Hvor mye koster egentlig GRATIS migrering til Microsoft 365

Hva koster GRATIS migrering til Microsoft 365

Flytting av bedriften til Microsoft 365 og skyen er populært.  Mange IT-leverandører reklamere med GRATIS migrering til Microsoft 365.  Har du lurt på hvor mye en GRATIS migrering til Microsoft 365 egentlig koster?  I denne videoen/artikkelen skal du få se nærmere på hvor mye en slik GRATIS migrering koster deg.

Hva får du i Microsoft 365 Business Premium?

Mange IT-leverandører tilbyr GRATIS migrering til Microsoft 365. Men hva inngår i en såkalt migrering og er det egentlig helt GRATIS.

I denne artikkelen skal du få se nærmere på

• Hva som ofte er inkludert i en GRATIS migrering til Microsoft 365.
• Hvilke data som migreres GRATIS
• Og hvor og hvor mye egentlig en GRATIS migrering koster deg

IKEA prinsippet

GRATIS migrering til Microsoft 365 følger ofte IKEA prinsippet. IT-leverandøren din krever at du må gjøre litt selv for at du skal få en billigere eller helt GRATIS migrering til Microsoft 365.

Så en GRATIS migrering er ofte litt flatpakket løsningen der de fleste deler kommer klare, men må settes sammen selv.

Den store forskjellen er at dersom du ikke vil sette sammen pakken selv, så får du garantert god hjelp av IT-partneren din hele veien frem til mål. Men da er ikke løsningen helt GRATIS lenger.

Det som ofte er GRATIS er de delene av prosessen som er vanskelige for bedriften å gjøre selv, og krever noe mer IT-kompetanse en det de fleste har internt.

Hva får du med GRATIS og hva er ikke inkludert

Husk at mange IT-partnere ikke leverer GRATIS migrering, så det er lurt å undersøke hva de forskjellige leverandørene tilbyr før du bestemmer deg for hvem du vil ha hjelp av.  De fleste IT-leverandører som tilbyr GRATIS migrering inkluderer ofte de samme tjenestene GRATIS.  Her under kan du se en liste med de vanligste punktene som er inkludert og hvilke som ofte ikke er inkludert i GRATIS tilbudet.

Her har du 7 punkter som bør være inkludert i en GRATIS migreringsprosess

• Oppsett av domene, pekere og Microsoft Tennant (abonnement)
• Opprette brukere og riktige Microsoft lisenser
• Overføre e-post, kalender og kontakter til Microsoft 365
• Organisere brukernavn og passord ved overgang til Microsoft 365.
• Oppskrift på hvordan Outlook settes opp på PC og Mobil.
• Veiledning for oppsett av Office pakke, Outlook, OneDrive og Teams
• Support ved feil i datamigrering
  
  

Dette er 7 punkter som ofte ikke er inkludert i en GRATIS migrering.

• Utarbeide liste over brukere og kontaktinformasjon
• Lage en backup fil av Outlook (PST-fil)
• Installere Office pakken og sette opp Outlook profil på PC, Mac eller mobil.
• Sette opp privat e-post kontoer
• Flytting av lokaler filer og mapper over på OneDrive eller Sharepoint
• Opplæring og kurs
• På-stedet-support/installasjon

En kontaktperson i bedriften

En vanlig forutsetning fra IT-leverandøren er at du har en kontaktperson(prosjektleder) som representerer  bedriften når du migrerer til Microsoft 365. En som kan koordinere og følge prosessen sammen med IT-leverandøren. Denne rollen går ofte til daglig leder, IT-ansvarlig, økonomiansvarlig eller en anen i bedriften som er ekstra glad i teknologi. 

Dersom du ikke har tid eller kapasitet til å ha rollen, er det sjeldent et problem for IT-partneren å utføre hele prosessen for deg. Men da er det ikke lenger GRATIS.

Som kunde skal du også kunne forvente deg at du får en fast kontaktperson fra IT-leverandøren som skal koordinere hele migreringen og support teamet som skal hjelpe deg.

