Hvordan sette opp informasjon- og kommunikasjonsflyt i selskapet

I dette blogginnlegget skal du få noen tips på hvordan du setter opp en effektiv informasjonsflyt med Microsoft 365. Slik at du kan jobbe strukturert og effektivt!

Effektiviser informasjonsflyten din

Ideen for dette blogginnlegget kom fra våre egne utfordringer som vi enten har løst allerede eller jobber med å løse. Samtidig ser jeg at selv om de fleste av våre kunder er godt i gang med Teams, sliter de fortsatt med å finne ut hvordan de skal kommunisere og hvilken type kommunikasjon som hører hjemme hvor.  

Perfekt for mellomstore og raskt voksende Bedrifter

Metodikken som jeg kommer til å beskrive i dette blogginnlegget passer best for mellomstore eller raskt voksende små bedrifter. For startups som er helt i startfasen kan det bli for tidlig å begynne å jobbe med informasjonsflyt. Startups er nødt til å gjøre mange ting samtidig, oppnå raske resultater i starten på den måten de klarer. Det er helt OK at det er kaos i starten. 

Når selskapet begynner å vokse i omsetning eller få flere ansatte, er det på tide å se på interne prosesser og rutiner.  

Kommunikasjonskategorier 

Vi pleier å dele all kommunikasjon i 2 hovedkategorier: intern kommunikasjon og ekstern kommunikasjon.  

Hovedregelen er at all intern kommunikasjon skal skje på Teams, uavhengig av hvilken type kommunikasjon det er. Når vi snakker med hverandre, deler vi mye kunnskap, og denne kunnskapen bør være tilgjengelig for flere. E-post via Outlook skal kun brukes hvis det som skal deles er konfidensielt. 

Ekstern kommunikasjon skal skje  via et CRM-system. Hvis dere foretrekker å sende eposter via Outlook, sørg for at dere har satt på automatisk sporing av eposter. Dersom deres kundeforhold er avhengig av at Jørn eller Ola alltid er på jobb, er dette uprofesjonelt. Som sagt, er du en startup med 2 ansatte, ikke les dette. Dere har fokus på helt andre ting i den fasen dere er i nå.  Men hvis du leder et selskap med 10 ansatte, bør du begynne å tenke på rutiner, struktur og prosess.  

Typiske feil: 

• Teams har feil struktur som gjør at de ansatte er usikre på hvor informasjonen skal publiseres 
• De ansatte bruker chatt’er og gruppechatt’er istedenfor innlegg i kanalene. På den måten blir kommunikasjonen tilgjengelig for en liten gruppe mennesker 
• CRM systemer brukes som en statisk database/oppslagsverk. De ansatte kommunisere med kunder og partnere via Outlook. Det finnes ingen rutiner for kommunikasjon med kunder

Hvis du ser noen av disse feilene i din bedrift, ta kontakt med oss. Våre konsulenter hjelper deg med de lage en riktig flyt, rutiner og struktur.  

Statisk informasjon 

Vi har også en del viktig statisk informasjon. Personalhåndbok, HMS rutiner, kvalitetshåndbok, alt dette skal være lett tilgjengelig for de ansatte.  

Vi bruker intranett for å publisere statisk informasjon.  

Det skal ikke ta mer enn 1 minutt for en ansatt å finne rutiner, instrukser og policy. Hvis du vil at de ansatte skal følge rutiner, skal rutinene finnes, de skal alltid være oppdaterte og alle skal vite hvor de ligger. 

Typiske feil 

• Intranettet har en veldig kompleks struktur. 80% av sitene ikke har funksjon.  
• Det er ikke laget rutiner for oppdatering av innholdet på intranettet 
• Det finnes ikke ansvarlig for oppdatering av innholdet.  

 Ta gjerne kontakt med oss dersom du trenger hjelp med å lage et funksjonelt intranett. 

Kommunikasjon i form av saker 

Kommunikasjon i form av saker er en egen type intern kommunikasjon som fungerer for enkelte avdelinger. For eks. teknisk avdeling eller produksjon. Jeg liker denne kommunikasjonsformen. Den krever lite strukturering, bare opprett en sak, så blir saken løst. All kommunikasjon og tilleggsinformasjon deles via saken. Dynamics 365 kundeservicemodul er et flott verktøy som kan brukes til interne og eksterne saker.  

Typiske feil 

• Det finnes ikke mal for opprettelse av saker. En sak skal i hvert fall inneholde en beskrivelse, en frist, hvem som skal informeres at saken er løst. Skal saken besvares direkte til kunde eller salgskonsulenten.
• Ofte mangler det en god del informasjon for at saken skal kunne løses. Våre utviklere (som også kommuniserer via saker) sier at de savner en beskrivelse av forventet sluttresultat. Prosjektlederne skriver en diffus beskrivelse av hva som skal gjøres, uten å beskrive forventet sluttresultat. 
• Kommunikasjon via saker foregår internt, uten av kunden er informert om status på saken eller har fått svar på sitt spørsmål.  

Hvordan lage en god kommunikasjonsflyt i selskapet 

Til slutt vil jeg gi deg noen tips om hva du skal tenke på når du skal sette opp kommunikasjonsflyt i ditt selskap. 

Når du lager en sak eller en oppgave, skal den inneholde følgende: 

• Hva som skal gjøres 
• Hva som er forventet sluttresultat 
• Når skal oppgaven fullføres 
• Hvem skal informeres

Når du lager en oppgave eller sender en melding i en Teams kanal, sørg for at den som leser meldingen ikke bruke tid på å lete etter nødvendig tillegsinformasjon og dokumenter som hører til oppgaven eller meldingen. Linker til guider, instrukser, prosedyrer, tekniske beskrivelser skal sendes sammen saken eller meldingen. 

Jo færre steg en ansatt trenger å gjøre på veien til informasjon, jo bedre. Veien til nødvendig informasjon skal ikke ta mer enn 1 minutt.

Jeg håper at du har fått noen nyttige tips.  

Ta gjerne kontakt med vårt forretningsteam og få profesjonell hjelp med å lage gode kommunikasjonsprosesser i din bedrift.