I dette blogginnlegget skal du få vite hvordan du kan ta i bruk Copilot rapporten som ligger i Microsoft 365, slik at du får best mulig oversikt over bruken av Copilot i din bedrift!
Hvem bør starte transkribering i møter?
Siden vi begynte å bruke Copilot for M365, har vi oppdaget hvor verdifullt det er å ha denne intelligente assistenten med oss i møter. Copilot hjelper oss med å oppsummere diskusjoner, lage aksjonspunkter og foreslå relevante oppfølgingsspørsmål. Jeg kan ærlig si at jeg aldri vil gå tilbake til manuelle notater. Å ta manuelle notater er tidkrevende, distraherende og krever mye etterarbeid.
Nå som vi har bestemt oss for å bruke Copilot i alle møter, er det på tide å vurdere hvordan vi skal aktivere transkribering. Hvem skal være ansvarlig for å sette på opptak og sørge for at møtet blir transkribert? Her er noen viktige betraktninger:
1. Møtearrangøren har ansvaret:
-
- I Microsoft Teams-møter er det møtearrangøren som har muligheten til å starte transkribering.
- Transkripsjonen lagres på arrangørens brukerkonto og kan deles med møtedeltakerne.
- Interne deltakere kan få tilgang til transkripsjonen uten at den må deles direkte med dem.
- Eksterne deltakere får ikke tilgang til transkripsjonen med mindre den deles med dem.
- IT-administratoren må aktivere “Tillat transkribering” i Teams-møtepolicyen for at funksjonen skal være tilgjengelig.
2. Eksterne deltakere uten aktivert transkribering:
- Hvis eksterne deltakere ikke har aktivert transkribering i sin organisasjon, bør du som møtearrangør invitere dem til møtet.
- Hvis invitasjonen kommer fra en ekstern deltaker som ikke har aktivert transkribering, vil ingen kunne sette på transkribering.
3. Tilgjengelighet av transkribering:
-
- Transkribering er tilgjengelig for alle organisasjoner som bruker Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 og Microsoft 365 Business Basic, Standard og Premium SKUs.
4. Copilot-lisens gir optimal utnyttelse:
-
- For best resultat bør møtearrangøren ha en Copilot-lisens.
- Med Copilot kan møtearrangøren ikke bare transkribere møtet, men også oppsummere diskusjonen og lage aksjonspunkter.
5. Del oppsummeringen og aksjonspunktene:
- Husk å dele oppsummeringen og aksjonspunktene i møtechatten.
- Dette gjør informasjonen tilgjengelig for alle deltakerne.
- Enda bedre: Send oppsummeringen og aksjonspunktene som en egen oppfølgingsepost etter møtet, via et CRM-system.
Workaround for Møtearrangører uten Copilot
Det er frustrerende når du befinner deg midt i et møte og oppdager at du ikke kan bruke Copilot eller aktivere transkribering. Men fortvil ikke! Det finnes en løsning. La oss se nærmere på hva du kan gjøre:
1. Be Møtearrangøren om å Starte Transkribering:
- Hvis du er i en situasjon der møtearrangøren ikke har Copilot, men har muligheten til å starte transkribering, kan du be dem om å aktivere denne funksjonen.
- Etter møtet kan de eksportere transkriberingen til et Word-dokument og sende det til deg via e-post.
2. Bruk Copilot i Word:
- Når du har mottatt dokumentet med transkriberingen, kan du bruke Copilot i Word for å lage en oppsummering og identifisere aksjonspunkter.
- Selv om Copilot ikke fungerer på norsk i Word, kan du skrive prompts på engelsk. Copilot forstår teksten i transkriberingen, selv om den er på norsk, og kan generere en oppsummering på engelsk.
- Dette er mye mer effektivt enn å lage oppsummeringen manuelt. Ofte er transkriberingen av et 1-times møte ustrukturert og vanskelig å lese. Copilot kan skape en ryddig og strukturert oppsummering på engelsk, som du deretter kan oversette etter behov.
- Du sparer tid og unngår manuelt arbeid.
- Oppsummeringen blir mer konsistent og profesjonell.
- Copilot hjelper deg med å fokusere på de viktigste punktene fra møtet.
Så neste gang du står overfor denne situasjonen, vet du hva du skal gjøre – be møtearrangøren om å sette i gang transkribering, og la Copilot hjelpe deg med å lage en strukturert oppsummering. Lykke til!