Andre typiske forutsetninger

Det er vanlig at IT-leverandøren setter noen krav eller forutsetninger til IT-standarden i bedriften. Dette kommer som ofte av lang erfaring med hundrevis av migreringer. 

Her er noen av de vanligste kravene som du kan bli møtt med.

• Maskinen bør har Windows 10 operativsystem dersom det er en PC.
• Maskinen bør ha den nyeste eller nest nyeste utgave av Mac OS dersom du har en Mac.
• Du bør bruke de nyeste versjonene av Android eller iOS på mobiltelefonen.
• Du bør ha nok plass på maskinen til å kjøre Microsoft 365
• Maskinen bør ikke være mer enn 3 år gammel.

Grunnen til at det stilles krav om standard for maskinparken din kommer ofte av erfaringer og "tabber" som er gjort med tidligere Microsoft 365 migreringer.  Eldre maskiner over 3 år yter ofte dårlig en sine nye "kollegaer". De har ofte skjulte problemer etter lang brukstid med feil som krever mye support og bruk av  tid. På toppen av alt så klarer mange slike maskiner ikke å levere en god nok brukeropplevelse på Microsoft 365 tjenestene. Det kan fort ødelegge "gleden" for brukeren med den nye lønningen.

TIPS! Det er lurt å ta en gjennomgang av maskinparken din med en Microsoft 365 rådgiver før du setter i gang med en migreringsprosess. IT-partneren tar ofte litt ekstra betalt dersom slike maskiner lager problemer eller tar ekstra tid. Her er det f.eks. smartere å legge disse pengene inn i ny maskin.

GRATIS oppsett av domene og Microsoft 365 tenant

Microsoft 365 koblingen til domene ditt (f.eks ags.no) er som regel inkludert hos de fleste som tilbyr GRATIS migrering. Dette inkluderer selvfølgelig ikke selve domenet.

Det betyr at IT-leverandøren setter opp og klargjør et nytt Microsoft 365 miljø for din bedrift for domenet ditt. Det er også vanlig at DSN, pekere, informasjon på ditt domene, og på Microsoft skyen sette opp slik at Microsoft 365 fungerer riktig. Blant annet er det viktig at domenet ditt blir riktig bekreftet av Microsoft.

TIPS! Her er det viktig å huske på at IT-partneren ofte stiller krav til å få tilgang til domene ditt for å sette opp dette riktig.

Så hva er ikke GRATIS med domene oppsett

Vær oppmerksom på at det finnes flere scenarier som ikke er inkludert i GRATIS migrering.

Her er de 5 viktigste årsakene.

• Du har ikke domene og vil ha a hjelp til å opprette et nytt.
• Du vet ikke hvor du har domene og trenger hjelp til å finne det ut og få tilgang.
• Du vil ikke at leverandøren skal ha innlogging til domene og vil kun gi midlertidig tilgang til IT-partneren din over fjernstyring som tar litt ekstra tid.
• Du har hatt Microsoft 365 tidligere og får problemer med å få bekreftet domenet hos Microsoft. Her må IT-leverandøren ta kontakt med Microsoft for å rydde opp.
• Du har glemt tilgang til domene og vil ha hjelp nytt passord eller bruker.

Her bør du regne med at IT-partner plusser på med 1 time ekstra dersom du vil ha hjelp til å fikse dette for deg.

GRATIS oppsett av brukere og Microsoft 365 lisenser

Det er svært vanlig at IT-partner inkluderer å sette opp brukere og lisenser på Microsoft 365 løsningen GRATIS for deg.

Her bør du forvente at kunderådgiver hos IT-leverandøren har nok kompetanse, og gjerne er sertifisert på Microsoft 365. Du skal kreve å få tilstrekkelig god veiledning på hvilke lisenser og abonnementer som er mest gunstig for deg, og som passer til det behovet du har.

Her får du gjerne et enkelt Excel-skjema fra oss, der du sammen med kunderådgiver fyller ut hva slags Microsoft lisenser dere har blitt enige om at du trenger. 

Du fyller selv ut navnet på brukeren, hva slags e-post adresse du vil at brukeren skal ha, og mobil nummeret som brukeren kan nås på.

