feil som gjør din dag mindre produktiv. Jeg må innrømme at de første ukene tenkte jeg «Hæ? Skulle ikke dette hjelpe meg å bli mer effektiv? Nå rekker ikke jeg å gjøre noen ting»

Slik bruker du Teams riktig

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Teams er ikke det samme som Snapchat eller Messenger 

Intern chatt er et nytt verktøy for mange små og mellomstore bedrifter. Det er ikke de samme «reglene» som i Messenger som gjelder her. I Teams er det helt OK å bare lese gruppechatten uten å kommentere. Det er helt greit å ikke svare på spørsmål med en gang, selv om alle ser at du er pålogget.  Kollegaene dine vet at du mest sannsynlig sitter i telefon eller svarer på en e-post.  Det er ikke uhøflig å svare veldig kort og skrive at du er opptatt, men gjerne med et smilefjes😊 

 

"Kan du komme innom meg?"

Hvis jeg ser i samtalehistorikken for 1,5 år tilbake «Kan du komme innom meg?» er den meldingen som jeg fikk mest av. Da fløy jeg mye opp og ned trappene husker jeg. Du får en bra kondis, men du får ikke gjort så mye annet fornuftig. Da er hele visten med en intern chatt borte. Ikke be dine kollegaer om å komme innom deg, men mindre det er en krisesak. Skriv heller kjapt hva saken gjelder. Ofte er det er ja/nei spørsmål. Hvis ikke, spør når på dagen det passer å snakke om det.

Kan du komme innom

  

Sett riktig status på Teams

Status «I møte» settes automatisk. Teams kan «se» i din Outlook-kalender og dersom du er i et møte blir statusen din satt til «I møte». «Ikke forstyrr» er en status som du kan bruke noen ganger, men status «Opptatt» holder for de fleste.

Status-1

 

Gå rett på sak

Vi alle har lært at du må banke på døra før du går inn. Denne regel gjelder ikke for Teams.  Når du ser at din kollega har status «Ledig» eller «Opptatt», ikke skriv «Hei», eller «Hei, har du tid til et spørsmål?».  Skriv det du lurer på med en gang, gjerne med «Hei😊» først. Det tar ikke lang tid å svare på «Hei» men produktivitet handler ikke bare om tid. Den handler i like stor grad om fokus. Jo lengre samtale du har på chatten jo mer fokus går til selve samtalen. På bildet ser du hvordan du ikke skal kommunisere i Teams.

Gå rett på sak

 

Analyser hva samtalene handler om

Husk at Teams er et fantastisk verktøy som er mye mer enn bare intern chatt. Hvis du ser at flere av dine kollegaer stiller samme spørsmål ofte, kan du vurdere å svare på spørsmålet i en kanal som alle kan se, du kan også lage et dokument som alle kan ha tilgang til via Teams eller legge ut en link til en side hvor folk finner det de lurer på. Hovedpoenget med Teams er at alle skal enkelt kunne finne nødvendig informasjon og dokumenter via Teams.

 

Konklusjon 

Effektivitet = Tid + Fokus. Når vi snakker om effektivitet snakket vi som regel om tid. Vi vil spare tid og vi ønsker å kunne gjøre flere ting samtidig. Det finnes ikke verktøy som hjelper deg å bli mer effektiv ved å multitaske. Du kan ikke forberede presentasjon og chatte med dine kolleger samtidig. Den oppgaven du flytter fokus fra blir ikke gjort. Jeg har en teori om at verktøy i seg selv har lite positiv effekt på produktivitet. Men verktøy pluss riktig oppsett og bedriftskultur er det som skal til for å få jobben gjort kjapt.

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.


Kontakt oss