Mange bedrifter ser på Dropbox som en løsning for skylagring og fildeling, men få er klar over ekstratjenestene som er inkludert gratis, som Dropbox Paper. Et gratis samarbeidsverktøy som lar deg enkelt samle ideer, strukturere prosjekter og jobbe effektivt i team.
I dette blogginnlegget får du en gjennomgang av hva Dropbox Paper er, hvordan det fungerer i praksis og hvorfor det kan være et godt alternativ til tradisjonelle dokumentverktøy for små og mellomstore bedrifter.
Dropbox Paper er et dokument- og samarbeidsverktøy med fokus på bedrifter. Det gir deg verktøyene du trenger i en hektisk arbeidshverdag for å jobbe effektivt og strukturert i team.
Løsningen er skybasert og tett integrert i ditt dropbox miljø, dette lar deg og teamet ditt jobbe sømløst i sanntid på samme dokument. Du kan enkelt organisere dokumenter, tidslinjer og tildele oppgaver til dine kollegaer.
Med et unikt fokus på samarbeid blir Paper en smart løsning for deg som ønsker å jobbe effektivt i team. Flere kan jobbe på samme dokument samtidig og se endringer i sanntid. Dette gjør det enklere å få tilbakemeldinger, ta beslutninger raskere og unngå versjonskaos.
Paper sitt ryddige grensesnitt lar deg raskt bygge ut oversiktlige tabeller med arbeidsoppgaver eller tidslinjer for dine prosjekter. Du kan enkelt varsle en kollega ved å tagge dem (@ + navn) og skrive en kommentar bak. Kollegaen din vil da motta et e-post varsel om kommentaren din i dokumentet.
I tillegg til tekst-funksjonalitet, får du avansert medie-innbygging som lar deg samle innhold fra flere kilder på ett sted.
Du kan lime inn en link til en Youtube video, Facebook innlegg, videofil eller lydfil også vil Paper automatisk bygge inn mediene i dokumentet ditt. Dette er et nyttig verktøy for deg som ønsker å forberede opplæringsvideoer internt eller legge inn instruksvideoer til et prosjekt.
Enten du jobber i prosjekter som krever bildedokumentasjon eller jobber i et kreativt team og ønsker å dele ideer kan du benytte deg av gallerier for å raskt samle bildene dine.
Alt du trenger å gjøre er å dra bildene inn i dokumentet også vil de automatisk plasseres i et galleri. Om du vil endre rekkefølgen kan du bruke musen til å flytte dem direkte i galleriet.
Når flere jobber på samme dokument, kan det oppstå feil som ikke alltid ctrl + z kan redde. I Paper har du rask tilgang til dokumenthistorikken ved å trykke på menyen øverst til høyre (de tre prikkene) også dokumenthistorikk.
Her kan du gå tilbake til tidligere versjoner av dokumentet og gjenopprette innhold som er endret eller slettet ved en feil. Dette gir økt trygghet og bedre kontroll i samarbeidsprosesser.
Under ser du ulike fiktive eksempler som viser hvordan du raskt kan strukturere prosjekter med funksjonaliteten i Paper.
Her ser du en enkel plan for et fiktivt prosjekt. Det inkluderer et overordnet mål for prosjektet, status, tilkoblede team-ressurser og relaterte dokumenter for prosjektet, strukturert i en tabell.
Når du tagger en intern ressurs via @ + navn blir dokumentet delt med den personen via e-post. De kan åpne dokumentet og jobbe med deg i sanntid.
Du kan enkelt linke til andre Paper dokumenter i ditt miljø ved å trykke “+” og søke etter dokumentet du trenger.
Du kan bruke tidslinje-elementet til å raskt sette opp en tidslinje for prosjektet. Det gir deg et intuitivt oppsett og lar deg opprette elementer ved å dra musen langs tidslinjen. Hver post på tidslinjen kan tildeles som oppgave og sjekkes av. Medlemmer blir varslet ved tildeling og fullføring av oppgaver.
I tillegg til tidslinje kan du også tildele oppgaver direkte fra en tabell eller ren tekst. Når du tagger ressursen får de varsel om oppgavetildeingen.
Dropbox Paper er et kraftig, men ofte oversett samarbeidsverktøy som følger gratis med Dropbox. For små og mellomstore bedrifter kan dette være en god løsning som gjør samarbeid i team smidigere.
Enten du jobber med prosjektstyring, intern dokumentasjon, opplæring eller kreative prosesser, kan Dropbox Paper bidra til en mer strukturert og effektiv arbeidshverdag.
Da har du et gratis verktøy tilgjengelig som kan gjøre samarbeidet i teamet enklere og mer oversiktlig.
Ønsker du hjelp til å komme i gang med Paper i din bedrift? Ta kontakt, så viser vi hvordan dere kan jobbe smartere med verktøyene dere allerede har.