Gå fra reaktiv til proaktiv service, ved hjelp av datainnsikt og andre tilknyttede funksjoner med Microsoft Dynamics 365.
Dynamics 365 Field Service er et komplett IT-System som på en brukervennlig måte bidrar til at dine kunder får den beste servicen, samtidig som bruken av de interne ressursene optimaliseres!.
Kort fortalt er Dynamics 365 Field Service en løsning som håndterer organisasjoner som har teknikere ute på oppdrag hos kunder. Det sagt så er det langt flere enn bare servicebedrifter som kan benytte seg av systemet, men vi bruker dette som eksempel, for enkelhetens skyld.
Alle som er kjent med denne måten å jobbe på, er også kjent med utfordringene det kan medføre, og hva man som leverandør må være ekstra påpasselig med. Det man i stor grad forsøker å løse, er det enkle, men også så krevende spørsmålet «Hvem skal hvor, når?». Dette handler om ressurshåndtering basert på kompetanse, reisevei, tid per oppdrag, verktøy registrert i bil, utstyr hos kunde og mye her.
Hva skjer dersom noen ressurser blir syke, en kunde kansellerer eller oppdrag forlenges?
Hvordan skal vi enklest mulig håndtere dette, slik at både kunder, leverandør og ressurser blir ivaretatt?
Og det er her Dynamics 365 Field Service kommer inn. I det følgende skal vi kun skrape litt på overflaten hva gjelder funksjonalitet, men vi skal likevel få frem noe av den store verdien systemet tilbyr.
Field Service organisasjoner har tradisjonelt vært preget av «break-fix», noe som betyr at reparere noe etter kunden har meldt ifra. Det er mange ulemper med å operere på denne måten, økte kostander, lite effektivt og til tider også misfornøyde kunder. Og dersom kundene enda ikke har rukket å bli misfornøyde, fordi de er vant til å ha det på denne måten, er sannsynligheten likevel stor for at de vil kjenne på stor verdi dersom de slipper å bruke tid på å melde fra om skader på utstyr i tiden videre – Modulen Connected Field Service registrerer tilstand på utstyr ved hjelp av IoT før kunden merker det selv. Connected Field Service representerer noen av de store endringene i bransjen og det å gå fra reaktiv til proaktiv arbeidsmodell. Altså, å fikse utstyr før det blir ødelagt. Dette gjøres blant annet med automasjon og AI og vil føre til mindre nedetid for kunde.
Microsoft er langt fremme i denne utviklingen og Dynamics Field Service er et system man burde se nærmere på dersom man som organisasjon skal håndtere for eksempel teknikere ute hos kunde. I det følgende har vi valgt oss ut noen nøkkelfunksjoner vi skal se litt nærmere på:
Hvilke kvalifikasjoner kreves på de ulike oppdragene? Er det et oppdrag som krever en sertifisering som få har? Dette legges enkelt inn i systemet og riktig ressurs kobles på riktig oppdrag.
Optimal ressursstyring
Den enkelte teknikker vil ha oversikt over oppdrag dirkete på mobilen eller nettbrett.
Mange opplever, som teknikker, å tidvis jobbe i områder som ikke har dekning. Field Service gjør det mulig å jobbe med dataene i offline-modus og sørger for at arbeidet synkroniseres når man har nettilgang igjen.
Register hva teknikerne har av utstyr i bilene sine. Da slipper teknikerne å dukke opp på oppdrag uten utstyret de trenger, og dere har kontroll på hvor alt utstyret er.
Man kan få full oversikt over bedriftens historikk på service og annen kommunikasjon.
Dette er mulig per kunde og per komponent. Det gjør det mulig å finne ut hva som er gjentagende feil hos kunde og se om det er noe vi kan gjøre for å forebygge.
Registrere oppgaver på oppdragene som skal utføres.
Her kan man også estimere forventet tid og lage sjekklister.
Oppdrag eller arbeidsordre, som det heter, gir deg mulighet til å legge til ressurser på oppdrag med en gang de er opprettet. Hvem som skal velges som ressurs avhenger blant annet av reisevei og kvalifikasjoner.
Teknikere registreres i systemet, hver for seg, men også kanskje del av et team. Kompetanse per ressurs registreres og gjerne også hvor den enkelte tekniker starter arbeidsdagen sin, med tanke på lokasjon.
Sporing i sanntid:
Kundene kan se hvor teknikerne er med stedsporing i sann tid. Påminnelser om avtaler kan komme i form av tekst eller stemme.
Dataanalyse av tilkoblede enheter kan gi informasjon så utfordringer løses før det blir et problem for kunden.
Som tekniker kan man møte på problemer man trenger hjelp for å fikse. Ved hjelp av Field Service kan man kommuniser med andre teknikere som ikke er på samme lokasjon for å hjelpe kunden raskest mulig.
Dette er bare noe av funksjonaliteten og verdien som ligger i Dynamics 365 Field service. For mange så betyr dette et skritt i riktig retning for å løse utfordringene knyttet til nettopp; ressurser i felt og riktig folk på riktig sted, til riktig tid.
Som følge av denne nye og bedre måten å jobbe på så vil effektiviteten gå opp og resultater bli bedre – også for kundene. Datagrunnlaget vil utvikle seg til å bli svært godt, og som Katja nevnte i bloggen om «CRM for daglige ledere» så vil også Field Service kunne bli et styringsverktøy for ledelsen, organisasjonen og den enkelte ansatte, med tanke på blant annet mål og måloppnåelse.
Microsoft Dynamics 365 er en skybasert plattform som gir deg alt du trenger for å drive en vellykket virksomhet. Med Dynamics 365 kan du administrere kunderelasjoner, økonomi, prosjekter, salg, markedsføring og mer på ett sted. Enten du vil øke produktiviteten, forbedre kundetilfredsheten eller øke inntektene, har Microsoft Dynamics 365 en løsning for deg.