ERP-Solution

I denne bloggen så tenkte jeg vi skulle se på litt hvordan det ser ut i Visma.net Financials som er en del av Visma.net ERP løsningen til Visma, og hvordan man jobber i dette systemet. 

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Jeg tenkte vi så litt på hvordan det ser ut når man er inne i selve systemet, hvordan det ser ut når man skal fakturere og hvordan det ser ut når man får inngående fakturaer. Også tar vi en titt på hvordan man remitterer via Visma.net Autopay løsningen. 

Vi kan først gå til selve innloggingen til Visma.net. 

Visma net signin.png

Etter man har logget inn vil man komme til et oversikts bildet som viser alle de tjenestene man har tilgjengelig. Dette kalles Visma Home og vil se forskjellig ut fra bruker til bruker etter hvilke tjenester de har fått tilegnet seg. 

Det er utrolig deilig å ha en portal med alle tjenestene man bruker på et og samme sted. Jeg gikk igjennom dette i forrige blogg som du kan lese ved å klikke her.
 Visma net start bildet

 

Financials

På Home bilde som vist over klikker vi oss inn på flisen som heter Financials. Da vil vi komme til en startside i Visma.net Financials som man ser under. Den startsiden som man ser her er egen designet og er satt som fast startside. Man kan i Financials selv lage en egne sider med den informasjon man vil ha tilgjengelig som en startside.

Finance_2-1

Hvis vi tar for oss dette bildet som vist over, så får man kjapt oversikt over viktig ting som skal tas tak i.

Punkt 1: Her kjører man noe som kalles kontrakts fakturering i Visma.net Financials les mer om dette her.
Her får man kjapt oversikt over kontrakts fakturaer som skal faktureres for neste periode og når de sist var fakturert. 

Selve kontrakts faktureringen kan gå helt automatisk hvis man vil dette. Man kan legge opp en kontrakt med de produktene som skal inngå. Sette opp intervall på faktureringen og bare la systemet gå av seg selv. Systemet sender da automatisk ut ny kontrakts faktura på ny periode og dette blir sendt til kunden helt automatisk via Visma.net Autoinvoice systemet.

Punkt 2: Her ser man nye inngående fakturer som kommer automatisk inn via Visma.net Autoinvoice systemet, selvfølgelig ferdig tolket. Her kan man også velge og få de automatisk behandlet og sendt på flyt til godkjenning. Men som alle som sitter med regnskap vet, så skal inngående fakturaer konteres og behandles forskjellig. Så her har vi valgt at de ligger klare til å konteres og gjennomgås først.

Punkt 3: Her ser man dokumenter som er ferdig godkjent og klare for å bli oppdatert i regnskapet. Her ser man kjapt om en godkjenner har lagt til en kommentar til den inngående fakturaen, som f.eks om den skal periodiseres, eller f.eks legges på en annen konto i regnskapet.

Utrolig enkelt å få et raskt overblikk over hva som må gjøres for å holde regnskapet ajour.  

Vi kan nå gå inn å se på hvordan et vindu for håndtering av en inngående faktura ser ut. Vi klikker da på overskriften som heter "Nye inngående fakturaer på vent" som vist under.

Finance_3

Da kommer vi til et oversikt bilde som viser at fakturaene er klare for å behandles.

Finance_4

Vi klikker da på referansenummeret som er markert over og kommer inn på selve fakturaen som vist under.

Finance_5

Her ser vi hvordan fakturaen ser ut og som man ser er alt fylt ut med tanke på KID nummer, faktura nummer, faktura dato, forfallsdato osv. Vi har nå kontert hvilken konto fakturaen skal mot, samt lagt på periodisering på 12 måneder og hvem som skal godkjenne fakturaen. (se rødt markert område)

Hvis vi vil legge til en kommentar til den som skal godkjenne, så kan man gjøre dette ved å gå til godkjennings detaljer markert med rødt over og legge inn kommentar der.

Denne er nå klar og vi trykker på "Send til Approval"

Remittering (betale inngående fakturaer)

Vi skal nå se på hvor enkelt det er å betale fakturaer i Visma.net Financials. Vi går til menyen, finner leverandørreskontro og behandle betalinger som vist under.

levres_1

Da kommer vi til følgende bilde som vist under. Her ser vi at det ligger en faktura som forfaller, markerer fakturaen og trykker på "Betal faktura". Markere man flere vil man se total summen for utvalget som skal betales. (se markeringer under)

levres_2-1

Når man har trykket på "Betal faktura" kommer man videre til oversikts bildet over hva man har sendt til godkjenning, trykker så på "Godkjenning - Autopay" som markert under. Da vil et nytt vindu automatisk komme opp og man godkjenner betalingen eventuelt kansellerer hvis det skulle være feil. Her har man også mulighet for å legge inn flere godkjennere hvis man har behov for det.

levres_4

 

 

Etter at dette er ferdig og betalingen går ut av banken på forfallsdatoen, setter den fakturaen som betalt automatisk i reskontroen til leverandøren.

 

Fakturering

Da tenkte jeg vi skulle se på hvordan fakturerings rutinen i Visma.net Financials ser ut. Vi går til meny - kundereskontro og velger "Ny utgående faktura" som vist under.

fakt_1

Da kommer man til fakturerings bildet som vist under. Legger inn informasjon som man trenger for å få fakturert kunden. Trykker deretter på oppdater som markert under. Fakturaen er da oppdatert inn i regnskapet, og fakturaen blir automatisk sendt ut via Visma.net Autoinvoice. Du er da ferdig og bør ikke tenke på hvordan du skal sende kunden fakturaen, alt dette blir håndtert automatisk.

fakt_2

Dette var en gjennomgang på hvordan det ser ut i Visma.net Financials på kjente rutiner i et ERP system.  

Kontakt oss idag hvis du har spørsmål rundt dette!

Til slutt jobb enkelt, jobb smart!

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på.

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke. 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.

Kontakt oss