Når du ikke ønsker å gjøre dette selv

Noen kunder ønsker mer bistand til å fylle ut denne informasjonen, ofte for at kontaktpersonen hos deg har liten tid. Her bør du regne med å plusse på fra 1-2 timer ekstra dersom du vil at IT-partneren skal gjøre jobben for deg.

3 tips når du skal bestemme brukere og Microsoft 365 lisenser

Her har du 3 ting du bør huske på som opprettes GRATIS dersom du legger dette inn i skjema selv.

Tips 1 - Alias

• Har brukeren flere adresser bør du sette opp dette i skjema allerede nå. Noen brukere har alias som leverandøren setter opp GRATIS dersom du legger dette inn i skjema.

• Du bør også sette opp grupper dersom du har flere brukere som skal motta fra samme e-post adresse.

Tips 3 - Kopimaskin og annet utstyr

• Mange bruker skannefunksjon fra kopimaskin/printer som har egen e-post adresse. Legg den til allerede nå, så blir den ikke glemt under selve migreringsfasen.

Informasjon til brukerne før Microsoft 365 migreringen starter

Det er viktig å tidlig sende ut informasjon tidlig til brukerne, om hva som skal skje og hvordan migreringen skal foregå.

Kontaktpersonen hos deg vil få et ferdig PDF-dokument eller link til en egen nettside av IT-partneren. Her skal du få informasjon og nok veiledning til å utføre deler av migrerings-prosessen selv. PDF eller link kan du sende ut til dine brukere før migreringen til Microsoft 365. Dette er inkludert i GRATIS migrering.

Dersom du vil at IT-partneren din skal gjør denne jobben bør du regne med en time ekstra på organiseringen av dette.

Dokumentet inneholder

• Kontaktinformasjon til kundekontakt og supportansvarlig hos IT-partner.
• Brukerliste
• Hvordan du får tilgang til Webutgaven av Outlook og e-post på migreringsdagen.
• Hvordan du eksporterer ut PST filen fra Outlook med epost, kontakter og kalender.
• Oppskrift på hvordan brukeren setter opp ny konto i Outlook på Mac eller PC
• Hvordan brukeren setter opp ny epost konto i Outlook på Mobil
• Oppskrift på hvordan gammel Office pakke fjernes fra maskinen.
• Veiledning på hvordan ny Office pakke automatisk installeres på maskinen.
• Oppskrift på hvordan man enkelt overfører Auto Complete list av kontakter i Outlook
• Hvordan du aktiverer og bruker OneDrive for Business.
• Hvordan du laster ned og logger deg på Microsoft Teams

NB! Passord sendes fra IT-partner til hver enkelt bruker på SMS på mobilnummeret som du har satt opp i skjema tidligere. Dette passordet er midlertidig og skiftes til et selvvalgt passord når brukeren logger seg på første gangen. Passord kompleksitet styres av den sikkerhets-policy som er satt på Microsoft 365 løsningen.

GRATIS migrering av e-post til Microsoft 365

Jobben med å importere og migrere e-post inn i Microsoft 365 er kanskje den viktigste delen av GRATIS migreringen. Her legger IT-leverandøren din inn en backup fil fra Outlook fra hver bruker inn på riktig brukerprofil i Microsoft 365. Dermed starter opplastningen av epost, kalender og kontakter til skyen.

Her er det viktig at kontaktpersonen hos deg eller brukeren selv tar ut en kopi fra sin Outlook.

Fremgangsmetoden finner du i dokumentet du har fått av IT-leverandøren din og er nokså enkel å gjennomføre. Eksportfilen fra Outlook kalles en PST-fil og kopieres over på en Dropbox mappe som gjør det enkelt å overføre filen til IT-partneren.

Husk! Dersom enkelt brukere får problemer med å lage backup får du alltid hjelp av IT-leverandøren, men du må regne med litt ekstra tid på support, så helt GRATIS er det ikke lenger. 

• Her ser du hvor enkelt du tar backup kopi av e-post, kalender og og kontaktene dine i Outlook

Dersom du ikke vil lage backup av Outlook selv

Dersom du ikke ønsker, eller har tid til å gjøre dette selv, vil IT-partneren gjøre dette for deg.

