Hvordan sette opp en regel som automatisk flytter e-post som som inneholder spesielle ord til en annen mappe i Outlook.
I forrige uke fikk vi inn en melding på Facebook fra en av våre faste Fredagstips seere. Han hadde en spennende forespørsel.
"Jeg får en del mail typ ordrebekreftelse, er det mulig å lage en mappe så de mailene kommer rett i den, ikke i selve innboksen."
Så det han vil er å automatisk flytte e-post som kommer inn i innboksen hans og som inneholderordre til en mappe som heter f.eks ordrebekreftelser.
Her i Outlook har jeg laget en ferdig e-post som vi skal bruke som eksempel.
Den inneholder emnefeltet ordet ordre, og det skal du bruke til å "trigge" regelen med.
Men først må du opprette en regel.
Nå får du frem en enkel veiledning som hjelper deg med å lage reglen.
Her kan du se at Outlook allerede har laget et smart forlag om å bruke emnefeltet i reglen.
Du kan sette opp at alle e-post som inneholder ordet ORDRE skal inkluderes i reglen. Her har jeg allerede laget en mappe i Outlook som heter Ordre.
Nå gjenstår det bare å velge mappen som du ønsker at e-post med <Ordre> skal flyttes til og trykke <OK>.
Nå skal reglen være klar, og du kan lagre og aktivere den ved å trykke <OK> en gang til.
Som du ser kommer det en bekreftelse på at reglen er klar til bruk og spørsmål om du vil kjøre den. Her kan du godt huke av for å kjøre reglen med en gang, så får du sjekket ut om den fungerer på test e-posten vår.
Som du kan se fungerte regeln perfelt og flyttet e-posten til <ordre> mappen.
Ønsker du å lage en mer avansert regel kan du velge <Avanserte Alternativer> her nede for å lage enda mer spennende automasjon.
Filtrer gjerne på avsender, eller innhold i teksten og mange andre smarte alternativ.
Her er det bare fantasien som setter grenser.
AGS IT-partner har spisskompetanse i implementering og support av Microsoft 365. Vi hjelper deg med skreddersydde løsninger som kan øke produktiviteten og datasikkerheten i din organisasjon med de samme prisene som hos Microsoft.