Månedens Digitaliseringskunde på Microsoft 365 - PEC Elektro

Vinner av Månedens digitaliseringskunde

Hver måned kårer vi en vinner av Månedens digitaliserings-kunde. Denne gangen er det PEC Elektro. som har gjort en flott innsats med å digitalisere bedriften. PEC Elektro har tatt i bruk Microsoft 365, Teams, Onedrive og Sharepoint på en smart måte, som gjør arbeidsdagen enklere og mer effektiv for de ansatte og bedriften. I tillegg har de allerede spart inn det investeringen kostet dem.

Hvem er PEC Elektro

PEC Elektro så dagens lys i 1995 og var den gangen bare en liten del av en offshore bedrift

I dag består PEC av fire elektrobedrifter og to rørlegger avdelinger. PEC Elektro holder til i Vestfold og har avdelinger i flere av Vestfold byene som Tønsberg, Horten, Sandefjord.

Ønsker å digitalisere og være fremoverlent

Jeg heter Ole Kristian Didriksen og jeg jobber som saksbehandler i PEC Elektro i Tønsberg

Vi ønsker å være en fremoverlent bedrift i forhold til digitalisering av arbeidsplassen. Det er derfor vi fikk installert et intranett med en felles plattform for oss som jobber i feltet.

Det er jo digitalisering på bygge-plassen.

«Vi går jo mer og mer mot et papirløst samfunn, og det har det jo vært snakk om i mange år, men nå tror jeg det faktisk det kan realiseres.»

Hva ønsket vi oss

Vi hadde tenkt en del på hva vi ønsket oss og hva vi ville ha av funksjonalitet i systemet. 

• Jeg ville ha tilgang til dokumenter og tegninger ute på byggeplassen. Det var viktig for oss at vi kunne få tak i dokumenter uansett om kollegaen bruker mobil, nettbrett eller en laptop ute på plassen.
  
  
• Jeg vil være sikker på at filene og dokumentene alltid er oppdaterte med siste versjon. Det kan fort bli dyrt å montere eller jobbe på feil versjon av tegninger eller dokumenter.
  
  
• Jeg vil ha samme struktur i alle prosjektmapper. Med lik struktur som opprettet automatisk for oss på nye prosjekter, sparer vi tid, det blir enklere for alle å jobbe likt og ikke minst bruke systemet.
  
  
• Vi bruker masse tid på å fylle ut sjekklister og avviksskjemaer på papir. Kan jeg få dette til å gjøres på en bedre måte?
  
  

Her er noen av løsningen vi har tatt i bruk

Vi har vært kunde av AGS IT-partner i mange år og da var det naturlig å snakke med dem om ønskene våre. De hadde en pakke med Microsoft 365 som var tilpasset og skreddersydd for byggebransjen.

Den inneholder blant annet.

• Intranett – Lett å finne informasjon, og lagring og deling av dokumenter, tilbud og PDF.
• Avvikshåndtering på prosjekter og saker.
• Prosjekthåndtering mot kunde,
• Elektroniske sjekklister
• Kobling til Microsoft Teams

Du kan lese mer om de ulike Microsoft 365 og Sharepoint pakkene fra AGS IT-partner.

Ha tro på at dette får vi til

Jeg kjenner meg jo igjen i den der, litt sånn en tenker at dette får vi ikke til. Det blir mye nytt og forholde seg til.  Og dette klarer vi ikke å lære opp folk i, men...  jeg er litt tilhenger av å ha litt tillit til disse som jobber med å tro at de kan få det til likevel da

Ja, for du har jo koblingen mellom disse appene i Microsoft 365 uansett.

Enkelt å bruke

Altså om du åpner Teams, og du åpner OneDrive eller om du åpner SharePoint appen på telefonen.

Hvilken du foretrekker det litt avhengig om du har Android eller om du har iPhone osv. Men at du finner akkurat de samme filene, akkurat den samme mappestrukturen. Inne på de tre appene gjør det enklere for oss.

Det eneste som er forskjellen er at Teams også har chatten. Men i det daglige hvis du bare skal hente en tegning, så an du bruke din foretrekkende app.

Hvilke Microsoft 365 lisenser bruker PEC Elektro

PEC Elektro bruker Microsoft 365 Business lisenser for alle på kontoret med tilgang til Office programmene, Teams, OneDrive og Sharepoint.

For kollegaene som jobber ute i feltet bruker de Microsoft 365 Business Basic som er mye rimeligere, men gir tilgang til alle Microsoft 365 tjenestene på Mobile enheter og i nettleseren.

Les mer om priser og pakker på Microsoft 365 her.

God leveranse fra AGS IT-partner

Det har egentlig gått veldig knirkefritt i forhold til det vi trodde det skulle gå. Og da igjen, vi trodde det skulle bli litt greier med det. Men, det har gått veldig fint. Vi har ikke hatt noe felles opplæring en gang, selv om det kanskje er det beste for andre.

Ikke enkelt å samle alle for opplæring

Vi har bare liksom spredd det ut via baser og via nøkkelpersoner

Det er sånn som vi har gjort det å, for vi kan jo ikke samle gutta å ha felles møter.

Så vi tar liksom sånn jobb for jobb og case for case, også lærer de opp etter hvert da

Etter hvert som gutta har vært innom her og gjennomgått oppsettet, og det de trenger av apper og sånt. Vi har tatt liksom en og en da

Dele dokumenter med de som jobber ute

En av fordelene med intranettetløsning er at vi kan dele alt av tilbud og dokumenter med de som jobber ute i feltet, så vi sliper å skrive ut alt hver dag.

Det er mye enklere enn å skrive for hånd og levere det til entreprenøren. Nå får vi det rett inn i skyen. Jeg konverterer til PDF, og da kan jeg sortere det på ansvarlig faggruppa f.eks.

• Jeg kan f.eks. samle alle på snekkerne og markere de skrive ut alt som har med snekker å gjøre og sende dette til entreprenøren.
  
  
• Alt som har med rørlegger å gjøre sende dette til entreprenøren., da får du med bilde, beskrivelse og timeantall.
  
  
• Og så er det veldig lett å, eller vanskelig for de å si at dette vil vi ikke betale for når det er så godt dokumentert

Sparte inn det det kostet å sette opp

Jeg tror faktisk, og det er ikke tull heller at jeg har fakturert like mye som jeg har betalt for hele SharePoint-eventyret.

Og det er bare avviks-håndtering.

Sparte inn det det kostet å sette opp

Jeg tror faktisk, og det er ikke tull heller at jeg har fakturert like mye som jeg har betalt for hele SharePoint-eventyret.

Og det er bare avviks-håndtering.

Gratulerer PEC Elektro 

Vi vil gjerne gratulere PEC Elektro som har gjennomført en digital transformasjon som inkluderer alle ansatte. For å ha tatt i bruk Microsoft 365 tjenestene på en smart måte og at dere allerede ser resultatene både på penger spart og bedre bruk av tid.

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.