Prisen for dette på en f.eks. standard PC med Windows 10 er ca. 0,5t pr bruker.

Er PC ’en gammel og kanskje litt treg eller har for liten plass til å ta kopi, kan dette ta noe lenger tid. På slike maskiner kan det gå med1-2 timer ekstra pr. PC.

Hva med andre e-post klienter en Outlook? 

Har du andre e-post klienter en Outlook på maskinen før du går over til Microsoft 365 kan backup av e-post ta lenger tid. Her kan du regne med opptil 1-2 timer ekstra pr sak.

Har du kontakter oppført et annet sted en Outlook kan dette også ta lengre tid og er som regel ikke inkludert i GRATIS migrering fra leverandøren.

Migrerings dagen da du flytter til skyen 

På selve migrering dage setter IT-leverandøren din riktige pekere til Microsoft slik at du nå begynner å motta ny e-post på Microsoft 365.

Her får du full tilgang til e-post via webutgaven av Outlook. Her bør du være oppmerksom på at eksiterende epost kan ta noe tid før den kan ses i Outlook. Outlook bruker noe tid til å synkronisere eldre e-post opp i løsningen, men all ny e-post er tilgjengelig når den kommer inn.

Men du har samme funksjonalitet i webutgaven av Outlook som du er vant med på klientversjonen.

TIPS! Her er det lurt å gi beskjed til IT-leverandøren med en gang dersom en bruker opplever problemer med at ny e-post ikke kommer inn i webutgaven av Outlook. Du vil da får GRATIS support på dette.

• Slik ser webutgaven av Outlook ut

Hva må du gjøre selv på migrerings dagen 

I brukerveiledningen som alle brukerne har fått tidligere kan de nå følge veiledningen.

• Laste ned og setter opp ny Microsoft 365 Office pakke automatisk og hvordan de fjerner den gamle dersom det er nødvendig.
• Hvordan du setter opp brukerkonto med e-post, kalender, kontakter i Outlook på mobil og på PC/Mac.
• Veiledning på hvordan du kopierer Auto Complete list av kontakter i Outlook.
  
  

Dersom du vil at IT-partneren skal gjør det for deg 

Dersom du ønsker at IT-partneren skal ta hele denne prosessen med brukerne eller hjelpe enkelt brukere i mål bør du regne med

• Fra 0,5 timer for installasjon av Office pakke pr. bruker
• Fra 0,15 timer for kopiering av Auto Complete list av kontakter i Outlook pr. bruker
• Fra 0,15 timer for å sette opp Outlook konto for bruker på PC eller Mac
• Fra 0,15 timer for å sette opp konto på Outlook på Android mobil eller iPhone.
• Fra 2t dersom PC er gammel og har lav ytelse, lagringskapasitet eller feil i tidligere Office program.

NB! Du bør også være klar over at private e-post konto stort sett ikke er inkludert i en GRATIS migreringsplan. Her bør du ta utgangspunkt i ca. 0,5t pr. ekstra konto.

Hva om jeg ønsker å få hjelp på-stedet til migreringen

Ønsker du at IT-partner skal ha en representant ute hos deg i bedriften under migrerings-prosessen er dette sjelden inkludert i «GRATIS migrering» og faktureres pr. time + reise.

Dette kan være lurt dersom du som kontaktperson i bedriften ikke har tid eller kapasitet til å følge prosessen i mål.

For mange bedrifter kan dette føles mye tryggere selv om en online-migrering stort sett fungerer fint. Er dette noe du kunne tenkte deg så avtal gjerne en pakke pris på forhånd med IT-leverandøren din.

Oppfølging og ettersupport

Du får som regel en eller flere kontaktpersoner på support under selve migreringen. Du vil bli løpende orientert om hvor langt i prosessen du har kommet. Det er også viktig at du sier ifra dersom en bruker har problem slik at dette kan løses så fort som mulig.

Her har IT-leverandøren ansvaret for at data som er eksportert tidligere er lastet opp riktig i Microsoft 365. Prosjektlederen fra IT-partner sjekker jevnlig ut med kontaktpersonen i bedriften at alt er ok.

Har du behov for etter-support som ikke omfattes av GRATIS migrering er det bare å gi beskjed til prosjektlederen eller til support hos IT-partneren.

«F.eks kan dette være en bruker som ikke får avinstallert gammel Office pakke og heller ikke installert ny.»

HUSK! Her gjelder priser som nevnt ovenfor dersom dette ikke allerede er avtalt.

Hva med migrering til OneDrive og Sharepoint?

Flytting av filer og data fra lokal server eller PC over til OneDrive for Business eller Sharepoint/Teams er ikke inkludert i GRATIS migrering.

Dette kan typiske være en felles mappestruktur du har på lokal server som du ønsker å flytte til skyen. Dette involverer ofte en liten workshop på forhånd med kartlegging av rettigheter og utforming på mappestruktur. Det er også derfor dette sjeldent er inkludert GRATIS.

Inkludert i GRATIS migrering er tilgangen til OneDrive for Business slik at du selv kan begynne å kopiere eller flytte filer i Microsoft 365 dersom du vil det.

Ønsker du å flytte lokale data fra PC eller server inn i en Sharepoint løsningen, kan vi hjelpe deg med det.

• Du finner mer om priser på dette her på vår Sharepoint nettside 

Opplæring på Microsoft 365

Kurs og opplæring er ikke inkludert i GRATIS migrering.

Vi anbefaler deg gjerne et brukerkurs for å få mest ut av Microsoft 365 løsningen din.

Du kan få skreddersydde kurs for Microsoft 365 der vi sammen velger ut hvilke funksjoner og programmer som du har mest nytte av å kjøre opplæring på.

• Du kan også få lederkurs og brukerkurs der du lærer mer om hvordan du kan bruke muligheten i Microsoft 365

Oppsummering og sparetips når du skal over til Microsoft 365

Skal du planlegge hvor mye din overgang til Microsoft 365 kan koste, så lønner det seg å ta kontakt med en av våre Microsoft 365 sertifiserte rådgivere.

Planlegging av din skyreise kan spare deg for mye penger  og gjøre turen mye mer trivelig.

7 gode sparetips når du skal over på Microsoft 365

1. Du kan spare mye på å få en oversikt over hvilke lisenser og abonnementer du har behov for. Husk at du får GRATIS rådgiving av oss på Microsoft lisenser.
   
2. Det er mye penger å spare på å avklare om maskinparken du har er god nok. Da slipper du å bruke penger på gamle maskiner når du kunne bruke summen på en ny i stedet.
   
3. Spar penger ved å gjøre noe av jobben selv. Avklar hva du har mulighet, tid eller kompetanse til å gjøre selv, og hva du ønsker å overlate til IT-partneren din. De fleste It-leverandører kan levere alt komplett og nøkkelferdig dersom det er du du vil. For mange er tid = penger.
   
4. Er det noen av brukerne som du vet vil komme til å trenge litt ekstra hjelp, er det lurt å kalkulere disse inn i overgangen med en gang. Flott å unngå at disse tar mye tid midt i prosessen, og at IT-partneren din kan legge inn ekstra support på disse med en gang.
   
5. Lag en opplæringsplan med IT-partneren din slik at brukerne dine kan benytte seg av mulighetene som de har fått i Microsoft skyen. Den dyreste brukeren i det lange løp er stort sett de som ikke kan bruke løsningen riktig.
   
6. Tegner du en supportavtale før migreringen starter kan du redusere timeprisen med opptil 20% på arbeid og support du vil ha gjort i forbindelse med migreringen som ikke er GRATIS.
   
7. Legg inn sikkerhetstjenestene fra Microsoft med en gang så slipper du en ekstra runde med oppsett og installasjon. Les mer om dette her 

Oversikt over GRATIS vs ikke GRATIS migrering til Microsoft 365

Her har du en kjekk oversikt og sammenlikning over hva som er GRATIS og hva som ikke er GRATIS og hvor mye du må regne med dersom du vil at IT-partner skal ta jobben.

• Du kan se oversikt over våre timepriser her på nettsiden vår

Få Microsoft 365 levert av AGS

AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.